La Request For Quotation, autrement dit RFQ, est souvent utilisée dans le processus d'achat en entreprise. C’est un document essentiel permettant de solliciter des offres de la part des fournisseurs pour des produits ou des services spécifiques. Il s'agit d'une étape cruciale pour les entreprises cherchant à identifier des prestataires potentiels et à obtenir des informations détaillées sur les coûts associés à leurs besoins.

RFQ : Définition

Afin d’expliquer de quoi il s’agit, il est important de définir d’autres termes. Ils sont en apparence assez similaires, mais comportent toutefois certaines nuances.

RFI, RFQ, RFP : Quelles sont les différences ?

Chacun de ces sigles a une signification différente, en fonction de son rôle dans le processus de sourcing fournisseur.

Request For Information

La RFI rentre communément dans le domaine des affaires, de la gestion de projets et des acquisitions. Elle sert à recueillir des informations et des détails spécifiques sur des produits, prestations ou pratiques commerciales auprès de fournisseurs éventuels ou d'autres parties intéressées. Il s'agit d'une méthode permettant d'obtenir des renseignements détaillés avant de prendre des décisions importantes ou de lancer un projet.

Dans quels cas l’utiliser ?

Une entreprise y a généralement recours lorsqu'elle souhaite explorer les solutions disponibles sur le marché, qui lui permettraient de répondre à un besoin ou à un problème spécifique. Plutôt qu'une demande formelle de proposition commerciale (comme dans le cas d'une RFP), la RFI vise principalement à recueillir des informations et à comprendre les capacités des prestataires qu’il est possible d’envisager. Cette première étape, préliminaire à l’achat, s’avère décisive dans une démarche de sourcing.

La préparation de ce type de demande implique la création d'un document décrivant les besoins, les spécifications ou les questions auxquels les fournisseurs doivent répondre. Celui-ci est ensuite diffusé à un groupe sélectionné de prestataires, ou bien rendu public, afin d’attirer une plus large gamme de réponses. Les entreprises intéressées soumettent alors leur réponse détaillée, fournissant des renseignements sur leurs produits, prestations, capacités, références, tarifs, logistique, etc.

La RFI peut être utilisée pour différentes raisons, telles que :

  • Explorer de nouvelles technologies ;
  • Identifier les fournisseurs à retenir pour un projet ;
  • Évaluer les capacités et compétences des entreprises ;
  • Collecter des renseignements pour affiner les nécessités du projet ou du produit ;
  • Préparer le terrain pour des étapes ultérieures, comme un appel d'offres plus formel.
Pour résumer

Les réponses à la demande d’informations permettent aux entreprises de comparer les offres, d'identifier les prestataires les mieux adaptés à leurs besoins et de prendre des décisions plus éclairées. Une fois le processus de RFI terminé, les organisations peuvent décider de passer à des étapes supplémentaires, comme l'envoi d'une RFQ ou d’une RFP plus détaillée.

Request For Quotation

La RFQ est plus spécifique que la RFI, puisqu’elle sollicite des prix détaillés pour des prestations ou produits déterminés. Elle vise à obtenir des devis précis pour répondre à des besoins en particulier de l'entreprise.

Dans quelle situation s’avère-t-elle utile ?

L’acheteur y a recours dès lors qu’il a identifié un besoin précis et qu'il souhaite obtenir des propositions de prix compétitives de la part de plusieurs fournisseurs. Cela lui permet ainsi de comparer les tarifs de chacun avant de confirmer ses achats. Contrairement à une RFI ou à une RFP, la RFQ se concentre principalement sur l’aspect financier. Elle demande en effet des tarifs spécifiques pour des prestations ou articles décrits de manière détaillée.

La préparation d'une Request For Quotation implique la création d'un document décrivant les spécifications précises des prestations ou des biens recherchés. Cela inclut les quantités, caractéristiques techniques, délais de livraison, conditions de paiement, etc. Il est ensuite rendu public, ou bien envoyé à un groupe sélectionné de prestataires éventuels, afin de solliciter leurs offres. Les prestataires intéressés soumettent alors leur offre détaillée, qui comprend généralement des renseignements sur les coûts unitaires et les remises éventuelles. 

Les objectifs principaux de la demande de devis sont les suivants :

  • Obtenir des devis précis pour comparer les coûts des biens ou services ;
  • Identifier les prestataires capables de répondre à des besoins spécifiques ;
  • Établir une base pour des négociations ultérieures.

Une fois les réponses reçues, l'organisation peut évaluer les offres en fonction de conditions prédéfinies, telles que la qualité, le coût, ou encore le délai de livraison. Des négociations peuvent également être engagées avec les fournisseurs, afin d’obtenir des conditions plus favorables avant de prendre une décision d'achat finale.

En bref

En résumé, la Request For Quotation permet aux organisations de recevoir et de comparer des offres de prix spécifiques de la part de divers fournisseurs. C’est le moyen idéal de répondre à des besoins précis en biens ou en services.

Request For Proposal

Il s'agit d'une demande détaillée adressée aux prestataires, dans le but d’obtenir des propositions formelles et complètes sur la façon dont ils peuvent répondre à un projet ou à un besoin commercial spécifique. La RFP est plus détaillée que la RFQ et comprend souvent des renseignements supplémentaires, tels que des propositions de solutions ou des plans stratégiques. Elle peut par ailleurs inclure des négociations de contrat. 

Quand y avoir recours ?

L’appel d’offres a lieu lorsqu'une organisation a identifié un besoin complexe. Il peut s’agir d'un projet majeur, d’un contrat de service à long terme ou d’un produit personnalisé. La demande de proposition cherche des solutions détaillées et approfondies pour y répondre. 

Contrairement à la RFQ, qui se concentre principalement sur les coûts, la RFP englobe des aspects plus vastes, tels que les méthodologies de travail, les compétences et les références. Elle aborde en outre l’aspect logistique, les délais, les coûts et d’autres conditions spécifiques.

La préparation d'une RFP passe par la création d'un document détaillé décrivant les besoins, les objectifs, ainsi que les exigences fonctionnelles et techniques. Le dossier en question englobe en outre les critères d'évaluation, les modalités de contrat, ou encore les attentes en matière de service après-vente. Il est ensuite envoyé à un groupe de fournisseurs potentiels pour solliciter leurs propositions, ou bien rendu public.

Les prestataires intéressés par la demande soumettent alors leurs propositions détaillées. Celles-ci peuvent comprendre des informations telles que les plans de projet, les calendriers, les budgets et les stratégies de mise en œuvre. Elles peuvent également mentionner les équipes dédiées, les références, ainsi qu’une explication de la manière envisagée pour répondre aux nécessités énoncées.

Les objectifs principaux de la demande de proposition sont les suivants :

  • Obtenir des propositions détaillées et complètes pour répondre à des besoins complexes ;
  • Évaluer les capacités, les compétences et les approches des fournisseurs potentiels ;
  • Comparer les propositions pour prendre une décision éclairée.

Une fois les réponses reçues, l'organisation évalue les propositions en fonction des conditions définies. Des étapes de négociation peuvent suivre pour finaliser les conditions du contrat, ce qui peut être déterminant dans la sélection du fournisseur.

En quelques mots

En bref, les appels d’offres sont un outil crucial dans le processus d'acquisition. Ils permettent aux organisations de solliciter des propositions détaillées de la part des prestataires pour des projets ou des besoins complexes. Ils facilitent grandement la prise de décision informée, ainsi que la sélection du meilleur fournisseur pour répondre à ces besoins.

Les étapes d'une création de RFQ

La création d'une demande de devis implique plusieurs étapes, qui permettront d’obtenir des offres de prix compétitives. Voici ci-après un aperçu des différentes phases du processus  permettant de prendre des décisions éclairées quant au choix des prestataires.

1. Définir le budget

Il est, avant toute chose, crucial de définir en amont le budget alloué au projet ou à l'acquisition. Cette étape est fondamentale, puisqu’elle permet de fixer des limites financières claires et de garantir que les propositions reçues restent dans les limites financières prédéfinies.

2. Définir les exigences

Une fois le budget établi, il est important de définir les nécessités du projet et des prestations ou des biens requis. Cela inclut notamment la détermination des spécifications techniques, des quantités, des délais de livraison, des caractéristiques nécessaires, des normes de qualité, etc. Ces contraintes détaillées aideront à guider les prestataires potentiels dans la préparation de leur proposition tarifaire.

3. Préparer le document

L’entreprise rédige ensuite la demande de devis, sur la base des conditions définies. Celle-ci comprendra des détails sur le projet, les spécifications techniques, les conditions contractuelles, les critères d'évaluation, les modalités de paiement, et tout autre élément pertinent. La clarté et la précision des informations sont essentielles pour garantir que les prestataires comprennent correctement les attentes et les paramètres du projet.

4. Communiquer la demande

Une fois la demande de devis prête, elle est diffusée aux fournisseurs à considérer. Il est recommandé d’en sélectionner au moins trois, afin d’avoir un échantillon représentatif des prix pratiqués sur le marché. Toutefois, il est préférable de limiter le nombre de participants à dix. Il faut en effet garder en tête que chacun d’entre eux aura peut-être des questions ; et qu’y répondre pourra s’avérer chronophage. Cette communication peut se faire par e-mail ou via des plateformes en ligne dédiées. Elle peut aussi se faire par le biais d'autres moyens de diffusion appropriés, permettant d’atteindre un éventail de prestataires qualifiés.

5. Analyser les réponses

À la date limite de soumission des devis, place à l’analyse des propositions tarifaires reçues de la part de tous les prestataires. Il est temps d’examiner chaque proposition, afin d’évaluer sa conformité aux conditions requises, sa pertinence et son adéquation par rapport au budget alloué. Une comparaison minutieuse des offres permet de mettre en évidence les points forts et faibles de chaque proposition.

6. Sélectionner les fournisseurs

Après avoir analysé les différences entre chaque réponse, vient le moment de sélectionner les prestataires qui répondent le mieux aux critères préétablis. La décision peut se baser sur divers paramètres, tels que le coût, la qualité, le délai de livraison, les références, la réputation du fournisseur, etc. Il est dès lors possible d’engager des négociations finales avec les fournisseurs sélectionnés en vue de la signature du contrat.

Les éléments à inclure dans la demande de devis

À titre de guide, voici ci-après les éléments essentiels à inclure pour rédiger une RFQ complète.

1. Informations de base :

  • Nom de l'entreprise ou de l'organisme demandeur ;
  • Date de publication de la RFQ ;
  • Date limite de soumission de la proposition tarifaire ;
  • Coordonnées de la personne de contact si besoin de clarifications.

2. Description du projet ou des besoins :

  • Objectifs du projet ;
  • Description détaillée des prestations ou des biens requis ;
  • Spécifications techniques, exigences de qualité, normes à respecter ;
  • Quantités, unités de mesure, et éventuellement des échantillons ou schémas, si disponibles.

3. Conditions commerciales et logistiques :

  • Délai de livraison ou d'exécution ;
  • Lieu de livraison ou de prestation de service ;
  • Conditions de paiement (échéancier, modalités de paiement) ;
  • Modalités de garantie, service après-vente éventuel.

4. Critères d'évaluation de l’offre :

  • Conditions de sélection (coût, qualité, délais, expérience du fournisseur, etc.) ;
  • Méthode d'évaluation et de comparaison des offres.

5. Instructions pour soumissionner :

  • Processus de soumission (par e-mail, plateforme en ligne, etc.) ;
  • Liste des documents requis pour la soumission (propositions, certifications, références, etc.) ;
  • Date et heure limite de soumission de la proposition tarifaire.

6. Renseignements supplémentaires :

  • Clauses contractuelles spécifiques (confidentialité, propriété intellectuelle, etc.) ;
  • Requêtes particulières en matière de conformité réglementaire ou légale.

7. Questions et clarifications :

  • Mécanisme pour les prestataires de poser des questions et obtenir des clarifications ;
  • Engagement à fournir une réponse à toutes les questions pertinentes dans un délai préétabli.