Registre du Commerce et des Sociétés : tout savoir sur le numéro RCS

Le numéro RCS est un numéro unique et officiel créé en 1919. Il permet d’identifier une entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au registre national des entreprises (RNE). Il est attribué par l'Institut national de la Statistique et des études économiques (INSEE).

Dès sa création, toute entreprise a pour obligation de s’enregistrer en ligne auprès du Guichet unique (anciennement greffe du tribunal de commerce) pour recevoir un numéro RCS attestant de son existence juridique. Il concerne les entreprises et sociétés, mais aussi les personnes physiques exerçant une activité commerciale.

Le numéro RCS figure sur l’extrait Kbis ou la fiche entreprise, deux documents qui peuvent s’obtenir de différentes façons, à tout moment.

Qu’est-ce que le numéro RCS ?

Délivré par l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE), le numéro RCS identifie les entreprises exerçant une activité commerciale en France. Il prouve qu’elles existent légalement. On l’appelle aussi le numéro INSEE.

Toutes les sociétés commerciales sont concernées par le numéro RCS, ainsi que les entreprises exerçant des actes de commerce (comme les entreprises individuelles commerciales). Les auto-entrepreneurs (micro-entrepreneurs) dont l’activité principale est commerciale ont, eux aussi, un numéro RCS. Grâce à ce numéro, les entreprises sont enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés.

Quelles sont les actualités concernant le numéro RCS ? 

À partir du 1er janvier 2023, les entreprises doivent s'enregistrer dans un nouveau registre, le registre national des entreprises (RNE). Ce registre remplace la plupart des registres existants, notamment le répertoire des métiers, le registre des actifs agricoles et le registre spécial des agents commerciaux. 

Ainsi, les activités des entreprises suivantes sont immatriculées : 

• Artisanale : RNE
• Commerciale : RNE + RCS + RSAC (Registre spécial des agents commerciaux)
• Libérale : RNE

Les entreprises doivent procéder à leurs formalités d'inscription et de dépôt de documents auprès du RNE via le site du Guichet unique électronique. La gestion de ce registre est assurée par l'Institut national de la propriété industrielle (Inpi).

Que signifie le numéro RCS ?

Le numéro RCS, pour « registre du commerce et des sociétés » est un numéro d’identification d’entreprise. Unique, il atteste de l’existence légale de l’entreprise. Il s’obtient après l’immatriculation de l’entreprise au RCS ou actuellement au registre du commerce et des sociétés (RNE) qui est un fichier rassemblant l’ensemble des informations légales sur les entreprises. 

• Le numéro RCS se compose de quatre éléments :
• La mention « RCS » ;
• Le lieu (ville) d’immatriculation ;
• Une lettre (A pour les commerçants et B pour les sociétés) ;
• Le numéro SIREN de l’entreprise.

À quoi sert ce code ?

Le numéro RCS permet aux entreprises d’effectuer certaines démarches administratives et commerciales comme :

• Facturer leurs prestations et services (le numéro RCS doit impérativement apparaître sur les documents contractuels ou officiels comme les factures, etc.) ;
• Contacter l’administration fiscale ;
• Faire de la publicité commerciale ;
• Ouvrir un compte bancaire professionnel ;
• Souscrire un crédit, etc.

Un extrait Kbis datant de moins de 3 mois est fréquemment demandé aux entreprises lors de leurs différentes démarches administratives et commerciales. L’extrait Kbis, qui fait apparaître le numéro RCS, matérialise l’immatriculation au RCS et constitue la preuve de la création officielle de l’entreprise.

Quelles entreprises sont immatriculées au RCS ?

Le registre national des entreprises (ancien registre du commerce et des sociétés) est une ressource qui recense les personnes physiques et morales qui exercent une activité commerciale. Il est obligatoire pour toutes les entreprises commerciales de s'y inscrire, sous peine de conséquences pénales. Cette exigence concerne notamment les entreprises individuelles, les sociétés commerciales, les sociétés civiles et les associations.

Ainsi, les structures devant s’immatriculer au RNE sont : 

• Premièrement, les entreprises individuelles (EI) ;
• Deuxièmement, les micro-entreprises ;
• Troisièmement, les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL) ;
• Quatrièmement, les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
• Cinquièmement, les sociétés par actions simplifiée (SAS) ;
• Sixièmement, les sociétés anonymes (SA) ;
• Septièmement, les sociétés en nom collectif (SNC) ;
• Huitièmement, les sociétés civiles ;
• Neuvièmement, les groupements d’intérêts économiques (GIE).

Où obtenir le RCS d’une entreprise ?

Le numéro RCS se retrouve sur l’extrait Kbis ou la fiche de l’entreprise. Il est possible de demander à tout moment un extrait Kbis au greffe du tribunal de commerce dont dépendait l’entreprise. 

Toutefois, cette démarche n’est pas gratuite. À titre indicatif, en 2023, pour un retrait sur place, les frais étaient de 2,69 euros par Kbis ; et 3,85 euros pour un envoi par courrier.

Pour obtenir un extrait Kbis en ligne et facilement, vous pouvez aussi passer par des sites internet spécialisés, comme Infonet.fr. Infonet.fr met à disposition des professionnels 30 Kbis par mois au travers d’un abonnement mensuel. Il dispose d’une offre d’essai disponible pendant 48 heures. Par ailleurs, ce site de grande performance, spécialiste de la data des entreprises, offre gratuitement le téléchargement des fiches de plus de 11 millions d’entreprises françaises en accès illimité. Pour cela, il suffit simplement de s’inscrire en ligne. 

Combien coûte l’inscription au registre du commerce ?

Les frais d’immatriculation d’une entreprise au RCS s’élèvent en 2023 à :

• 39, 42 euros pour une société commerciale (SARL, SAS…) ;
• 25,34 euros pour une entreprise individuelle ;
• 70,39 € pour une incorporation sans activité, y compris les sociétés commerciales.

Il est à noter qu’à cette date, l’inscription est gratuite pour les micro-entreprises ou auto-entreprises exerçant une activité commerciale. En fonction de la forme juridique de l’entreprise et de son activité, d’autres coûts et frais annexes peuvent être à prévoir. C’est notamment le cas des frais de publication au journal d’annonces légales pour les sociétés, comme le Bodacc.

Comment s'immatriculer au RCS avec le Guichet unique ?

Pour immatriculer une entreprise au RCS et obtenir un numéro RCS, il ne faut plus passer par le centre de formalités des entreprises (CFE) compétent : 

• Avant la date du 1er janvier 2023, le CFE compétent dépendait de la forme juridique de l’entreprise, mais également de la nature et du lieu d’exercice de l’activité. 
• Depuis la date du 1er janvier 2023, cette formalité se fait en ligne sur le site du Guichet unique. En effet, le site du Guichet unique centralise les formalités de déclaration, modification et de cessation d’activité. 

Il s’agit d’une nouveauté très avantageuse, car il existait près de sept réseaux de CFE. En effet, ils étaient gérés par différents organismes tels que les chambres de commerce et d’industrie (CCI), les chambres des métiers et de l’artisanat (CMA), les greffes des tribunaux de commerce, etc. 

Cependant, depuis la date du 1er janvier 2023, la loi PACTE a remplacé les différents CFE par un Guichet unique électronique. Ce guichet électronique est ainsi le seul point de contact pour toutes les démarches administratives des entreprises – comme l’immatriculation au RCS – et ce, quelles que soient leur forme juridique et leur activité. 

RCS : tableau récapitulatif

RCS : contexte juridique