Un écart d'inventaire survient lorsque la quantité théorique du stock référencé dans le système informatique diverge par rapport à la quantité physique réellement présente dans le magasin. Il est donc important de mettre en place une procédure de vérification des stocks. Cela permettra de maintenir un niveau adéquat de produits et éviter les pertes financières.

L’écart d'inventaire

Le comptage physique des articles référencés dans l'inventaire révèle souvent un écart entre le stock théorique et le stock réel. D'où le fait qu'une gestion de stock efficace est très importante. Il est ainsi nécessaire de maintenir une quantité précise de produits en stock. Cependant, il faut aussi bien mettre à jour les données du système en même temps. S'il y a une différence, il est essentiel de mener une enquête afin d'identifier les causes de l'écart. Cela permettra de prendre les mesures nécessaires pour prévenir les écarts futurs. 

Le comptage régulier des stocks est une tâche indispensable pour connaître le niveau de stock exact en temps réel. En cas d'écart, il convient de vérifier et de concilier les données de stock. Il faudra donc bien prendre en compte l'entrée et la sortie de produits. En fin de compte, un système de gestion de stock efficace doit fournir une stratégie pour limiter les écarts d'inventaire.

De plus, le taux de fiabilité de l'inventaire est le principal indicateur de performance pour un magasinier. Il utilise cette mesure pour déterminer la justesse des stocks. Un écart se produit lorsqu'il y a une différence entre la quantité réelle en stock et celle déclarée dans le système informatique pour un article spécifique.

En d'autres termes, l'écart d'inventaire représente la différence entre le stock physique et le stock informatique. La valeur des écarts d'inventaire peut varier en fonction du lieu de stockage et du type d'article (produits finis, demi-produits ou composants).

Les causes d’écart d’inventaire

Les causes des écarts d’inventaire sont multiples et peuvent souvent nécessiter l'aide d'un spécialiste en gestion de stock. Il pourra aider l’entreprise à identifier les causes et les corriger.

Zone de stockage mal ordonnée

Un entrepôt mal organisé peut causer des erreurs humaines et impacter directement la performance logistique. Cela se manifeste par une absence de signalisation et une mauvaise délimitation des zones d’activité. Pour remédier à cela, il faut mettre en place des rayonnages adaptés dans l'entrepôt. 

L'optimisation de l'entrepôt est très importante. Cela permettra de fluidifier les différentes opérations. Il est possible de mettre différents outils en place : 

  • Des zones spécifiques en fonction de l’activité (contrôle qualité, quarantaine, cross-docking) ;
  • L'utilisation de signalétique colorée et de panneaux d'affichage pour un management visuel efficace ;
  • La numérotation des quais de chargement ;
  • Le référencement avec un code-barre associé de chaque outil, consommable ou produit pour une gestion efficace des stocks ;
  • L’étiquetage de chaque emplacement de stockage avec sa codification pour faciliter le comptage. Il sera aussi plus facile d'identifier les écarts entre la quantité théorique et réelle dans le système.

Problèmes liés aux fournisseurs

Que cela soit des erreurs de référence, de quantité ou encore de système de données provenant du fournisseur, les causes des écarts sont multiples. Pour remédier à ce problème, deux possibilités existent : 

  • Un contrôle standard des colis à la réception, et un second niveau de contrôle pour les produits sensibles et les fournisseurs à risque. Pour automatiser le contrôle visuel, il est possible d'utiliser des caméras de lecture ou des portiques RFID pour reconnaître les étiquettes des colis.
  • Un contrôle pondéral en utilisant des balances, des pèses-palettes ou des crochets peseurs. En même temps, il est important que l'entreprise inclue une modification dans le contrat pour s'assurer de la conformité du produit livré par rapport aux données existantes dans la base de données. En cas d'erreur, il est nécessaire d'effectuer un suivi des litiges pour améliorer la fiabilité des livraisons futures.

Problèmes liés à l’humain

Diverses raisons peuvent causer des erreurs humaines ; par exemple, une confusion dans la sélection d'une référence, une erreur de comptage, un rangement incorrect, etc. Pour remédier à cela et éviter les confusions, il est suggéré d'organiser le picking en évitant de placer des articles similaires côte à côte.

En outre, un membre de l'entreprise doit effectuer une pesée de vérification et un recensement précis pour chaque réception de produits. Si un entrepôt reçoit des retours de produits des clients, il est nécessaire de faire preuve d'une diligence accrue. Effectivement, il faut systématiquement contrôler chaque colis, afin de minimiser les écarts et d'assurer l'inventaire correct des stocks.

Fiabilité des données

Le stockage de produits nécessite une base de données fiable pour une gestion efficace. Des écarts entre l'inventaire théorique et le stock réel peuvent surgir en raison d'une mauvaise dénomination ou unité de manutention présente dans la base de données.

Par exemple, la base de données répertorie un produit comme étant une bouteille de 75 cl. Mais si celle-ci est en réalité conditionnée en pack de 6 bouteilles, alors l'écart de quantité peut être important. 

Pour pallier ce problème, il est recommandé d'utiliser la gestion informatisée ou les logiciels de gestion d'entrepôt. Pour sécuriser tout cela, un employé réalisera un audit informatique régulièrement. Cependant, il ne faut pas négliger la formation des autres employés pour éviter les erreurs de saisie.

Stocks perdus

Le stockage de produits dans un entrepôt peut causer des pertes de produits pour plusieurs raisons telles que la casse, le vol, l'empilement des articles et les changements de température. Pour remédier à ces pertes, il est possible de prendre différentes mesures.

Tout d'abord, il est important d'adapter la méthode de gestion des stocks en fonction de la nature des produits stockés. Par exemple, une entreprise qui vend des produits périssables peut utiliser la méthode PEPS (Premier entré, premier sorti) pour expédier en premier les produits qui vont prochainement périmer. 

En plus de l'inventaire comptable annuel, les employés réaliseront régulièrement des inventaires tournants sur les zones de picking (où sont créés 90 % des écarts) et sur les emplacements vides.

La sécurité et la surveillance jouent également un rôle important pour combattre les pertes de produits inexpliquées. Il faut aussi renforcer les droits d'accès aux zones de stockage et d'installer des cellules grillagées. Les collaborateurs internes d'un autre service et les prestataires externes n'ont pas l'autorisation d'accéder à l'entrepôt.

L’écart d’inventaire en comptabilité

Ces écarts peuvent grandement affecter la comptabilité. Cela dépend souvent de la méthode d’inventaire choisi. Heureusement, les employés effectuent un comptage physique des stocks au moins une fois par exercice. En effet, cela permet d'assurer l'exactitude des informations du logiciel.

Ce contrôle permet de détecter d'éventuels écarts entre les chiffres théoriques et le niveau réel de stocks. Alors, si un salarié constate un écart, il devra effectuer une correction sur le logiciel pour rétablir la concordance entre les deux.

Lorsque la quantité réelle d'articles est supérieure à la quantité référencée dans l'inventaire comptable, cela correspond à un excédent ou à des articles excédentaires. En revanche, lorsque l'écart d'inventaire est négatif, ce sont des articles manquants.

Ce contrôle de stocks permet une gestion efficace des produits et assure une meilleure gestion des données de l'inventaire.