Inventaire perpétuel

L'inventaire permanent, parfois appelé inventaire perpétuel, est une technique de gestion des stocks qui consiste à compter en permanence les produits en stock. Ceci est rendu possible par la mise en œuvre d'un logiciel capable d'automatiser la gestion des stocks.

Inventaire permanent : définition

L'inventaire permanent est une méthode de suivi des marchandises stockées qui se met à jour en temps réel, permettant un contrôle strict des stocks. Grâce à différentes technologies, il existe un système de suivi automatisé des marchandises entrantes et sortantes, garantissant que les responsables logistiques disposent toujours d'informations précises sur la disponibilité des stocks. 

En effet, cette méthode de gestion permet de surveiller en permanence les niveaux de stock à l'aide d'un logiciel partiellement automatisé. Ce logiciel automatisé permet d'enregistrer des informations critiques sur les actifs telles que les dates d'expiration, les dates de renouvellement des licences ou bien même les rappels concernant un faible stock. Effectivement, lorsque les produits sont bientôt en rupture de stock ou doivent être remplacés, il faut que le responsable logistique ait l’information au plus vite.

Dans de nombreux cas, c’est grâce à un logiciel et aux codes-barres ou aux puces que les marchandises peuvent être suivi 7j/7 et 24h/24. Choisir un bon logiciel de gestion de stock est donc capital pour un bon inventaire.

Avantages et inconvénients d’un inventaire permanent

Avoir un inventaire permanent peut être une méthode aux multiples avantages, tels que : 

• Facilité de planification d’achat de marchandises
• Réduction du risque de rupture de stock
• Optimisation de temps et d’argent via l’automatisation des tâches
• Réduction du taux d’erreur dans les stocks
• Création de bilan comptable avec des données fiables

Tous ces avantages sont en effet très importants pour l’entreprise sur le long terme.

Cependant, les avantages ne vont pas sans les inconvénients. Cette méthode n’a cependant que quelques inconvénients : 

• L’investissement lié au logiciel peut être important financièrement
• La mise en place du logiciel peut modifier beaucoup de processus existants

Automatisation des stocks 

En ce qui concerne les entrepôts automatisés, une inspection des entrées peut être mise en place pour assurer un inventaire permanent avec une intervention humaine minimale. Ensuite, les palettes entrent dans l'entrepôt sur un tapis roulant et passent par une arche équipée de capteurs pour s'assurer qu'elles respectent les normes de qualité établies. À ce stade, les étiquettes sont automatiquement scannées et les entrées sont enregistrées dans le système. Le logiciel permet ensuite de connaître l’état de chaque produit sans intervention extérieure. 

Ces technologies offrent aux responsables logistiques une visibilité complète sur les niveaux de stocks. L'inventaire permanent est un grand avantage pour toute entreprise. Néanmoins, c'est particulièrement avantageux si l’entreprise gère une grande diversité de produits. En effet, avec la gestion d’un inventaire par comptages annuels ou périodiques, il existe plus de risque de décalage dans les stocks de jour en jour. Grâce à l’inventaire permanent, l’équipe logistique peut s’assurer que ce qu'il y a sur le logiciel correspond à la réalité.

Risques de l’inventaire permanent

Le comptage continu des stocks n'élimine pas complètement le risque de stock fantôme ou de perte de marchandises. L'inventaire permanent, en revanche, permet un contrôle plus strict des stocks et une identification plus facile des erreurs. Par conséquent, la perte est bien moindre par rapport à une méthode entièrement manuelle de gestion des stocks.

Le risque se situe aussi au niveau de l’investissement du logiciel. Si l’entreprise n’a pas la trésorerie nécessaire, elle pourrait s’endetter les premiers mois. Effectivement, les coûts peuvent être multiples durant l’installation de ce logiciel. On distingue différentes dépenses : 

• Le coût du logiciel en lui-même
• Les coûts liés à la formation au logiciel
• Le coût des éventuelles erreurs que pourraient faire les salariés avec le logiciel les premiers mois

Comptabilisation des stocks 

La comptabilité étant étroitement lié à la logistique, il faudra faire attention à bien faire les comptes et tout bien inscrire sur le bilan comptable. 

D'ailleurs, à chaque fois qu’un produit rentre en stock, les entreprises doivent noter différents types de constatation.

1. La constatation de la charge : elle sera débitée du compte d’achat. Puis, elle devra ensuite être créditée sur le compte trésorerie ou celui des dettes fournisseurs.
2. La constatation de la variation du stock : elle sera débiter du compte des stocks. Puis, elle sera créditée d’un compte de variation des stocks.

De ce fait, cela aura un impact sur le bilan comptable, mais pas sur le résultat de l’exercice de l’entreprise. La comptabilité aura donc toutes les informations nécessaires pour faire les comptes de l’activité.

Différence entre inventaire permanent et intermittent

L’entreprise peut choisir entre différentes méthodes pour gérer son inventaire. Les deux plus connues sont l’inventaire permanent et l’inventaire intermittent.