Véritable allié des créanciers, le logiciel de recouvrement permet de centraliser et d’optimiser la gestion des créances clients d’une entreprise, et ce, quelle que soit sa taille. Il présente un grand nombre d’avantages, à commencer par un gain de temps considérable. Tour d’horizon de ses principaux atouts et des critères à prendre en compte pour choisir le bon logiciel. En bonus : une sélection et un comparatif des meilleurs logiciels de recouvrement du marché.

Logiciel de recouvrement : outil indispensable des créanciers

En offrant une gestion centralisée des clients et des créances, les logiciels de recouvrement sont une parfait option pour optimiser les processus internes des entreprises. Ils leur sont également d’une aide précieuse pour améliorer leur trésorerie et réduire leurs risques d’impayés. En quoi consistent-ils et pourquoi les entrepreneurs ont tout intérêt à les utiliser sans tarder ? Mise au point sur le sujet.

À qui s'adresse le logiciel de recouvrement de créances ?

Un logiciel de recouvrement de créances est un outil informatique utilisé par les entreprises pour gérer et automatiser le processus de recouvrement des paiements dus par leurs clients. Il permet de suivre de manière efficace et organisée les différentes étapes du recouvrement, depuis l'émission des factures jusqu'au règlement des créances.

Ce type de logiciels s’adresse aux sociétés de toutes tailles : des TPE aux multinationales, en passant par les PME et les ETI. De par son utilité, il convient tout particulièrement aux chargés de recouvrement. Les credit managers et les directeurs administratifs et financiers (DAF) font partie de ses principaux utilisateurs.

 

Bon à savoir

D’après une étude réalisée en 2022, près de 100 % des responsables de la gestion des impayés ayant déjà utilisé un logiciel de recouvrement se considèrent satisfaits. Ils sont pourtant très peu nombreux à y avoir recours. En effet, seuls 20 % des chargés de recouvrement utilisent ce type de logiciels quotidiennement. Et, 25 % en viennent même à externaliser cette gestion, jugée trop fastidieuse.

Ces chiffres s’expliquent en grande partie par la réticence qu’ont les entreprises envers l’automatisation du processus de recouvrement. 96 % des répondants sont de l’avis que l’intervention humaine reste indispensable dans cette gestion. Il s’avère en fait que c’est surtout l’automatisation totale qui les dissuade, puisque les DAF et les DG paraissent assez enclins à changer leurs habitudes. Il faut dire que 42 % d’entre eux jugent la gestion de la trésorerie peu prioritaire en comparaison à leurs autres fonctions. Ce sont en réalité surtout les credit managers qui montrent des signes de réticence, en raison principalement d’une crainte pour l’avenir de leur métier.

Source : « La gestion digitalisée des impayés : un besoin inexploité », étude menée par l’IFOP (Institut français d'opinion publique), auprès d’un panel de 400 chargés de recouvrement en entreprise.

Pourquoi utiliser un logiciel de recouvrement ?

Les motifs sont nombreux pour recourir à un logiciel de recouvrement de créances. Zoom sur les principaux avantages.

Un meilleur reporting

Tout d’abord, l'un des points fondamentaux est la capacité de ce type de logiciels à générer des rapports détaillés sur l'état des créances et des paiements. Ces rapports fournissent une vue d'ensemble claire de la situation financière de la société et de ses clients. Ils facilitent ainsi les prises de décisions visant à améliorer la gestion de la trésorerie. 

Processus de recouvrement plus performant

L'automatisation des tâches liées au recouvrement est un autre point déterminant. Il est de cette manière possible de relancer chaque catégorie de clients en fonction de divers critères préalablement définis, tels que :

  • La date d’échéance de la créance ;
  • Le délai moyen de paiement du client ;
  • La récurrence des retards de paiements ou des impayés ;
  • Ou encore l’historique des relances.

Ce système d'envoi automatique de relances permet ainsi d'accélérer le processus de recouvrement et d'améliorer les chances de récupération des créances. Il évite par la même occasion les erreurs humaines liées au règlement des factures, qu’elles soient en faveur du client ou en sa défaveur.

Un gain de temps précieux

Dernier point et pas des moindres, l'utilisation d'un logiciel de recouvrement est synonyme d'optimisation de l'efficacité opérationnelle et de réduction des délais de paiement. L’automatisation des tâches manuelles suppose en effet un gain de temps significatif. À souligner parmi ces tâches : 

  • L'envoi de rappels de paiement ;
  • La génération de lettres de relance ;
  • La gestion des flux de travail.

De plus, les fonctionnalités de suivi en temps réel offrent une visibilité instantanée sur les performances du processus de recouvrement, facilitant la prise de décision rapide. En centralisant toutes les données relatives aux créances et aux clients dans un seul outil, un logiciel de recouvrement permet par conséquent de gagner du temps, qui peut être utilisé à meilleur escient. Les personnes en charge du recouvrement peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un tableau de bord qui répertorie les principaux KPI

Les logiciels de recouvrement de créances fournissent un tableau de bord complet. Celui-ci permet aux gestionnaires financiers de surveiller de près les principaux indicateurs de performance (KPI). Ces derniers offrent une vue d'ensemble précise de la santé financière de l'entreprise et permettent de prendre des décisions réfléchies. Voici ci-dessous quelques-unes des données généralement incluses dans ces tableaux de bord.

L’encours client

D’une part, il y a l’encours client, autrement dit le montant total d'argent dû à une entreprise par ses clients pour des produits ou services déjà fournis, mais pas encore payés. Cet indicateur est essentiel pour évaluer le niveau d'endettement de la société vis-à-vis de ses clients. Il est également très utile pour identifier les clients présentant un risque de non-paiement. L'encours client étant souvent surveillé de près pour évaluer la performance commerciale et la solvabilité d'une société, c’est tout naturellement qu’il apparaît dans la majorité des logiciels de recouvrement.

Le DSO

D’autre part, il y a le DSO, c’est-à-dire le Day Sales Outstanding. Il correspond au délai moyen de paiement du client. Cet indicateur mesure le nombre moyen de jours qu'il faut au créancier pour collecter ses créances clients. Un DSO élevé indique un retard dans le processus de recouvrement, ce qui peut affecter négativement la trésorerie de la société.

La balance âgée

Un autre indicateur clé dans la gestion du risque client est la balance âgée. Cette dernière classe les créances impayées en fonction de leur ancienneté. Ce classement permet alors de prioriser les actions de recouvrement en se concentrant sur les créances les plus anciennes et les plus risquées.

Le besoin en fonds de roulement

Le BFR est lui aussi souvent présent dans les outils d’analyse de recouvrement. Il mesure le montant de liquidités nécessaire pour financer les opérations courantes de l’organisation, recouvrement des créances clients inclus. En surveillant le besoin en fond de roulement, le logiciel aide de ce fait à : 

  • Optimiser la gestion des liquidités ;
  • Réduire les délais de recouvrement ;
  • Maintenir une trésorerie saine pour assurer la continuité opérationnelle.

Le prévisionnel d’encaissement

Enfin, le prévisionnel d'encaissement est une estimation des entrées de trésorerie futures basée sur les créances clients à venir. Cet indicateur est essentiel pour planifier les flux de trésorerie et anticiper les besoins de financement. Il contribue en effet à optimiser les ressources et à réduire les risques de défaut de paiement.

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Comment choisir son logiciel de recouvrement ?

Pour bien choisir son logiciel de recouvrement, il convient tout d’abord de définir ses besoins, ainsi que son budget. Chaque entreprise ayant ses propres spécificités, il est important de donner la priorité aux fonctionnalités qui lui seront réellement utiles. Zoom sur les principaux éléments à prendre en compte.

Intégration des données de facturation

Un bon logiciel de recouvrement doit être capable d'intégrer facilement les données de facturation de l’organisation. Cela inclut les informations sur les : 

  • Clients ;
  • Factures impayées ;
  • Échéances de paiement.

Une intégration fluide permet d'avoir une vision claire et en temps réel de l'état des créances, facilitant ainsi la gestion du recouvrement.

Suivi du poste clients

La capacité à suivre de près le poste clients est essentielle. Le logiciel doit fournir des tableaux de bord et des rapports détaillés permettant de visualiser : 

  • Les tendances de paiement ;
  • Les retards de paiement ;
  • Et le DSO. 

Ces informations aident à identifier les clients à risque et à prendre des mesures proactives pour minimiser les retards de paiement.

Historique, automatisation et personnalisation de la relance

Un bon logiciel de recouvrement doit par ailleurs offrir des fonctionnalités de gestion de la relance clients. Il doit permettre : 

  • D'enregistrer l'historique des communications avec les clients ;
  • D'automatiser les relances en fonction des paramètres définis ;
  • Et de personnaliser les messages en fonction de la situation de chaque client. 

Cela contribue à améliorer l'efficacité du processus de recouvrement tout en préservant les relations commerciales avec le client.

Fonctionnalités multilingue et multidevise

Lorsque l’entreprise opère à l'international, il est primordial de choisir un logiciel de recouvrement qui prend en charge plusieurs langues et devises. Cela garantit une communication efficace avec les clients dans leur langue maternelle. C’est aussi un excellent moyen pour faciliter le suivi des créances dans différentes devises. 

Paiement en ligne

Proposer des options de paiement en ligne peut accélérer le processus de recouvrement, en offrant aux clients des moyens simples et rapides de régler leurs factures. Il est important de s’assurer que le logiciel de recouvrement intègre des fonctionnalités de paiement en ligne sécurisées. Il faut aussi veiller à ce qu’elles soient compatibles avec les principaux modes de paiement utilisés par les clients.

Accès multi-utilisateurs

De plus, il est souvent nécessaire que plusieurs utilisateurs puissent accéder au logiciel de recouvrement simultanément. De nombreux logiciels offrent des fonctionnalités d'accès multi-utilisateurs avec des niveaux de permission personnalisables. Cela garantit ainsi que chaque membre de l’équipe a accès aux informations pertinentes, tout en préservant la confidentialité des données sensibles.

Ergonomie et facilité d'utilisation

Un logiciel intuitif et facile à utiliser permet de gagner du temps et d'optimiser l’efficacité du processus de recouvrement de créances. Une plateforme avec une interface conviviale et une navigation intuitive permet de trouver les informations en un minimum de temps. Il est ainsi facile d’organiser les données en fonction des besoins de chaque utilisateur.

Support client efficace

Le support client est un autre point important pour assurer un parfait usage du logiciel de recouvrement. Il peut en effet s’avérer particulièrement utile pour installer le logiciel de manière fluide et rapide. Un accompagnement peut par ailleurs être nécessaire pour résoudre tout problème technique. Il peut également contribuer à l’exploration de toutes les fonctionnalités disponibles. 

Un prix adapté au profil et aux besoins de l’entreprise

Le coût d'un logiciel de recouvrement peut varier considérablement en fonction : 

  • De la taille de l’entreprise ;
  • Du nombre d’utilisateurs nécessaires ;
  • Des fonctionnalités requises ;
  • Du degré d’accompagnement dans l’implantation du logiciel. 

C’est pourquoi il est primordial d’analyser les besoins spécifiques de son entreprise. Cela permet de comparer les différentes options disponibles en termes de prix et de fonctionnalités. Plusieurs logiciels offrent un très bon rapport qualité-prix. Il revient à chacun de trouver celui qui correspond à son budget tout en répondant à ses attentes.

Quel est le meilleur logiciel de recouvrement ?

Comme mentionné précédemment, choisir un logiciel de recouvrement efficace, et surtout pertinent pour son entreprise, dépend principalement de chaque profil d’utilisateur. Malgré la part de subjectivité associée à ce choix, il est néanmoins judicieux de s’aider d’une présélection des meilleurs logiciels du moment. Les probabilités de mauvaises surprises sont de cette manière considérablement réduites. 

Logiciel de recouvrement gratuit ou payant : que choisir ?

En matière de logiciels de recouvrement, il existe un large éventail d'options, allant de la solution gratuite au logiciel payant plus sophistiqué. Le choix entre un logiciel gratuit et un logiciel payant dépend principalement des besoins et des ressources de l'entreprise.

Les logiciels de recouvrement gratuits sont souvent des solutions assez basiques, offrant des fonctionnalités très limitées. Cela comprend la plupart du temps la gestion des factures et des relances, sans pour autant offrir la possibilité de les personnaliser. Ils peuvent convenir aux petites entreprises avec un volume de créances relativement faible et des exigences simples en matière de recouvrement. 

 

À noter

Attention toutefois à ne pas tomber dans le piège des logiciels gratuits qui misent tout sur les add-ons hors de prix. Il est parfois plus intéressant d’opter directement pour une solution payante avec un nombre décent de fonctionnalités incluses, que de choisir un logiciel gratuit auquel il est ensuite nécessaire d’ajouter un grand nombre de fonctionnalités payantes pour pouvoir l’utiliser correctement.

En revanche, les logiciels de recouvrement payants offrent généralement des fonctionnalités plus avancées. Parmi elles :

  • L'automatisation des relances ;
  • La segmentation de la clientèle ;
  • La personnalisation des messages ;
  • L'analyse de crédit ;
  • Des tableaux de bord personnalisables. 

Bien que ces solutions impliquent un investissement financier, elles peuvent générer des économies à long terme. C’est en effet un excellent moyen d’optimiser le processus de recouvrement et de réduire les pertes dues aux créances impayées. C’est pourquoi il est important pour une entreprise de considérer son budget, ses besoins en matière de recouvrement et sa capacité à investir dans un logiciel payant avant de prendre sa décision.

Les meilleurs logiciels de recouvrement

Voici ci-après quelques-uns des logiciels considérés comme les meilleurs du marché en ce moment. La plupart d’entre eux proposent une période d’essai permettant de tester le produit. Elle est généralement d’une durée inférieure à 15 jours, mais peut monter à 30 jours dans certains cas. Bien que souvent trop courte pour tester parfaitement toutes les fonctionnalités, elle s’avère particulièrement utile pour se faire une idée du produit avant de s’engager pour de bon. 

Il est par ailleurs d’usage pour le support client d’offrir une démonstration, afin de montrer toute l’étendue de la plateforme. Elle est d’autant plus utile qu’elle permet au responsable de la société de poser toutes les questions qu’il juge nécessaires. Cette personne peut ainsi bénéficier de conseils personnalisés en fonction du profil de l’entreprise. 

Il convient en outre de noter que les prix des logiciels de recouvrement peuvent varier en fonction des fonctionnalités incluses et de la taille de l'entreprise. Par conséquent, il est recommandé de contacter directement les fournisseurs pour obtenir des informations précises sur les tarifs et les options disponibles. Après tout, rien de tel qu’un benchmark précis pour éviter les déconvenues.

Aston ITF

Particulièrement prisé par les multinationales, ce logiciel de recouvrement de créances convient tout autant aux plus petites entreprises. Aston ITF est le parfait outil pour automatiser intelligemment le processus de recouvrement. Il offre des fonctionnalités telles que : 

  • La gestion des flux de trésorerie ;
  • Le paiement en ligne ;
  • La prévention des risques de crédit 
  • Et la personnalisation des stratégies de recouvrement. 

Cette plateforme se distingue également par son interface conviviale, ainsi que son intégration facile avec d'autres systèmes de gestion financière.

Clearnox

Ce logiciel SaaS est l’un des plus populaires sur le marché. Il permet de personnaliser ses relances, mais aussi d’éviter les impayés grâce à son outil d’analyse de l’encours client. En identifiant rapidement les clients à risque, il aide en effet les sociétés à prendre des mesures préventives. Ces dernières peuvent ainsi réduire les retards de paiement de leurs clients et améliorer leur flux de trésorerie 

Parmi les principales fonctionnalités de Clearnox se trouvent : 

  • La visibilité en temps réel des encaissements et des retards de paiement ;
  • L’historique des relances ;
  • La génération de rapports personnalisés. 

Son équipe d’experts offre par ailleurs un accompagnement personnalisé dès le premier contact. Il est ainsi très facile d’obtenir toutes les informations nécessaires à une parfaite utilisation de la plateforme.

Eloficash

Eloficash est un logiciel de recouvrement de créances conçu pour simplifier et optimiser les processus de recouvrement. Pour cela, il propose des fonctionnalités telles que : 

  • La segmentation des comptes clients ;
  • L’historique des données ;
  • L'automatisation des rappels de paiement. 

Parfaitement sécurisé, ce logiciel SaaS permet en outre une connexion depuis tout type de dispositif, puisqu’il est accessible depuis tous les navigateurs.

LeanPay

Parmi les solutions les plus réputées et les mieux évaluées se trouve Leanpay. Cet outil se distingue par ses fonctionnalités avancées et sa capacité à s'adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Leanpay offre une gamme complète de fonctionnalités pour la gestion des créances. Il permet notamment : 

  • De suivre l'historique des paiements et des relances ;
  • De créer des paliers d’encours clients ;
  • D’anticiper les risques d’impayés grâce à la balance âgée ;
  • De générer des factures en format PDF.

Grâce à des tableaux de bord intuitifs, les utilisateurs peuvent surveiller en temps réel le DSO et optimiser ainsi leur trésorerie. De plus, Leanpay propose des outils d'analyse de crédit permettant d’évaluer la solvabilité des clients et de réduire les risques de non-paiement. Son approche axée sur les données permet en outre aux entreprises d'identifier les tendances de paiement. Elles peuvent ainsi adapter leurs stratégies de recouvrement en conséquence.

My DSO Manager

Ce logiciel de recouvrement offre une gamme complète de fonctionnalités pour gérer efficacement les créances clients. À souligner parmi elles : 

  • Les rapports avancés entièrement personnalisables ;
  • L’analyse du comportement de paiement des clients ;
  • L’automatisation et la personnalisation des processus. 

My DSO Manager se distingue par sa capacité à s'adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité.

Neotouch

Enfin, Neotouch contribue à améliorer l’efficacité opérationnelle des sociétés en leur faisant gagner un temps considérable dans les opérations administratives. Cette plateforme de dématérialisation des factures clients est parfaite pour : 

  • Réduire les délais de recouvrement ;
  • Travailler dans le service public grâce à l’interconnexion avec le portail Chorus Pro ;
  • Bénéficier de conseils d’experts pour un accompagnement optimal. 

Logiciel de recouvrement : tableau comparatif

Voici à présent un tableau comparatif des principales fonctionnalités offertes par les meilleurs logiciels de recouvrement :

Logiciel Pour quel type d’entreprise ? Principales fonctionnalités

Points forts

Prix

Période d’essai

Aston ITF
  • TPE ;
  • PME ;
  • ETI ;
  • Multinationales.
  • Scoring du risque client ;
  • Relances personnalisées ;
  • Gestion des risques et des litiges.
  • Augmentation de la trésorerie jusqu'à 50 % ;
  • Automatisation à 80 % des relances de factures.

Dès 95 €/mois

30 jours gratuits

Clearnox
  • TPE ;
  • PME ;
  • ETI.
  • Outil de scoring ;
  • Automatisation du processus de suivi ;
  • Analyse et suivi des créances.
  • Augmentation jusqu'à 30 % de la trésorerie ;
  • Jusqu’à 50 % de gain de temps dans le suivi quotidien ;
  • Retards de paiement et encaissements visibles en temps réel.

Au cas par cas. Demande de devis nécessaire.

14 jours gratuits

Eloficash
  • TPE ;
  • PME ;
  • ETI ;
  • Multinationales.
  • Relances de factures automatiques ;
  • Gestion du risque client et des litiges ;
  • Recouvrement collaboratif.
  • Réduction jusqu’à 20 % des délais de paiement ;
  • Fonctionnalités multilingue et multidevise.

Au cas par cas. Demande de devis nécessaire.

Non précisé

LeanPay
  • TPE ;
  • PME ;
  • ETI.
  • Pénalités de retard calculées automatiquement ;
  • Paramétrage des limites d’encours clients.
  • Diminution de 20 % des délais de paiement ;
  • Division par 4 du temps consacré au suivi des clients.

Dès 135 €/mois

15 jours gratuits

My DSO Manager
  • TPE ;
  • PME ;
  • ETI ;
  • Grands groupes.
  • Suivi en temps réel des postes clients ;
  • Fonctionnalités multidevise et multilingue ;
  • Personnalisation des scénarios de relance.
  • Interconnexion avec la majorité des logiciels et ERP ;
  • Pilotage des risques clients.

Dès 49 €/mois

14 jours gratuits

Neotouch
  • TPE ;
  • PME ;
  • ETI.
  • Suivi en temps réel des factures ;
  • Interconnexion avec Chorus Pro ;
  • Personnalisation des tableaux de bord.
  • Réduction jusqu’à 30 % des délais de paiement ;
  • Gestion comptable et administrative optimisée grâce à l’IA.

Au cas par cas. Demande de devis nécessaire.

Non précisé