L’indemnité kilométrique, également appelée indemnité de déplacement, est un élément essentiel du paysage professionnel. Elles apportent un soutien financier aux employés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins de travail. Le rôle des indemnités kilométriques est de compenser les coûts liés aux déplacements professionnels. Toutefois, pour les auto-entrepreneurs, la gestion des frais professionnels est soumise à un ensemble de règles spécifiques qui impactent leur manière de les déduire. Qu’est-ce que les indemnités kilométriques et quel est leur impact sur les salariés et les entrepreneurs ?

Indemnité kilométrique : qu’est-ce que c’est ?

Les indemnités kilométriques sont des montants versés par un employeur à un employé pour compenser les frais engagés lors de l'utilisation de son véhicule à des fins professionnelles. 

Que couvre une indemnité kilométrique ?

Les indemnités sont conçues pour couvrir les coûts liés aux déplacements professionnels, tels que : 

  • Le carburant ; 
  • L'entretien du véhicule ;
  • L’assurance ; 
  • Les frais d'amortissement ;
  • Et d'autres dépenses associées aux kilomètres parcourus dans le cadre du travail.

Sur quoi se base une indemnité kilométrique ? 

La principale caractéristique des indemnités kilométriques est qu'elles sont basées sur le nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles. 

Les véhicules peuvent comprendre des : 

  • Voitures ; 
  • Scooters ;
  • Motos ;
  • Ou bien, des vélos.

 

Attention

Les trajets effectués en train, en avion ou en taxi ne sont pas éligibles aux indemnités kilométriques. Dans de telles situations, les employeurs remboursent généralement les dépenses réelles sur présentation de justificatifs, comme les billets de train, conformément à la politique de voyage de l'entreprise. 

Les déplacements personnels ou les trajets quotidiens entre le domicile et le lieu de travail ne sont habituellement pas inclus. Cependant, il peut y avoir des exceptions pour les trajets domicile-travail en fonction des distances parcourues. Un barème kilométrique est alors applicable.

Comment se calculent les indemnités kilométriques ?

Indemnités kilométriques 2023 pour les automobiles

Le montant de ces indemnités est fréquemment calculé en utilisant un barème établi par l'administration fiscale. Celui-ci prend en compte divers facteurs, notamment : 

  • La puissance fiscale du véhicule ; 
  • Le type de véhicule ; 
  • La distance parcourue ;
  • Et d'autres dépenses liées au véhicule.

L'administration fiscale détermine le montant des indemnités kilométriques, qui fait l'objet de révisions fréquentes. Ce montant prend en compte divers éléments, tels que : 

  • Les frais de carburant ;
  • L'amortissement du véhicule ;
  • Les éventuels frais d'achat d'équipements tels que les casques, l'assurance annuelle du véhicule ;
  • Ainsi que les coûts liés à l'usure, à l'achat de pneus neufs, à l'entretien, aux réparations et au nettoyage du véhicule.

Quelles sont les indemnités kilométriques 2023 pour les automobiles ?

Indemnités kilométriques 2023 pour les voitures

Quelles sont les indemnités kilométriques 2023 pour les deux-roues ?

Indemnités kilométriques 2023 pour les deux-roues

Quelles sont les indemnités kilométriques 2023 pour les cyclomoteurs ?

Indemnités kilométriques 2023 pour les cyclomoteurs

 

Bon à savoir

Depuis 2016, dans le cadre de l'amélioration des politiques de responsabilité sociale des entreprises (RSE), les trajets à vélo, y compris les déplacements domicile-travail, donnent droit à des indemnités kilométriques, fixées à 25 centimes par kilomètre parcouru.

Les frais de stationnement et de péage d'autoroute sont traités séparément. Le montant remboursé dépend de plusieurs facteurs. En effet, ils dépendent notamment de :

  • La distance parcourue ;
  • La fréquence mensuelle des déplacements ;
  • Et enfin, la puissance fiscale du véhicule.

 

Attention

Les règles et les taux d'indemnités kilométriques peuvent varier d'un pays à l'autre. De plus, les entreprises peuvent avoir leur propre politique en la matière. Il est donc recommandé de se référer aux réglementations fiscales locales et aux politiques de l'entreprise pour comprendre les détails spécifiques liés aux indemnités kilométriques dans une situation donnée.

Indemnité kilométrique : le mécanisme de déduction des frais professionnels, comment ça fonctionne ?

Chaque année, lors de la période de déclaration des revenus au printemps, les contribuables se voient accorder une déduction automatique forfaitaire de 10 % sur leurs revenus. Cette déduction a pour but de couvrir certaines dépenses courantes liées, notamment, aux déplacements professionnels. Le montant de cette déduction forfaitaire de 10 % est soustrait automatiquement des salaires, et dans ce cas, aucune action particulière n'est requise. 

Cependant, en cas d’estimation des dépenses supérieures en frais professionnels, il est possible de renoncer à cette déduction forfaitaire. Il faut alors déduire à la place les frais réels ou utiliser les barèmes kilométriques publiés chaque année par l'administration fiscale.

Indemnité kilométrique : comment déduire ces frais professionnels des impôts pour les auto-entrepreneurs ?

En tant qu'entrepreneur opérant sous le régime de la micro-entreprise, il est important de noter que, en principe, le remboursement des dépenses professionnelles n'est pas autorisé.

La micro-entreprise est soumise à un régime fiscal où l'imposition est basée sur le chiffre d'affaires encaissé, sans considération du montant des charges engagées. En d'autres termes, dans le contexte de la micro-entreprise, la possibilité de déduire les frais n'est pas prévue.

Cela s'applique aussi bien aux auto-entrepreneurs qui souhaitent déduire leurs dépenses liées à l'achat de matériel que pour ceux qui envisagent de déduire leurs frais kilométriques. Par conséquent, la présentation de notes de frais en tant qu'auto-entrepreneur n'est pas envisageable.

 

Bon à savoir

Pour contourner cette limitation relative à la non-déduction des frais en micro-entreprise, il suffit d’intégrer de manière forfaitaire les frais de déplacement et autres dépenses professionnelles dans le montant facturé aux clients en tant qu'auto-entrepreneur. Cependant, cela aura pour conséquence d'augmenter les tarifs, le chiffre d'affaires, et donc la base de calcul de l'imposition. Il est alors essentiel de prévoir une marge pour que cette approche demeure rentable.

Indemnité kilométrique : comment fonctionne l’abattement fiscal pour les auto-entrepreneurs ?

L'impossibilité de déduire les frais réels en tant qu'auto-entrepreneur découle de la mise en œuvre d'un système d'abattement forfaitaire spécifique pour le régime micro-BIC et le régime micro-BNC.

Concrètement, l'administration fiscale applique automatiquement un taux d'abattement fiscal sur le montant du chiffre d'affaires encaissé par l’auto-entrepreneur. Cet abattement est censé couvrir une partie des dépenses professionnelles.

Le mécanisme de l'abattement fiscal en micro-entreprise est une particularité du régime de la micro-entreprise. Ainsi, il n'est pas nécessaire d'établir un lien direct entre les dépenses et l'exploitation de l'activité pour que les charges soient considérées comme déductibles en micro-entreprise.

Quel que soit le montant des charges, même en l'absence de dépenses autres que les cotisations sociales, l'abattement forfaitaire s'applique.

Les modalités d'application de cet abattement fiscal dépendent du choix d'opter ou non pour le versement libératoire de l'impôt.

L’option pour le versement libératoire

En tant qu'auto-entrepreneur, il est possible d'opter pour le versement libératoire de l'impôt sur le revenu. Cette option signifie que l’auto-entrepreneur paye un impôt sur le revenu en relation avec l’activité au moment de la déclaration du chiffre d'affaires à l'URSSAF, en même temps que le règlement des cotisations sociales. Les impôts et les cotisations sociales sont ainsi payés en une seule opération.

Dans ce contexte, il n'y a pas véritablement d'abattement forfaitaire, car le taux de prélèvement de l'impôt est relativement bas. Ce pourcentage est appliqué directement sur le chiffre d'affaires, en plus du taux des cotisations sociales.

Le taux d’abattement selon la nature de l’activité 

Si l'option de versement libératoire n'a pas été sélectionnée en tant que micro-entrepreneur, le taux d'abattement fiscal dépend de la nature de l'activité, comme suit :

- Achat-revente ou fourniture de logement (sauf location meublée) : 71%

- Prestations de services et autres activités relevant des BIC : 50%

- Activités libérales (BNC) : 34%

Il est essentiel de noter qu'il existe un montant minimum d'abattement fiscal fixé à 305 €.

Pour bénéficier de cet abattement en tant qu'auto-entrepreneur pour les frais professionnels, il faut compléter la déclaration complémentaire n°2042-C Pro lors de la déclaration de revenus annuelle. Il suffit d’indiquer le chiffre d'affaires encaissé total sur l'année imposée. L'administration fiscale appliquera ensuite automatiquement l'abattement pour calculer l'impôt sur le revenu.

Il convient de noter que si l'activité implique des charges et des frais professionnels substantiels, le statut d'auto-entrepreneur peut ne pas être le plus adapté à la situation. La création d'une société peut s'avérer plus avantageuse.

Indemnité kilométrique : comment facturer en tant qu’auto-entrepreneur ?

Pour un auto-entrepreneur, il est également possible de considérer les frais professionnels sous une catégorie spécifique connue comme les « frais de débours ». Les frais de débours représentent les dépenses engagées pour le compte d'un client et facturées en son nom.

Afin d'être déduits du chiffre d'affaires, et ainsi d'éviter d'être pris en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu, les frais de débours d'un auto-entrepreneur doivent remplir plusieurs conditions :

1. Il doit y avoir un accord écrit du client. Le mandat de débours doit spécifier la demande de réaliser un achat ainsi que le budget alloué ;

2. La facture doit être établie au nom du client et être réglée à partir du compte professionnel de l'auto-entrepreneur. Une copie de la facture doit être remise au client ;

3. Les factures émises au nom du client doivent être conservées ;

4. Le remboursement doit être demandé à la fin de la mission. Il doit correspondre au montant exact de la facture émise au nom du client et payée par l'auto-entrepreneur. Il n'est pas permis de facturer une marge sur les frais de débours.

De plus, la facture relative à la mission réalisée pour le client doit mentionner explicitement ces frais de débours.