Recouvrement à l’amiable : mode d'emploi pour maîtriser les créances

Le recouvrement amiable est une étape importante dans la gestion des créances des entreprises. Fondé sur la communication, la négociation et la recherche de solutions amiables, ce processus permet de récupérer les sommes dues des impayés tout en évitant de saisir le tribunal. Il contribue ainsi à préserver les relations commerciales entre les parties. 

Recouvrement amiable : définition

Les recouvrements amiables visent à collecter les créances sans recourir à des mesures judiciaires, comme une injonction de payer. Ce processus repose sur la communication et la négociation entre le créancier et le débiteur, dans le but d'aboutir à un règlement volontaire de la dette. 

Lorsque la créance est certaine, liquide et exigible

Pour entamer un recouvrement amiable, le créancier doit s’assurer que la créance répond bel et bien à certains critères, sous peine de rejet de la demande. Autrement dit, la créance doit être : 

• Certaine. Elle est existante et ne peut être sujette à contestation. Un contrat, avec des conditions générales de vente claires et précises, doit avoir été signé. Celui-ci doit comporter la somme due ainsi que toutes les autres mentions légales obligatoires ;
• Liquide. Elle est déterminable dans son montant ou dans ses modalités de calcul. C’est-à-dire qu’elle correspond à une valeur monétaire précise, qu’il est possible de payer en argent ;
• Exigible. Le client est légalement tenu de la payer au moment défini sur la facture. Il faut que l’échéance soit arrivée à terme pour que la somme soit exigible. Tant que la créance n’est pas échue, le créancier n’est aucunement en droit de la réclamer. 

Étape intermédiaire avant le recouvrement judiciaire

Tenter de recouvrir ses créances à l’amiable permet d'éviter une procédure judiciaire plus contraignante, qui s’en remettra à la seule et unique décision du juge. Il offre aux parties une opportunité de résoudre le différend de manière rapide, efficace et sans recours à la justice. Cette approche est généralement privilégiée, car elle permet de préserver les relations commerciales entre l’entreprise et son client. 

L'objectif final du recouvrement amiable est de parvenir à un accord écrit entre les parties, détaillant les modalités d’acquittement de la créance. Cet accord peut prendre la forme d'un échéancier de paiement, d'une remise partielle du montant à régler, ou de toute autre solution convenue entre les parties. Si les démarches n’aboutissent pas de manière satisfaisante pour le créancier, celui-ci est alors en droit d’engager une procédure judiciaire pour parvenir à ses fins. Cela peut se traduire par une injonction de payer ou bien une assignation au fond.

Procédures de recouvrement amiable

Cette approche vise à inciter le client au règlement des impayés, tout en préservant les intérêts de l’entreprise. Les procédures comprennent, d’une part, les relances des factures. Elles incluent, d’autre part, la mise en demeure, que le créancier peut entreprendre soit directement, soit en recourant à un tiers. Ce dernier peut être une société de recouvrement, un huissier de justice, ou encore un commissaire de justice. Les négociations peuvent porter sur des modalités de paiement adaptées aux capacités financières du débiteur, comme, par exemple, la mise en place d’un échéancier. 

Les relances

Lorsqu’un client ne règle pas sa facture en temps et en heure, le créancier a recours en premier lieu à la relance. Cette première étape consiste à contacter le débiteur pour lui rappeler l'existence de la dette, son montant, ainsi que les modalités de paiement convenues dans le contrat. Le but est de l’encourager à régulariser sa situation dans les plus brefs délais.

La relance peut s’effectuer par le biais d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Elle peut aussi se faire par voie électronique, conformément aux dispositions légales en vigueur. Il est en outre fréquent que l’entreprise contacte le client directement par téléphone. Il peut ainsi profiter de l’appel pour discuter d’autres sujets visant à entretenir la relation commerciale. Les communications initiales sont souvent formulées de manière courtoise, dans le but de maintenir une relation professionnelle et de donner au débiteur l'occasion de remplir volontairement son obligation.

La mise en demeure

Si les relances amicales ne produisent pas les résultats escomptés, la société peut alors opter pour une mise en demeure. Il s’agit d’une communication écrite plus formelle, qui indique clairement au débiteur qu'il doit régler la facture impayée dans un délai spécifié. En plus de réclamer l'acquittement, elle mentionne les conséquences juridiques potentielles si le versement n'est pas effectué dans les délais impartis.

Également connue sous le nom de « lettre d’avocat », la lettre de mise en demeure obéit à des règles strictes de rédaction. Qu’elle soit rédigée par l’entreprise elle-même ou par un tiers, elle doit comporter les éléments suivants, sous peine de nullité :

• Motif de la lettre dans l’en-tête, avec la mention « mise en demeure » ;
• Date de rédaction de la lettre ;
• Dénomination sociale du créancier, ainsi que son adresse ou son siège social ;
• Nom ou dénomination sociale du tiers (dans l’éventualité où il y en aurait un), ainsi que ses coordonnées ;
• Coordonnées et nom du débiteur ;
• Description du litige, accompagnée de pièces justificatives ;
• Somme à régler (montant total incluant les éventuels frais de retard) ;
• Modalités de paiement ;
• Délai accordé pour procéder à l’acquittement ;
• Conséquences en cas de non-respect des obligations ;
• Signature du créancier.

À noter que le délai accordé pour régulariser la situation doit être raisonnable, afin de laisser au débiteur le temps de s’organiser. Il est généralement compris entre 8 et 15 jours. L’absence de paiement, voire même de réponse, de la part du débiteur dans le délai imparti, peut alors entraîner la saisine du tribunal.

Par ses propres moyens

Certaines sociétés choisissent de gérer le recouvrement à l’amiable elles-mêmes. Cette approche offre un certain contrôle sur le processus. En revanche, elle nécessite aussi du temps et des ressources internes. Il est tout d’abord nécessaire d'élaborer des stratégies pour traiter les cas de non-paiement. Il convient également de déterminer les délais de paiement et les politiques qui y sont associées. Enfin, il peut être utile de nommer un chargé de recouvrement, à qui revient la tâche de relancer tous les clients de l’entreprise pour collecter les sommes dues des différentes factures. C’est alors à lui de juger s’il convient de procéder à une mise en demeure ou non.

Via un tiers

Face à des impayés persistants, de nombreux créanciers choisissent de faire appel à des spécialistes du recouvrement à l’amiable, tels que des cabinets spécialisés, des huissiers ou un commissaire de justice. Ces professionnels disposent des compétences et des outils nécessaires pour relancer efficacement le débiteur. Ils peuvent relancer le client au nom de l’entreprise, négocier des plans de paiement et agir de manière plus formelle si nécessaire. Si le client accepte la proposition, il peut alors choisir de s’acquitter de sa dette par le biais de l’huissier ou du commissaire, qui lui remettra alors une quittance en guise d’attestation.

Faire appel aux services d’un avocat est par ailleurs utile pour s’assurer que la lettre de mise en demeure contient bien tous les éléments requis. D’autre part, l’apposition de la signature d’un avocat donne un caractère plus formel au document. Cela contribue à optimiser le taux de réponse, car le destinataire est généralement plus enclin à la prendre au sérieux.

Il est important de souligner que le recours aux huissiers de justice n’est pas nécessairement synonyme d’action en justice. En effet, ces derniers sont légalement autorisés à proposer leurs services pour les cas de recouvrements à l’amiable. Les huissiers de justice qui interviennent dans le cadre d’un recouvrement amiable, en tant que mandataires, exercent donc leur autorité au même titre qu’une société de recouvrement. Le titre exécutoire ne s’appliquant pas dans ce cas précis, ils ne peuvent faire peser sur le débiteur la menace d’une saisie sur salaire ou sur biens.

Avantages du recouvrement amiable

En cas d'échec du recouvrement à l’amiable, le créancier peut alors envisager une procédure de recouvrement judiciaire. Cependant, le recours à la justice est souvent fastidieux et coûteux. C'est pourquoi il est préférable, dans un premier temps, d’opter pour la voie amiable. Celles-ci présentent, en effet, plusieurs avantages, tant pour l’entreprise que pour l’acquéreur :

• Préservation des relations commerciales. En évitant des conflits judiciaires, elles protègent les rapports commerciaux entre la société et ses clients ;
• Flexibilité des modalités de règlement. Les parties ont la possibilité de négocier des modalités de paiement adaptées à leur situation financière respective ;
• Économie de temps et d’argent. Une solution amiable est généralement plus rapide et moins coûteuse qu’une procédure judiciaire.

Les écueils de la procédure de recouvrement amiable

Malgré des avantages indéniables, le recouvrement à l’amiable peut parfois entraîner quelques débordements. C’est pourquoi il est important d’y recourir avec précaution, en faisant preuve de diplomatie et de courtoisie. Les principaux écueils à éviter sont les suivants :  

• Harcèlement téléphonique. La relance peut tourner au harcèlement lorsque les appels sont trop insistants ;
• Menaces ou intimidation. Recourir à la violence, verbale ou physique, pour exiger l’acquittement de la facture impayée ; 
• Violation de la vie privée du débiteur. Se présenter au domicile du client ou l’aborder dans un lieu non approprié pour lui réclamer la somme due ;
• Pression inappropriée. Insister lourdement pour accélérer le processus, en menaçant, par exemple, d’une divulgation publique de la dette ;
• Manipulation ou tromperie. Tenter de faire peur aux débiteurs vulnérables en leur faisant croire que les conséquences du retard de paiement seront plus lourdes que ce qu’elles seront réellement. Cela peut notamment inclure la menace d’une saisie sur biens ;
• Non-respect des règles éthiques et légales. Faire intervenir un huissier de justice en faisant croire qu’il opère à titre exécutoire, alors qu’il s’agit uniquement d’un recouvrement à l’amiable ;
• Risque de poursuites judiciaires à l'encontre du créancier. Imposer le règlement des frais de recouvrement au débiteur est illégal en l’absence de titre exécutoire. Le créancier s’expose à des poursuites s’il ne respecte pas cette règle. Le juge peut en décider autrement si l’affaire finit au tribunal. Tant que la procédure reste amiable, les frais restent cependant à la charge du créancier.