Recouvrement à l’amiable : mode d'emploi pour maîtriser vos créances !

Des factures impayées ? Pour une gestion efficace de vos créances, misez sur le recouvrement amiable. Exit les procédures judiciaires longues et coûteuses et place à une approche intelligente qui privilégie dialogue et négociation ! Car oui, récupérer ses créances tout en préservant ses relations commerciales, c'est possible. Fondé sur la communication, la négociation et la recherche de solutions amiables, le recouvrement amiable vous permet, en tant que professionnel de la finance ou dirigeant d’entreprise, de récupérer vos sommes dues des impayés tout en évitant de saisir le tribunal.

Quels sont les secrets d'une démarche réussie ? Découvrez dés à présent les rouages de cette approche et des conseils d'experts qui ont fait leurs preuves.

Recouvrement amiable : définition

Les recouvrements amiables visent à collecter les créances sans recourir à des mesures judiciaires, comme une injonction de payer. Ce processus repose sur la communication et la négociation entre le créancier et le débiteur, dans le but d'aboutir à un règlement volontaire de la dette. 

Lorsque la créance est certaine, liquide et exigible

Pour entamer un recouvrement amiable, vous devez vous assurer, en tant que créancier, que votre créance répond bel et bien à certains critères, sous peine de rejet de la demande. Autrement dit, votre créance doit être :

• Certaine. Elle est existante et ne peut être sujette à contestation. Un contrat, avec des conditions générales de vente claires et précises, doit avoir été signé. Celui-ci doit comporter la somme due ainsi que toutes les autres mentions légales obligatoires ;
• Liquide. Elle est déterminable dans son montant ou dans ses modalités de calcul. C'est-à-dire qu'elle correspond à une valeur monétaire précise, qu'il est possible de payer en argent ;
• Exigible. Votre client est légalement tenu de la payer au moment défini sur la facture. Il faut que l'échéance soit arrivée à terme pour que la somme soit exigible. Tant que la créance n'est pas échue, vous n'êtes aucunement en droit de la réclamer.

Étape intermédiaire avant le recouvrement judiciaire

Tenter de recouvrir vos créances à l'amiable vous permet d'éviter une procédure judiciaire plus contraignante et souvent coûteuse, qui s'en remettra à la seule et unique décision du juge. Cette démarche vous offre, ainsi qu'à votre débiteur, une opportunité de résoudre le différend de manière rapide, économique, efficace et sans recours à la justice. Cette approche est généralement privilégiée, du moins dans un premier temps, car elle permet de préserver vos relations commerciales avec votre client.

L'objectif final du recouvrement amiable est de vous permettre de parvenir à un accord écrit avec votre débiteur, détaillant les modalités d'acquittement de la créance, et in fine de recouvrir votre créance en percevant les sommes qui vous sont dues. Cet accord peut prendre la forme d'un échéancier de paiement, d'une remise partielle du montant à régler, ou de toute autre solution convenue entre vous. Si les démarches n'aboutissent pas de manière satisfaisante pour vous en tant que créancier, vous êtes alors en droit d'engager une procédure judiciaire pour parvenir à vos fins. Cela peut se traduire par une injonction de payer ou bien une assignation au fond.

Procédures de recouvrement amiable

Cette approche vise à inciter votre client au règlement des impayés, tout en préservant les intérêts de votre entreprise. Les procédures comprennent, notamment, les relances de vos factures. Elles incluent, d'autre part, la mise en demeure, que vous pouvez entreprendre soit directement, soit en recourant à un tiers. Ce dernier peut être une société de recouvrement, un huissier de justice, ou encore un commissaire de justice. Les négociations peuvent porter sur des modalités de paiement adaptées aux capacités financières de votre débiteur, comme, par exemple, la mise en place d'un échéancier.

Il est par ailleurs essentiel de garder à l’esprit que la personnalisation et l’empathie sont vos meilleurs alliés lorsque la situation se complique avec un client. En tenant compte des spécificités de votre client, vous augmenterez significativement votre taux de recouvrement amiable.

Les relances

Lorsqu'un de vos clients ne règle pas sa facture en temps et en heure, vous avez recours en premier lieu à la relance. Cette première étape consiste à contacter votre débiteur pour lui rappeler l'existence de la dette, son montant, ainsi que les modalités de paiement convenues dans le contrat. Le but est de l'encourager à régulariser sa situation dans les plus brefs délais. Cette première prise de contact doit être courtoise et professionnelle. Il s’agit dès lors de comprendre les raisons du non-paiement des sommes qui vous sont dues. L’écoute active et l’empathie sont indispensable à ce stade afin de comprendre la situation et de récolter le maximum d'informations sur votre client (difficultés financières profondes ; simple oubli ; litige commercial en perspective, etc). En récoltant le maximum d'informations dès le début du processus de collecte, vous augmentez vos chances de réussite à la suite du processus.

La relance peut s'effectuer par le biais d'une lettre recommandée avec accusé de réception. Elle peut aussi se faire par voie électronique, conformément aux dispositions légales en vigueur. Il est en outre fréquent que vous contactiez votre client directement par téléphone. Vous pourrez ainsi profiter de l'appel pour discuter d'autres sujets visant à entretenir la relation commerciale. Les communications initiales sont souvent formulées de manière courtoise, dans le but de maintenir une relation professionnelle et de donner à votre débiteur l'occasion de remplir volontairement son obligation.

La mise en demeure

Si vos relances amicales ne produisent pas les résultats escomptés, vous pouvez alors opter pour une mise en demeure. Il s'agit d'une communication écrite plus formelle, qui indique clairement à votre débiteur qu'il doit régler la facture impayée dans un délai spécifié. En plus de réclamer l'acquittement, elle mentionne les conséquences juridiques potentielles si le versement n'est pas effectué dans les délais impartis.

Également connue sous le nom de « lettre d'avocat », la lettre de mise en demeure obéit à des règles strictes de rédaction. Que vous la rédigiez vous-même ou qu'elle soit rédigée par un tiers, elle doit comporter les éléments suivants, sous peine de nullité :

• Motif de la lettre dans l'en-tête, avec la mention « mise en demeure » ;
• Date de rédaction de la lettre ;
• Votre dénomination sociale en tant que créancier, ainsi que votre adresse ou votre siège social ;
• Nom ou dénomination sociale du tiers (dans l'éventualité où il y en aurait un), ainsi que ses coordonnées ;
• Coordonnées et nom de votre débiteur ;
• Description du litige, accompagnée de pièces justificatives ;
• Somme à régler (montant total incluant les éventuels frais de retard) ;
• Modalités de paiement ;
• Délai accordé pour procéder à l'acquittement ;
• Conséquences en cas de non-respect des obligations ;
• Votre signature en tant que créancier.

À noter que le délai que vous accordez à votre débiteur pour régulariser la situation doit être raisonnable, afin de lui laisser le temps de s'organiser. Il est généralement compris entre 8 et 15 jours. L'absence de paiement, voire même de réponse, de la part de votre débiteur dans le délai imparti, peut alors vous amener à saisir le tribunal. Par ailleurs, envoyer une lettre de mise en demeure à votre client ne vous contraint pas à sortir du processus de recouvrement amiable. Cette démarche peut parfois être mal perçue par vos clients qui se sentent dès lors menacés. Il est crucial de maintenant un canal de communication ouvert et d’avoir des dialogues francs et honnêtes avec votre client. Expliquez-lui par exemple que cette formalité est obligatoire par mesure de protection pour votre entreprise, mais que le dialogue reste ouvert et que votre priorité est de trouver une solution amiable qui respecte vos intérêts mutuels.

Par ses propres moyens

Vous pouvez choisir de gérer le recouvrement à l'amiable vous-même au sein de votre société. Cette approche vous offre un certain contrôle sur le processus. En revanche, elle nécessite aussi du temps et des ressources internes. Il vous est tout d'abord nécessaire d'élaborer des stratégies en interne pour traiter les cas de non-paiement. Il vous convient également de déterminer les délais de paiement et les politiques qui y sont associées. Enfin, il peut vous être utile de nommer un chargé de recouvrement, à qui revient la tâche de relancer tous vos clients et d’assurer la gestion de votre crédit pour collecter les sommes dues des différentes factures. C'est alors à lui de juger s'il convient de procéder à une mise en demeure ou non.

Via un tiers

Face à des impayés persistants, vous pouvez choisir, en tant que créancier, de faire appel à des spécialistes du recouvrement à l'amiable, tels que des cabinets spécialisés, des huissiers ou un commissaire de justice. Ces professionnels disposent des compétences et des outils nécessaires pour relancer efficacement votre débiteur. Ils peuvent relancer votre client en votre nom, négocier des plans de paiement et agir de manière plus formelle si nécessaire. Si votre client accepte la proposition, il peut alors choisir de s'acquitter de sa dette par le biais de l'huissier ou du commissaire, qui lui remettra alors une quittance en guise d'attestation.

Faire appel aux services d'un avocat vous est par ailleurs utile pour vous assurer que votre lettre de mise en demeure contient bien tous les éléments requis. D'autre part, l'apposition de la signature d'un avocat donne un caractère plus formel au document. Cela contribue à optimiser le taux de réponse, car votre débiteur est généralement plus enclin à la prendre au sérieux.

Il est important de souligner que le recours aux huissiers de justice n'est pas nécessairement synonyme d'action en justice. En effet, ces derniers sont légalement autorisés à proposer leurs services pour les cas de recouvrements à l'amiable. Les huissiers de justice qui interviennent dans le cadre d'un recouvrement amiable, en tant que mandataires, exercent donc leur autorité au même titre qu'une société de recouvrement. Le titre exécutoire ne s'appliquant pas dans ce cas précis, ils ne peuvent faire peser sur votre débiteur la menace d'une saisie sur salaire ou sur biens. Enfin, gardez en tête que passer via un tiers représente également un risque pour votre relation client. Face à ce genre de situation, vos clients peuvent se sentir menacer et vous perdrez ainsi leur confiance et de futures relations commerciales.

Avantages du recouvrement amiable

En cas d'échec du recouvrement à l'amiable, vous pouvez alors envisager une procédure de recouvrement judiciaire. Cependant, le recours à la justice est souvent fastidieux et coûteux. C'est pourquoi il est préférable, dans un premier temps, d'opter pour la voie amiable. Celle-ci présente, en effet, plusieurs avantages, tant pour votre entreprise que pour votre client :

• Préservation des relations commerciales. En évitant des conflits judiciaires, vous protégez vos rapports commerciaux avec vos clients ;
• Flexibilité des modalités de règlement. Vous avez, avec votre débiteur, la possibilité de négocier des modalités de paiement adaptées à votre situation financière respective ;
• Économie de temps et d'argent. Une solution amiable est généralement plus rapide et moins coûteuse qu'une procédure judiciaire.

Les écueils de la procédure de recouvrement amiable

Dans le cadre de votre recouvrement à l'amiable, et malgré ses avantages indéniables, vous devez faire attention à certains débordements. C'est pourquoi il est important d'y recourir avec précaution, en faisant preuve de diplomatie et de courtoisie. Les principaux écueils à éviter sont les suivants :

• Harcèlement téléphonique. Vos relances peuvent tourner au harcèlement lorsque les appels sont trop insistants ;
• Menaces ou intimidation. Recourir à la violence, verbale ou physique, pour exiger l'acquittement de la facture impayée ;
• Violation de la vie privée du débiteur. Vous présenter au domicile de votre client ou l'aborder dans un lieu non approprié pour lui réclamer la somme due ;
• Pression inappropriée. Insister lourdement pour accélérer le processus, en menaçant, par exemple, d'une divulgation publique de la dette ;
• Manipulation ou tromperie. Tenter de faire peur à vos débiteurs vulnérables en leur faisant croire que les conséquences du retard de paiement seront plus lourdes que ce qu'elles seront réellement. Cela peut notamment inclure la menace d'une saisie sur biens ;
• Non-respect des règles éthiques et légales. Faire intervenir un huissier de justice en faisant croire qu'il opère à titre exécutoire, alors qu'il s'agit uniquement d'un recouvrement à l'amiable ;
• Risque de poursuites judiciaires à votre encontre. Imposer le règlement des frais de recouvrement à votre débiteur est illégal en l'absence de titre exécutoire. Vous vous exposez à des poursuites si vous ne respectez pas cette règle. Le juge peut en décider autrement si l'affaire finit au tribunal. Tant que la procédure reste amiable, les frais restent cependant à votre charge.