Le livre de paie est un ancien registre obligatoire des entreprises. Depuis 1998, la loi oblige les entreprises à conserver un double des bulletins de paie qu’elle émet pour ses salariés. Le livre de paie a donc été supprimé.

Un livre de paie, qu’est-ce que c’est ?

Le livre de paie faisait partie des registres obligatoires des sociétés. Jusqu’en 1998, les entreprises devaient en effet tenir ce livre pour consigner les informations relatives aux bulletins de paye. Ce registre devait obligatoirement être coté et paraphé. Il devait contenir toutes les informations qui figuraient sur tous les bulletins de paie de tous les employés de l’entreprise.

La loi du 2 juillet 1998 a supprimé son utilisation en imposant un système bien plus simple pour les employeurs. Depuis lors, ils doivent en effet simplement conserver un double des bulletins de paie qu’ils émettent. Ces doubles doivent obligatoirement être conservés sur le lieu de travail de l’employé.

Quelles informations contient un livre de paie ?

Le livre de paie sert à générer un récapitulatif annuel global ou détaillé des données que l’on trouve dans les bulletins de paie. Toutes les informations de chaque fiche de paie y sont donc présentes :

  • le total d’heures effectuées,
  • le salaire brut,
  • le salaire net,
  • la convention collective,
  • les cotisations aux CSG, CRDS…,
  • les charges sociales
  • les charges patronales, etc.

Ainsi, au sein des entreprises "classiques", les livres de paie étaient tenus mensuellement. Tandis que pour les entreprises d’intérim par exemple, cela se faisait bien plus régulièrement. En effet, dans le cas où elles émettaient des paiements plusieurs fois par mois, il fallait éditer à chaque fois un nouveau livre de paie.

Puis, à chaque fin d’exercice, les sociétés se chargeaient de réaliser une édition annuelle du document, qui regroupait toutes les informations des bulletins de paie émis sur l’année.

Livre de paie et journal de paie, quelle est la différence ?

Le livre de paie est souvent assimilé au journal de paie. Ce sont pourtant deux documents bien distincts. En effet, le journal de paie n’est pas un simple registre pour consigner les informations. À l’instar du journal des ventes, du journal de banque et du journal des achats, c’est un document comptable.

On le retrouve ainsi au sein de l’annexe comptable. Il sert à enregistrer l’ensemble des mouvements financiers qui sont liés aux salaires des employés.

La tenue d’un journal de paie n’est pas non plus obligatoire mais dans le cas où une société décide de ne pas le réaliser, elle doit tout de même inscrire les informations qui devraient y figurer au sein du journal des opérations diverses.