Le dépôt des comptes annuels doit être effectué chaque année par les sociétés après la clôture de leur exercice comptable. Cette formalité s’effectue auprès du Greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l’entreprise. De même, elle peut s’effectuer en ligne via le Guichet unique des formalités des entreprises. Pour procéder à la publication des comptes annuels dans les règles, il est nécessaire de déposer certains documents comptables indispensables, pouvant varier suivant la forme juridique de l’entreprise. Ainsi, quel document pour dépôt des comptes annuels ?

Quel document pour dépôt des comptes annuels : les documents de comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels doit contenir un certain nombre de documents comptables. Parmi ces derniers se distinguent trois documents principaux qui composent les comptes annuels à proprement parler : 

  • Le bilan ;
  • Le compte de résultat ;
  • Les annexes.
 

À noter

Les entreprises qui contrôlent d’autres entreprises ont l’obligation de procéder au dépôt des comptes consolidés. Dans ce cadre, elles déposent : 

  • Un bilan consolidé ;
  • Un compte de résultat consolidé ;
  • Des annexes consolidées ; 
  • Un rapport de gestion de groupe.
 

Pour rappel

Le dépôt des comptes annuels par un représentant de l’entreprise doit se faire dans un délai d’un mois à la date d’approbation des comptes en assemblée générale. Les documents doivent alors être déposés auprès du Greffe du tribunal de commerce. En revanche, ce délai est de deux mois à la date d’approbation lorsque la procédure se fait en ligne.

Le bilan

Le bilan comptable permet de faire le point sur le patrimoine de l’entreprise au moment de la clôture des comptes annuels. Ainsi, il se compose des actifs et des passifs de l’entreprise. Le bilan offre des informations précieuses sur la santé financière de l’entreprise. 

Les sommes suivantes entrent dans la catégorie des actifs : 

  • Les immobilisations ;
  • Les stocks ;
  • Les créances clients, fiscales et sociales ;
  • La trésorerie.

Les sommes suivantes entrent dans la catégorie des passifs : 

  • Les capitaux propres de l’entreprise ;
  • Les dettes financières ;
  • Et les dettes fournisseurs, fiscales et sociales.

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Le compte de résultat

Le compte de résultat présente la différence entre les charges et les produits. Ce résultat représente les bénéfices ou les pertes qu’a enregistrés l’entreprise sur l’année. Le compte de résultat ne concerne que le seul exercice comptable sur lequel il porte. 

Le compte de résultat permet d’appréhender la situation de l’entreprise grâce à de nombreux indicateurs. Ces derniers sont notamment : 

  • La marge commerciale ;
  • La valeur ajoutée ;
  • Le résultat financier ; 
  • Le résultat d’exploitation ;
  • Ou encore le résultat net.

Les annexes

Il s’agit ici d’aider le lecteur des documents (bilan et compte de résultat) à comprendre ces derniers. En effet, l’annexe liste les méthodes comptables utilisées et apporte des renseignements supplémentaires au lecteur.

Cependant, il convient de noter qu’en fonction de certains seuils, les entreprises peuvent envoyer une version simplifiée de leurs comptes annuels. Dans ce cas, il n’est pas obligatoire de joindre d’annexe.

Quel document pour dépôt des comptes annuels : documents supplémentaires

À ces premiers documents viennent s’en ajouter d’autres en fonction du statut et de la situation de chaque entreprise ou société. Il s’agit notamment du :

  • Rapport de gestion ; 
  • Rapport du conseil de surveillance ;
  • Procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes ou l’extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition et la résolution d’affectation du résultat de l’exercice votée (ou la décision d’affectation prise) ;
  • Et le cas échéant, du rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels.

Le rapport de gestion

Le rapport de gestion est un document rédigé par la direction d’une société à destination de ses associés. Ce document a pour but d’informer ces derniers sur la gestion de la société au cours de l’exercice comptable concerné. Le rapport de gestion indique également la stratégie de la société et ses projets à venir. En somme, il s’agit de présenter aux associés un panorama complet de la situation de la société et de ses perspectives.

Le rapport de gestion concerne essentiellement les sociétés, mais n’est pas systématiquement obligatoire. En effet, les petites entreprises ne sont pas tenues de rédiger un rapport de gestion. Les entreprises sont considérées comme des petites entreprises sous condition de respect de deux des trois seuils suivants : 

  • Le total du bilan doit être supérieur à 4 millions d’euros ;
  • Le montant net du chiffre d’affaires doit être supérieur à 8 millions d’euros ;
  • Et le nombre moyen de salariés au cours de l’exercice doit être supérieur à 50.
 

À noter

Pour les associés uniques d’une EURL qui exercent la fonction de gérant de leur entreprise, il n’est pas obligatoire de déposer de rapport de gestion.

Le rapport du conseil de surveillance

Le conseil de surveillance est un organe propre aux SA (Société anonyme) et aux SCA (Société en commandite par actions). Il s’agit avant tout d’un organe de contrôle, son but principal étant de contrôler la gestion de la société par le directoire. Les membres du conseil de surveillance reçoivent un rapport trimestriel de la part du directoire sur la gestion de la société. 

La vérification des comptes annuels fait notamment partie des prérogatives du conseil de surveillance en SA. Dans ce cadre, ce dernier émet un rapport portant sur les comptes annuels qui reprend ses observations sur les comptes. 

Le procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes

L’approbation des comptes annuels est une procédure obligatoire pour l’ensemble des sociétés commerciales (SAS, SARL, EURL, SA…). Concrètement, il s’agit de soumettre les comptes annuels de l’exercice écoulé à un vote en assemblée générale pour approbation. C’est également au cours de l’assemblée qu’est prise la décision d’affectation du résultat de la société. En comptabilité, le résultat correspond à l’écart entre le chiffre d’affaires et les charges de l’entreprise avant impôt pour une période donnée. La décision d’affectation du résultat doit être retranscrite dans le procès-verbal.

 

Pour rappel

L’assemblée doit se réunir dans un délai de six mois maximum à partir de la date de clôture de l’exercice comptable. 

Ce vote fait ensuite l’objet d’un document écrit : le procès-verbal. Ce document doit respecter un certain formalisme. Le document doit en effet permettre d’identifier : 

  • La société ;
  • Le nom du document ;
  • Les informations relatives à l’assemblée ;
  • Le président de la séance de l’assemblée ;
  • Les documents présentés et discutés lors du vote ;
  • Le résumé des discussions…

Le procès-verbal doit ensuite être signé par le président de la séance ou par l’ensemble des membres du bureau.

 

À noter

Le dirigeant peut déléguer la rédaction du procès-verbal à un professionnel comme un avocat ou à son expert-comptable.

 

Pour rappel

Pour l’EURL et la SASU, lorsque l’associé unique est le seul gérant de la société, le dépôt des comptes annuels vaut approbation des comptes. Cela signifie que l’associé unique n’est pas tenu de déposer le procès-verbal d’approbation des comptes annuels contenant la décision d’affectation du résultat.

Le rapport du commissaire aux comptes

La nomination d’un commissaire aux comptes en entreprise n’est obligatoire que sous certaines conditions. En effet, cette dernière n’intervient que lorsque les sociétés atteignent certains seuils pendant l’exercice. Ces seuils varient en fonction du statut de chaque société.

Pour les SA, SAS et SARL, les seuils sont les suivants : 

  • Le total du bilan doit être supérieur à 4 millions d’euros ;
  • Le montant net du chiffre d’affaires doit être supérieur à 8 millions d’euros ;
  • Et le nombre moyen de salariés au cours de l’exercice doit être supérieur à 50.
 

À noter

Lorsque les SA font partie d’un groupe de petite taille, la nomination d’un commissaire aux comptes devient obligatoire dès que la société atteint deux des trois seuils. Cette règle s’applique que la SA ait le rôle de société mère ou de filiale significative. 

Le commissaire aux comptes a un rôle de contrôle des comptes annuels. Il doit notamment vérifier la concordance et la sincérité de ces derniers. Son rapport permet non seulement d’assurer la transparence des comptes annuels, mais également de faire part de ses remarques quant à la santé financière de la société. 

La déclaration de confidentialité des comptes

Ce document est purement optionnel. En effet, les micro-entreprises ont la possibilité d’opter pour la confidentialité de leurs comptes annuels. Pour ce faire, ces dernières peuvent joindre à leurs comptes annuels une déclaration de confidentialité. Cette déclaration doit être rédigée et signée par le dirigeant de la micro-entreprise, sur la base d’un modèle dédié à ce type d’entreprise.

Les petites et les moyennes entreprises peuvent, dans une moindre mesure, opter pour la confidentialité des comptes annuels. En effet, les petites entreprises peuvent rendre leur compte de résultat confidentiel. Les moyennes entreprises, quant à elles, peuvent procéder à une publication simplifiée et non détaillée de leurs comptes. Dans ces deux cas, la procédure prévoit aussi l’envoi d’une déclaration de confidentialité. 

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Quel document pour dépôt des comptes annuels : un récapitulatif

Ainsi, le dépôt des comptes annuels par un représentant fait partie des formalités obligatoires pour les entreprises. Au moment de procéder au dépôt  auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l’entreprise ou en ligne via le guichet unique des formalités des entreprises, il convient de déposer différents documents.

Les documents de comptes annuels

Les comptes annuels se composent de trois documents principaux.

Bilan Il permet de faire le point sur le patrimoine de l’entreprise au moment de la clôture des comptes annuels et se compose des actifs et des passifs de l’entreprise. 
Compte de résultats Le compte de résultats représente les bénéfices ou les pertes qu’a enregistrés l’entreprise sur l’année. 
Annexes Les annexes permettent de faciliter la lecture des comptes annuels en précisant les méthodes comptables utilisées.

Quel document pour dépôt des comptes annuels : documents supplémentaires

À ces premiers documents, plusieurs documents peuvent s’ajouter en fonction de la situation de l’entreprise ou de la société.

Rapport de gestion

Document rédigé par le dirigeant de la société à destination des associés pour les tenir au courant de la gestion de cette dernière.

Obligatoire pour les sociétés qui atteignent plus de deux des seuils suivants : 

  • Le total du bilan doit être supérieur à 4 millions d’euros ;
  • Le montant net du chiffre d’affaires doit être supérieur à 8 millions d’euros ;
  • Et le nombre moyen de salariés au cours de l’exercice doit être supérieur à 50.
Rapport du conseil de surveillance

Seulement pour les SA et les SCA.

Le conseil de surveillance prend connaissance des comptes annuels et émet des observations.
Procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes Le Procès-verbal est le document qui résume les débats issus de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes annuels sont présentés et soumis à approbation. 
Rapport du commissaire aux comptes

Document qui permet d’attester de la transparence des comptes annuels et qui permet au commissaire de faire part de ses observations quant à la santé financière de la société.

Toutes les sociétés n’ont cependant pas l’obligation de nommer un commissaire aux comptes.
Déclaration de confidentialité des comptes Document qui permet aux micros, petites et moyennes entreprises d’opter pour la confidentialité de leurs comptes annuels. Le périmètre de la confidentialité varie alors selon la taille de l’entreprise.