La gestion des impayés est une préoccupation majeure pour toute entreprise. Les impayés pouvant impacter considérablement sa trésorerie et sa stabilité financière, il est en effet important de savoir les gérer efficacement. Mise en lumière sur les différentes manières de se prémunir contre ce risque financier, ainsi que l’approche à privilégier pour recouvrer ses impayés.

Gestion des impayés : quelles sont les différentes étapes et procédures ?

La gestion des impayés passe par différentes étapes. Allant de la simple conciliation aux mesures judiciaires, celles-ci vont crescendo, laissant ainsi de nombreuses opportunités aux clients de régler leur dette. Quelle que soit la méthode adoptée, il est essentiel d'opter pour une approche proactive et professionnelle. Cela permet de minimiser les pertes financières, et de protéger ainsi la trésorerie de son entreprise. En établissant des politiques de gestion des impayés claires et en suivant des procédures cohérentes, les sociétés peuvent maximiser leurs chances de récupérer les fonds impayés tout en préservant la relation commerciale avec leurs clients.

La conciliation

La première étape dans la gestion des impayés est généralement la conciliation. Elle consiste à établir un dialogue ouvert avec le client, afin de comprendre les raisons du non-paiement et d’explorer des solutions alternatives. Cette approche préventive peut souvent résoudre les problèmes, sans avoir à recourir à des mesures plus formelles. La conciliation démontre également au client la volonté de trouver une solution mutuellement bénéfique.

La relance

Lorsque la conciliation n’aboutit pas de manière satisfaisante, la relance devient alors essentielle pour recouvrer une créance ou un impayé. Cette étape implique l'envoi de rappels de paiement, dont le but est de rappeler au client ses obligations de paiement. Ces prises de contact prennent la forme : 

  • D’appels téléphoniques ;
  • D’emails ;
  • De courriers postaux.

Établir une politique de relance claire, associée à un suivi méthodique, permet d’éviter les retards prolongés dans le recouvrement des créances. Ces relances doivent être professionnelles mais fermes. Elles doivent en outre comporter des informations claires sur :

  • La somme due ;
  • La date d'échéance ou le délai pour effectuer le versement ;
  • Et les conséquences du non-paiement de la facture. 

La mise en demeure

Si les relances n'aboutissent pas non plus, la mise en demeure est alors la prochaine étape. Cela revient à envoyer une notification formelle au débiteur, sous la forme d’une lettre. Dans celle-ci, apparaissent clairement : 

  • La somme impayée ;
  • La date butoir ou le délai pour s’acquitter de la dette ;
  • Et les éventuelles conséquences légales du non-paiement. 

Il est recommandé d’envoyer la mise en demeure en courrier recommandé avec accusé de réception. De cette façon, le créancier peut en confirmer la bonne réception par le débiteur. Cela permet ainsi de faire peser une pression supplémentaire sur le client pour qu'il règle sa dette.

La procédure de recouvrement amiable simplifié

Si les démarches précédentes n'ont pas donné les résultats escomptés, il est alors possible d'opter pour une procédure de recouvrement amiable simplifié. Cette méthode s’applique uniquement dans le cas d’une créance inférieure à 5000 euros. Elle implique l'intervention de professionnels, tels qu'une société de recouvrement ou un commissaire de justice. Ces derniers peuvent contacter le débiteur au nom de l'entreprise et négocier un plan de paiement ou une solution de règlement. Bien que cette option puisse entraîner des frais supplémentaires, elle peut être fondamentale pour récupérer les fonds sans recourir à des mesures judiciaires plus lourdes.

 

À noter

Dans le cadre de cette procédure, le commissaire de justice agit au même titre que la société de recouvrement, puisqu’il agit sans titre exécutoire, en tant que simple mandataire. Il n’est donc nullement en droit de faire peser une menace sur le débiteur de saisie sur biens ou sur salaire.

Le recouvrement judiciaire

En dernier recours, le recouvrement judiciaire peut être une option lorsque toutes les autres ont échoué. Cette procédure contentieuse, qui se traduit par une injonction de payer, implique d'engager des poursuites légales contre le débiteur devant les tribunaux compétents. Dans ce cas-là, le commissaire de justice peut bel et bien procéder à une saisie sur biens ou sur salaire du débiteur, puisque le titre exécutoire lui confère ce droit.

La procédure judiciaire est souvent longue et coûteuse, raison pour laquelle il est préférable de l’éviter. Elle peut néanmoins s’avérer nécessaire pour récupérer des créances importantes et faire respecter les droits légaux des entreprises créancières. Il est par conséquent important de prendre en compte les divers coûts et risques associés à cette démarche, ainsi que ses chances de succès, avant d'entamer des poursuites judiciaires.

La gestion des impayés : comment limiter les impayés clients ?

Une facture impayée, ou un simple retard de règlement, peuvent être insignifiants pour une entreprise. Le cumul de plusieurs factures non réglées peut, en revanche, s’avérer problématique. Il est de ce fait préférable de savoir comment gérer les impayés, afin d’éviter qu’ils n’aient de lourdes conséquences sur la santé financière de son entreprise. 

Mise en place d’une bonne gestion du risque client

Mieux vaut prévenir que guérir. C'est pourquoi le meilleur moyen de limiter les impacts des impayés est de les éviter. Tour d’horizon de quelques mesures simples qui permettent d’anticiper les risques pour mieux les esquiver.

Mesurer le risque client avant de conclure un contrat

Avant de faire affaire avec un nouveau client, il est indispensable de procéder à une évaluation approfondie du risque financier qu’il représente. Cela passe généralement par :

  • L’analyse de l'historique de paiement du client, pour jauger son respect des délais et des conditions de règlement ;
  • L’étude de ses états financiers et de ses ratios, afin de se faire une idée de sa performance financière et de sa solvabilité ;
  • L’évaluation de son management, pour comprendre ses stratégies de ventes ;
  • La recherche de ses références commerciales, pour appréhender sa réputation dans le secteur ;
  • Ou encore le recours à des outils d'évaluation du risque de crédit visant à faciliter le suivi des factures et des relances. 

Plus la probabilité de non-paiement est élevée, plus les mesures de précaution doivent être renforcées.

Établir des conditions de facturation personnalisées

Chaque client étant unique, il est en conséquence essentiel d'adapter les conditions de paiement en fonction de sa situation financière et de ses antécédents de paiement. Cela peut inclure : 

  • Des délais de paiement plus courts pour les clients à risque élevé ;
  • Des incitations à payer à temps, telles que des remises ou des réductions ;
  • Ou encore des garanties supplémentaires, telles que des cautionnements ou des lettres de crédit.

Bien gérer ses relances

La communication proactive avec les clients en retard de paiement est essentielle pour limiter les impayés, tout en préservant une bonne relation commerciale. Il est effectivement important d'établir une politique de relance claire, avec des rappels automatiques à différentes étapes du processus de recouvrement. Rester poli mais ferme dans les communications est primordial. Il faut par ailleurs veiller à mettre l'accent sur l'importance du paiement et les conséquences du non-paiement.

Gestion des impayés clients par le biais d’intermédiaires

Une autre solution pour limiter les impayés consiste à se faire aider par des tiers. Étant donné que ces spécialistes ont l’habitude de gérer ces situations, les résultats sont généralement à la hauteur des espérances.

Les sociétés de recouvrement

Comme mentionné précédemment, faire appel à une société de recouvrement peut s’avérer utile pour maximiser les chances de récupération des fonds. Il peut en effet valoir la peine d'externaliser le processus de recouvrement pour améliorer son efficacité, même si cela engendre des frais.

L’affacturage

Enfin, l'affacturage, également connu sous le terme de factoring, est une autre méthode de gestion des impayés. Elle consiste à céder les factures impayées d’une entreprise à un affactureur (le factor) en échange d'une partie de l’argent à récupérer. C’est ainsi au factor que revient la responsabilité de relancer le débiteur et de collecter la somme due. Il transfère ensuite l’argent à l’entreprise, après déduction de la somme initialement payée et de ses propres frais. L'affacturage peut somme toute être une option attrayante pour les entreprises confrontées à des retards de paiement récurrents. Cette méthode permet en effet de recevoir une partie du montant dû immédiatement. Le risque d'impayé est ainsi réduit et la trésorerie se porte mieux. 

Gestion des impayés : tableau récapitulatif

Méthode Explication
Conciliation

Établir un dialogue ouvert avec le client pour comprendre les raisons du non-paiement et explorer des solutions alternatives.
Relance

Envoi de rappels de paiement par différents moyens (appels téléphoniques, e-mails, courriers postaux) avec des informations claires sur la somme due, la date d'échéance et les conséquences du non-paiement.

Mise en demeure

Notification formelle au débiteur par lettre mentionnant la somme impayée, la date limite de paiement et les éventuelles conséquences légales du non-paiement.

Recouvrement amiable

Intervention d'une société de recouvrement spécialisée ou d’un commissaire de justice pour négocier un plan de paiement ou une solution de règlement.

Recouvrement judiciaire

En dernier recours, engager des poursuites légales contre le débiteur, avec injonction de payer, afin de récupérer les créances.

Limiter les impayés clients

Gestion du risque client

Évaluation approfondie du risque financier d’un client avant de conclure un contrat. 

Conditions de facturation

Adaptation des conditions de paiement en fonction de la situation financière du client.

Gestion des relances

Politique de relance claire avec des rappels automatiques à différentes étapes du processus de recouvrement en mettant l'accent sur l'importance du paiement et les conséquences du non-paiement.

Recours à des intermédiaires

Sociétés de recouvrement

Externalisation du processus de recouvrement à des spécialistes pour maximiser les chances de récupération des fonds.

Affacturage

Cession des factures impayées à un affactureur en échange d'une partie de la somme à récupérer, permettant ainsi de recevoir une partie du montant dû immédiatement et d'améliorer sa trésorerie.