En France, les associations sont toutes tenues de définir les membres de leur « bureau ». Cela regroupe généralement un président d’association, un trésorier et un secrétaire. Quel est le rôle de ce dernier ? Quelles sont ses fonctions, ses obligations ?

Un secrétaire d’association, qu’est-ce que c’est ?

Au sein des associations, aux côtés du président et du trésorier, on désigne généralement un secrétaire. Cette personne assume différentes tâches qui permettent le bon fonctionnement de l’association.

Ce titre vient du fait qu’en France, il est courant de créer un « bureau » : l’organe directif d’une association. Ce bureau est généralement composé de trois personnes : un président, un trésorier et un secrétaire. Cependant, la loi 1901 qui encadre les statuts associatifs laisse une totale liberté dans la constitution du nombre de dirigeants, des pouvoirs, des modes de désignation, etc. des associations.

Le secrétaire n’est donc pas un poste indispensable au sein des associations. Cependant, qu’il existe un secrétaire de manière officielle ou non, les missions qui lui incombent normalement doivent tout de même être réalisées.

Qui peut être nommé secrétaire ?

Dans le cas où l’association décide de désigner un secrétaire attitré, cela doit être fait lors d’une des assemblées générales de l’association.

Certaines conditions sont à remplir pour pouvoir prétendre au titre :

  • Être une personne physique,
  • Être majeur, ou mineur de 16 ans révolus si les parents ou le tuteur légal donnent leur accord,
  • Ne pas être déchu de ses droits civiques,
  • Être déjà membre de l’association,
  • Et ne pas occuper un poster de dirigeant dans une société qui propose ses services à l’association.

Certaines fonctions professionnelles sont aussi incompatibles avec le rôle de secrétaire d’association. Les personnes exerçant les fonctions suivantes ne peuvent donc pas se proposer pour tenir cette tâche :

  • Les commissaires aux comptes,
  • Les militaires,
  • Et un grand nombre de fonctionnaires et de parlementaires (les sénateurs, les députés, etc.).

Quelles sont les missions d’un secrétaire d’association ?

Les missions du secrétaire d’une association sont nombreuses et variées. C’est en effet sur lui que repose la communication interne, externe et la gestion administrative de l’entité.

De fait, il s’occupe donc de :

  • Gérer les échanges et la correspondance au sein de l’association et avec les acteurs externes,
  • Gérer la liste des adhérents et la tenir à jour,
  • Organiser les différentes réunions (les assemblées générales, les conseils d’administrations, etc.),
  • Rédiger les comptes rendus des réunions et les faire parvenir aux membres de l’association,
  • S’assurer du respect en tout temps des obligations statutaires (déclarations à la préfecture, publications au journal officiel, transfert du siège social s’il y a lieu, etc.),
  • Tenir à jour, éditer, puis archiver et classer tous les registres et les documents utiles à la vie de l’association :
    • Les statuts,
    • Le règlement intérieur,
    • L’avis de publication de la création dans le journal officiel,
    • Les récépissés lorsque l’association fait des déclarations auprès des divers services préfectoraux,
    • Les comptes rendus lors des réunions,
    • Et tous les documents contractuels signés par l’association (baux, factures importantes, etc.).

Toutes les missions et les tâches qui incombent au secrétaire sont prévues dans les statuts de l’association. Il ne peut de fait pas agir au-delà de ses pouvoirs, mais il ne peut pas non plus être tenu pour responsable en cas d’erreur ou de manquement dans une tâche qui ne lui a pas été attribuée de manière officielle.

Dans les associations de grande taille, le secrétaire ne peut pas gérer la totalité des missions et plusieurs autres membres de l’association peuvent être désignés pour travailler avec lui. On les appelle les secrétaires adjoints.