Le logiciel de caisse est un outil électronique qui enregistre les différentes transactions réalisées par un professionnel. Tout professionnel assujetti à la TVA peut-être concerné par ce système. Depuis 2018, un certificat de conformité doit accompagner ce dispositif.  

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ? 

Aussi connu sous le nom de système de caisse, ou encore, de logiciel point de vente, le logiciel de caisse est un dispositif informatique capable de garder en mémoire les différents ventes réalisées par un professionnel. 

Gain de temps pour les commerces de détail et autres professionnels, il facilite la gestion de caisse des commerces. Relié à la caisse enregistreuse, ce dispositif limite les erreurs de caisse et facilite l’organisation globale grâce à son automatisme. 

Cependant, les fonctionnalités de ce logiciel ne s’arrêtent pas là. Selon le dispositif choisit, il peut offrir de nombreuses fonctionnalités  : 

  • gestion des stocks
  • édition de tickets de vente 
  • traitement des commandes
  • ventilation des recettes
  • édition de rapports ciblés
  • mais aussi, optimisation de la comptabilité 

Qu’est-ce que le document de certification du logiciel de caisse ? 

L’usage d’un logiciel de caisse n’est pas obligatoire. En revanche, depuis 2018, les entreprises qui en possèdent un doivent obligatoirement prouver que le dispositif est conforme à certaines normes à l’aide d’un document de certification. Ce dernier peut alors provenir d’un tiers ou de l’éditeur du logiciel. Dans le cas contraire, l’entreprise s’expose à une amende de 7 500 euros. 

Quelles sont les normes de conformité ? 

La conformité du logiciel de caisse se base sur le respect d’un ensemble de quatre conditions : 

  • l’inaltérabilité : la capacité d’enregistrement des données par le logiciel, sans altérer leur état 
  • la sécurisation : la fiabilité de la conservation des données d’origine et de la totalité de leurs modifications 
  • la conservation : l’enregistrement des données par plages de périodes définies 
  • l’archivage : la bonne conservation des données enregistrées dûment datées et rangées selon des critères établis permettant de garantir leur intégrité 

Quand toutes ces conditions sont réunies, un certificat de conformité peut-être demandé par le professionnel. Dans certains cas, une mise à jour interviendra afin d’obtenir le document. 

Quel est le format du document de certification ? 

Qu’il soit digital ou physique, le document de certification doit obligatoirement être créé par le fournisseur du logiciel de caisse ou par un organisme accrédité. Il faut savoir que la délivrance du document n’est pas automatique. En effet, cette obligation est la responsabilité du propriétaire, acheteur du dispositif. 

Au niveau de son contenu, le document officiel doit être édité au nom de l’entreprise, propriétaire du système de caisse. 

Il doit, d’autre part, comporter un certain nombre de mentions obligatoires : 

  • référence et nom du logiciel de caisse
  • date de l’achat du logiciel
  • mention de la conformité du logiciel avec les conditions d’inaltérabilité, de conservation, d’archivage et de sécurisation