L’inventaire est un terme très utilisé dans le monde de l’entreprise, notamment dans la comptabilité et le marketing. Il s’agit de faire l’état des biens que possède une société à un instant T.

L’inventaire, définition

Pour les sociétés, un inventaire désigne l’action qui permet le recensement de l’ensemble des éléments que possède une société à une date précise.En France, l’inventaire est une obligation comptable à laquelle doivent s’acquitter toutes les entreprises annuellement. Il s’agit de comptabiliser tous les actifs et les dettes d’une société à une date déterminée. 

La réalisation d’un inventaire permet trois choses : 

  • De déterminer la base des comptes annuels ; 
  • De découvrir d’éventuelles pertes ou des vols dans le stock ; 
  • De corriger les écritures comptables des stocks dans les documents comptables tels que le bilan ou le compte de résultat. 

L’inventaire est souvent réalisé juste avant la clôture d’un exercice comptable mais ce n’est pas une obligation. Il s’agit en effet du moment pratique qui permet une meilleure corrélation du stock avec les documents comptables. Toutefois, les entreprises sont libres de choisir la date de tenue de leur inventaire.

Pour les sociétés dont l’activité connait une forte saisonnalité, il est souvent pratique de choisir la date où les stocks sont les plus bas. Dans le cas des entreprises qui ont toujours un stock très élevé, même si la loi n’impose qu’un seul inventaire obligatoire par an, il est recommandé de tenir un état des stocks plusieurs fois par an, voire de réaliser des inventaires partiels pour corriger au plus vite d’éventuelles erreurs de mauvais suivi, de pertes ou de vols. 

Comment réaliser un inventaire ?

La réalisation de l’inventaire étant une tâche obligatoire pour les entreprises, il est important de bien s’organiser pour mener ses inventaires de façon fluide et avec exactitude.

Pour mener à bien un inventaire, il faut suivre les étapes suivantes : 

  • Répertorier les différentes natures des stocks (si ce sont des marchandises, des matières premières, des produits semi-finis, des stocks de fluides, etc.) ;
  • Déterminer la procédure de comptage des stocks en fonction de leur nature (comptage à l’unité pour des vêtements par exemple mais au kilo ou à la tonne pour du blé...) ;
  • Définir une date précise pour l’inventaire (les stocks sont figés au moment de l’inventaire, la date est donc importante) ;
  • Procéder au comptage des stocks (veiller à l’exactitude des chiffres, parfois en missionnant plusieurs personnes pour la même mission pour s’assurer de l’exactitude des comptes) ;
  • Valoriser l’inventaire physique (c’est-à-dire donner une valeur marchande aux biens décomptés - on peut prendre le coût d’achat, le coût de production... - en gardant en tête que la valeur d’un bien peut évoluer selon le temps, par exemple, des biens démodés ou qui sont sujet à une saisonnalité peuvent perdre une partie ou la totalité de leur valeur) ;
  • Chiffrer la valeur totale des stocks en prenant le total de toutes les valeurs unitaires de chaque référence connue et recensée dans le stock ;
  • Comparer l’inventaire physique et l’inventaire comptable (ils doivent correspondre, sinon, il faut rechercher les biens physiques manquants ou les erreurs enregistrées en comptabilité) ;
  • Régulariser les stocks comptables sur les écritures d’inventaire ;
  • Finaliser et éditer l’état d’inventaire (c’est la pièce justificative qui a une valeur et qui est pertinente pour la présenter devant les administrations).

Pour se mettre à l’abri d’éventuelles erreurs, qui peuvent être sanctionnées si la comptabilité n’est pas représentative des comptes, l’inventaire doit être mené de la façon la plus organisée possible. Pour cela, certains principes sont à garder en tête et à appliquer pendant toute la procédure.

Intégralité : il faut absolument TOUT prendre en compte.

Exactitude : chaque type, valeur et quantité doit être précisé et catégorisé.

Clarté : tout doit être compréhensible 

Vérifiabilité : l’inventaire doit être structuré pour que chaque donnée soit facilement retrouvable et vérifiable

Efficacité : la tenue de l’inventaire, comme indiqué précédemment, oblige à figer les stocks. Ainsi, il est important de mener l’inventaire avec précision et application mais rapidement pour ne pas bloquer son activité trop longtemps.