La bande de caisse enregistreuse est un outil comptable de suivi des opérations financières les plus complexes d’une période donnée. Dans le cas de transactions simplifiées, la tenue d’un  agenda de caisse reste suffisante. 

Qu’est-ce qu’une bande de caisse ? 

Une caisse enregistreuse mémorise les différentes entrées et sorties d’argent réalisées au cours de la journée et les inscrit sur des rouleaux qui portent le nom de bande de caisse. L’édition de ces rouleaux est une étape incontournable de la bonne gestion de caisse et des formalités comptables. 

La bande de caisse enregistreuse permet donc de suivre les transactions financières réalisées au cours d’une période définie. Cette période est généralement d’une journée. 

Ce document présente plusieurs données : 

  • l’objet de la vente 
  • sa date 
  • son prix 
  • la TVA
  • le total des ventes réalisées sur la journée 

Parmi les transactions considérées comme complexes et nécessitant l’édition d’une bande de caisse (ou d’un brouillard de caisse ou d’une main courante), on retrouve : 

  • des entrées de caisse complexes : apports de fonds de caisse, encaissements d’acomptes, créances clients
  • des sorties de caisse complexes : dépenses payées en espèces, prélèvements en espèces, remises en banque 

À quoi sert la bande de caisse ? 

Le but de ce type de document est de garder une trace des différentes transactions (entrés et sorties d’argent de la caisse enregistreuse) qui interviennent au cours d’une journée. 

Ce suivi en temps réel permet alors d’obtenir un solde théorique en fin de journée (le solde présumé en fonction des encaissements et décaissements enregistrés) et de le comparer avec le solde réel contenu dans la caisse et dont la vérification fait l’objet d’une manipulation manuelle. 

Une différence entre ces deux montants signifie qu’un écart de caisse est présent et qu’il y a une erreur de caisse ou un vol. Le fait d’avoir un suivi détaillé des transactions permet alors d’accélérer le processus de vérification et de trouver la cause de cet écart. 

Quelle est la différence avec l’agenda de caisse et le brouillard de caisse ? 

La bande de caisse, l’agenda de caisse et le brouillard de caisse sont des documents d’écritures comptables qui recensent les différents mouvements financiers d’une période. 

L’agenda de caisse a donc les mêmes fonctions que ces deux documents, mais il vient simplifier les écritures. Il s’agit de la version préliminaire du livre de caisse, avant l’inscription dans la comptabilité définitive du commerçant. Ce document sert davantage au suivi des transactions simples. 

Le brouillard de caisse quant à lui est semblable à la bande de caisse ou a la main courante. Ce support permet de retranscrire les détails des transactions plus complexes. On l’appelle main courante dans certains secteurs d’activité comme ​​l’hôtellerie, la restauration, le commerce de détail, ou encore, les stations-service. Ces documents sont donc très semblables à la différence que le brouillard de caisse est un document manuscrit tandis que la bande de caisse provient de la caisse enregistreuse et n’est donc pas éditée à la main.