Recouvrements des impayés

Face à des clients qui ne s'acquittent pas de leurs dettes, les entreprises doivent parfois engager des démarches spécifiques pour récupérer les sommes qui leur sont dues. Ce processus, qui peut aller de simples relances à des procédures judiciaires, nécessite une bonne connaissance des démarches à suivre en cas de factures impayées. Présentation et explication des différentes procédures de recouvrement d'impayés pour les entreprises.

Recouvrement d’impayés : définition

Dans le commerce, les entreprises fournissent des biens ou des services et, en échange, reçoivent le paiement convenu de la part de leurs clients. Toutefois, il arrive que certains clients ne règlent pas la somme due. Un rappel peut parfois suffire à rectifier la situation. Cependant, il existe des cas où le client refuse de s'acquitter de son obligation. Si cette situation se produit, il est nécessaire d'entamer une procédure de recouvrement d’impayés. 

Le recouvrement d'impayés désigne donc le processus par lequel un créancier tente d'obtenir le paiement d'une somme d'argent que le débiteur lui doit. Il existe, en effet, deux types de procédures de recouvrement de dette impayées : 

• La première est la procédure à l’amiable. Dans cette démarche, le créancier et le débiteur cherchent à résoudre le non-paiement de la créance sans passer par un tribunal ;
• La deuxième est la procédure judiciaire. Elle intervient lorsque la résolution à l'amiable échoue. Elle consiste donc à faire appel à un tribunal pour obliger le débiteur à s'acquitter de sa dette.

Recouvrement d’impayés : quelles sont les conditions pour pouvoir démarrer une procédure ?

Avant d'initier une procédure de recouvrement d'impayés, il est important de réaliser certaines vérifications en amont. La créance doit, en effet, remplir trois critères fondamentaux pour qu'une action de recouvrement soit envisageable.

• Premièrement, la créance doit être certaine. Cela signifie que l'existence de la dette doit être prouvée de manière indubitable. Les preuves doivent venir de documents justificatifs, tels qu'une facture ou un contrat.
• Deuxièmement, elle doit être liquide. Le montant de la créance doit être précisément déterminé soit par son montant, soit par ses modalités de calcul. Il n'est pas obligatoire de fixer le montant à l'avance. Cependant, il ne doit pas être une simple estimation.
• Troisièmement, la créance doit être exigible. Cela implique que tous les délais de paiement sont écoulés. Des délais particuliers peuvent être accordés pour le règlement d'une facture, mais une fois ces délais passés, le paiement doit être effectué. À défaut, la facture est considérée comme impayée.

Point important : il faut aussi prendre en compte le délai de prescription de la créance. Ce terme désigne la période après laquelle aucune action en justice ne peut être engagée pour réclamer le paiement. Le point de départ de ce délai correspond à l'expiration du dernier délai de paiement accordé. Passé ce temps de prescription, il n'est plus possible pour le créancier de lancer une procédure judiciaire contre le débiteur pour obtenir le règlement de la dette.

Recouvrement d’impayés : quelles sont les procédures ?

Il existe deux types de procédures pour le recouvrement des dettes : la première est la procédure à l’amiable et la seconde est la procédure judiciaire. 

Première étape : la procédure à l’amiable

Avant d'envisager des démarches judiciaires pour le recouvrement d'impayés, une étape préliminaire est nécessaire : la tentative de résolution à l'amiable. Cette approche vise à trouver un accord entre l'entreprise et son client sans avoir à passer par la justice.

Les relances

La relance constitue la première action lorsque le paiement d'une facture n'est pas effectué dans les délais. Elle vise à rappeler au débiteur :

• L'existence de la dette ;
• Son montant ;
• Et les conditions de paiement prévues.

Cette démarche, qui cherche à encourager le règlement rapide de la dette, peut prendre la forme de : 

• Lettre recommandée avec accusé de réception ;
• E-mail ; 
• Ou d'un appel téléphonique. 

La mise en demeure

Si les relances n'ont pas l'effet escompté, l'entreprise peut alors opter pour une mise en demeure. La mise en demeure est une notification écrite, plus formelle. On l'appelle également « lettre d’avocat ». Elle précise au débiteur qu'il doit payer la dette dans un délai défini, sous peine de poursuites judiciaires. Celle-ci doit respecter un format spécifique pour être considérée comme valide. Elle doit inclure :

• La raison, dans ce cas précis : « mise en demeure » ;
• La date ;
• Les informations du créancier ;
• Les coordonnées du débiteur ;
• Une description du litige avec les preuves à l'appui ;
• Le montant dû ;
• Les modalités de paiement et le délai accordé ;
• Les conséquences d'un non-paiement ;
• Et, la signature du créancier.

Deuxième étape : la procédure judiciaire 

Si ces tentatives à l’amiable présentées ci-dessus échouent, l'entreprise peut alors envisager une action judiciaire pour garantir le recouvrement de la créance.

L’injonction de payer 

L'injonction de payer est une procédure judiciaire permettant de réclamer le paiement d'une dette. Il peut s’agir par exemple de : 

• Facture non payée ;
• Loyer non payé
• Ou un découvert bancaire.

Cette démarche est envisagée lorsque les négociations amiables n'ont pas fonctionné.

Pour entamer cette procédure, il faut constituer un dossier complet (formulaire spécifique, pièces justificatives…) et le soumettre au greffe du tribunal compétent. La particularité de cette procédure réside dans son caractère « non contradictoire ». Autrement dit, le juge examine la demande sur la base des documents fournis, sans que le débiteur soit invité à présenter sa version des faits. Deux cas de figure se dessinent :

1. Si le juge estime que la demande n'est pas fondée, aucune suite ne sera donnée. Le créancier ne pourra pas contester cette décision. Toutefois, il reste libre d'engager une action en justice plus conventionnelle s’il le souhaite.
2. Dans le cas où le juge accorde l'injonction de payer, il émet une ordonnance d'injonction de payer qui possède la force exécutoire. Le créancier doit alors notifier cette ordonnance au débiteur, généralement par l'intermédiaire d'un commissaire de justice, dans un délai de six mois. 

Si l'injonction est acceptée, le débiteur a un mois pour formuler une opposition. En l'absence de contestation, il peut : 

1. S'acquitter de sa dette de son plein gré ;
2. Ou, le cas échéant, le créancier peut engager l'exécution de l'ordonnance par le biais du commissaire de justice. Ce dernier procédera, par exemple, à une saisie sur les biens ou les comptes bancaires du débiteur.

Cas particulier : la procédure simplifiée pour les créances de moins de 5 000 euros

Une procédure simplifiée de recouvrement d'impayés est disponible pour les dettes de moins de 5 000 €. Cette méthode fait appel à un commissaire de justice pour faciliter le processus.

Premièrement, pour activer cette procédure, le créancier doit préparer un dossier sur une plateforme dédiée aux petites créances en ligne. Il est requis de fournir au commissaire de justice des éléments clés tels que : 

• L'identité du débiteur ;
• Une preuve de l'impayé ;
• Et la marge de négociation accordée au commissaire de justice pour recouvrer la dette du débiteur.

Deuxièmement, le commissaire de justice adresse au débiteur une lettre recommandée avec accusé de réception l'invitant à engager la procédure.

Le débiteur a un mois pour : 

1. Soit accepter. Si le débiteur accepte la procédure, le commissaire de justice élabore une proposition d'accord de paiement. Si les deux parties approuvent, un titre exécutoire est émis. Le débiteur doit donc payer, sous peine de saisie.
2. Soit refuser. En cas de refus, le créancier doit alors se tourner vers le tribunal pour obtenir un titre exécutoire.

Tableau récapitulatif : les procédures de recouvrement d'impayés

	Type de procédure	Description	Comment ?
Procédure à l’amiable	Relance	Première action en cas de non-paiement	Par lettre recommandée, e-mail ou appel téléphoniqueÊtre courtois dans les messages pour encourager un règlement volontaire
	Mise en demeure	Notification formelle demandant le paiement sous un délai défini en mentionnant le risque de poursuites judiciaires	Inclut différentes informations comme : Le motif ;Les détails du créancier et du débiteur ;La description du litige ;Le montant ;Les modalités de paiement ;Le délai ; La signature du créancier.
Procédure judiciaire	Injonction de payer	Demande formelle pour le paiement d'une dette établie, soumise au greffe du tribunal Exécution forcée en cas de non-paiement	Constitution d’un dossier et qui est soumis au tribunal
	Procédure simplifiée pour les créances inférieures à  5 000 €	Concerne seulement pour les dettes inférieures à 5 000 €. Un dossier doit être constitué Le commissaire de justice facilite le processus	Via une plateforme en ligne de la chambre nationale des huissiers de justice

Recouvrement d’impayés : quels sont les coûts des procédures ? 

Les frais associés au recouvrement de dettes varient selon la méthode utilisée. Voici, ci-dessous, un récapitulatif des coûts : 

Méthode de recouvrement	Coût
Relances amiables	Gratuit
Mise en demeure	Frais d'envoi ;  Possibles honoraires d'expert (optionnel).
Injonction de payer	Sans frais sauf pour tribunal de commerce (33,47€) ; Honoraires de commissaire de justice si ordonnance d'injonction de payer de sa part.
Procédure simplifiée	Frais de dossier : 14,92 € ;  Émission du titre exécutoire : 29,76 € ;  Frais de recouvrement : 21,28€ si créance de moins de 188 euros ; Entre 3,87% à 11,61% des sommes récupérées si créance de plus de 188 euros.

Comment éviter les recouvrements d’impayés ? 

Pour minimiser les risques de devoir engager des procédures de recouvrement coûteuses entre les entreprises et leurs clients, plusieurs stratégies préventives peuvent être mises en place. Voici quelques conseils pratiques pour éviter les recouvrements d’impayés : 

1. Souscrire à une assurance. La souscription à une assurance crédit peut offrir une protection contre les impayés. Elle réduit ainsi la nécessité de recourir à des procédures de recouvrement.

2. Envoyer des rappels proactifs. Faire parvenir des rappels bien avant la date d'échéance du paiement peut inciter le client à régler sa dette à temps. Ces rappels, courtois, mais fermes, rappellent les engagements pris et les échéances convenues.

3. Mettre en place des pénalités de retard. La mention explicite des pénalités de retard dans les contrats ou les factures peut dissuader les retards de paiement. Cependant, ces pénalités se doivent d'être conformes à la législation en vigueur.

4. Proposer des facilités de paiement. Proposer des solutions flexibles comme le paiement échelonné ou mensualisé peut aider les clients en difficulté financière temporaire à s'acquitter de leurs dettes sans recourir à des procédures de recouvrement.

5. Exiger des acomptes. Demander un acompte avant de commencer une prestation ou livrer une commande garantit la réception d'une partie du paiement. Cela permet de couvrir une fraction des coûts et limite l'exposition aux risques d'impayés.

Ces pratiques favorisent une gestion financière saine, mais aussi des relations commerciales durables.