Le journal de caisse ou livre de caisse est un document comptable. Il contient toutes les entrées et sorties enregistrées par la caisse. Il s’agit d’un document obligatoire pour tous les commerçants quelle que soit la taille de leur commerce. 

Qu’est-ce qu’un journal de caisse ? 

Le journal de caisse est un document comptable légal que tous les commerçants doivent avoir à disposition et mis à jour quotidiennement. La tenue quotidienne de ce journal est une obligation légale qui concerne chaque commerçant. 

Aussi appelé livre de caisse, ce document suit toutes les entrées et sorties de la caisse. Autrement dit, à chaque fois qu’un commerçant vend un bien ou un service, de l’argent entre dans sa caisse. Quand il rend de la monnaie, de l’argent en sort. Ce sont toutes ces transactions qu’il doit indiquer sur le document de suivi. 

L’inscription des mouvements journaliers sur le livre de caisse se fait généralement au moment de la clôture de caisse, en fin de journée. 

À savoir : ce document prend la forme d’un suivi chronologique qui doit obligatoirement être réalisé chaque jour. 

Quelles informations doit contenir un livre de caisse ? 

En tant que document comptable légal, le journal de caisse doit contenir un certain nombre d’informations :

  • numéro unique du document permettant d’avoir un suivi chronologique,
  • date du jour et heure du mouvement, 
  • nom du produit vendu et description si besoin (un produit par ligne),
  • prix du produit vendu TTC accompagné de la TVA,
  • type de paiement (espèces, chèque…)

Au niveau de sa présentation, il apparait habituellement sous la forme d’un tableau basique afin de simplifier sa lecture et son utilisation. Il est possible de le faire en version numérique. Des logiciels permettent de faciliter cette gestion. 

D’autre part, il doit faire apparaitre le solde de caisse du début de journée. Cette information permet de vérifier les possibles incohérences en fin de journée. Ce solde ne peut jamais être négatif, car un fonds de caisse doit systématiquement être présent. S’il est négatif, il peut s’agir d’une erreur de caisse. 

Chaque entrée ou sortie doit s’accompagner d’une pièce justificative. Généralement, il s’agit d’un ticket de caisse. 

Quel est le but du journal de caisse ? 

Le journal de caisse est un document obligatoire qui peut être demandé lors d’un contrôle fiscal. Le tenir à jour est donc une obligation comptable que le commerçant doit respecter afin d’exercer son activité en toute légalité. 

De plus, l’intérêt de ce document est de vérifier la caisse et d’éviter les erreurs de caisse. En cas d’incohérence entre le solde présumé et le solde réel, il convient de comprendre ce qu’il s’est passé : erreur d’encaissement ? Vol ?