Le compte 401 « fournisseur » du plan comptable général a pour rôle de référencer l’ensemble des opérations comptables. Mais alors quelle est son utilité ? Et en quoi est-il important ? 

Qu’est-ce qu’un compte fournisseur ?

Le compte fournisseur enregistre toutes les factures fournisseurs non payées. C’est, en un sens, une forme de dette. Il est relié au compte 401 du plan comptable général.

Le fournisseur est une personne physique ou morale. Il propose un produit ou un service à l’entreprise, moyennant un paiement. 

Le compte fournisseur est classé dans le bilan comptable, tout comme c’est le cas pour le compte client. Notons que le bilan comptable regroupe les comptes de classe 1 à 5 du Plan général comptable alors que le compte de résultat, lui, regroupe les comptes de classe 6 à 7.

Toute entreprise, peu importe son secteur d’activité ou sa taille, est amenée à gérer un compte fournisseur à l’heure de tenir sa comptabilité.

Quelle est l’utilité du compte fournisseur ?

Le compte fournisseur est un compte spécifique qui permet d’enregistrer les dettes non réglées dans le plan comptable. Il correspond au compte 401 « fournisseur » du Plan Comptable Général, lui-même divisé en divers comptes. 

C’est donc ce compte qui permet d’enregistrer toutes les factures fournisseurs non réglées lors de la gestion des comptes annuels financiers de l’entreprise.

Le compte fournisseur est inclus au bilan comptable, tout comme le compte client, qui regroupe les comptes 1 à 5 du plan général comptable. Il est alors catégorisé dans les comptes de la classe 4. 

Cette classe regroupe l’ensemble des dettes et des créances que l’entreprise détient quant à ses prestataires (clients et fournisseurs). Il présente deux colonnes, une colonne débit  et une colonne crédit.

Comment fonctionne le compte fournisseur ?

Le traitement des factures

Dès que la facture est réceptionnée, elle doit être enregistrée par le service comptable de l’entreprise dans le compte fournisseur (401). Plus précisément, l’enregistrement doit être réalisé le jour du paiement de la facture. Cela correspond alors :

  • À la date d’émission si le règlement de la facture se fait par chèque ;
  • Ou à la date d’ordre si le règlement s’effectue par virement bancaire.

Enfin, les factures sont considérées comme étant en attente de paiement seulement dès leur enregistrement.

Le lettrage du compte fournisseur

Le lettrage tend à connecter une facture et son règlement. À ce stade, une lettre de l’alphabet est associée à un montant au débit et on le fait correspondre à un montant au crédit.

L’opération de lettrage peut se réaliser automatiquement ou manuellement. Ainsi, l’entreprise peut avoir un coup d’œil rapidement sur les factures qu’il lui reste à régler aux fournisseurs.

En ce sens, c’est une opération essentielle pour l’entreprise afin que la trésorerie soit équilibrée et fiable.

La gestion d’une entreprise

Les enjeux du compte fournisseur sont très importants. En effet, il assure :

  • Une meilleure maîtrise des coûts de gestion. Cela permet notamment de réduire les coûts en ayant une parfaite maîtrise des transactions effectuées (achat de matières premières, fournitures, produits auprès des fournisseurs…) ;
  • Une visibilité poussée sur la stratégie. Les TPE peuvent s’en servir pour analyser les dépenses réalisées et pour optimiser leurs rentrées d’argent ; 
  • Et enfin, le choix des meilleurs partenaires commerciaux. Cela permet ainsi de s’assurer du paiement en temps et en heure des factures fournisseurs pour entretenir les meilleures relations possibles avec ses partenaires.