Éviter les impayés : 6 solutions pour la survie des TPE

Les impayés représentent un véritable fléau pour les entreprises, particulièrement pour les plus petites, les TPE et les PME. Les retards de paiement, voire les factures jamais honorées, peuvent rapidement creuser un gouffre dans la trésorerie des entreprises les plus fragiles. Aujourd’hui, ils sont la cause de la faillite de milliers d’entre elles. En effet, non seulement ils sont dangereux pour les finances de l’entreprise, mais leur gestion est aussi péniblement chronophage. Mettre des mesures en place pour éviter les impayés est donc crucial !

Quand peut-on parler d’impayés ?

Comme son nom l’indique, on parle d’impayés lorsqu’aucun paiement n’est reçu suite à l’émission d’une facture pour un bien ou un service. Pour pouvoir exiger le règlement : 

• la prestation ou le produit doit avoir été livré sans rétribution en contrepartie,
• la date limite de paiement doit être dépassée,
• la somme doit être certaine, c’est-à-dire démontrée par un document de contrat (facture, devis, etc.) et liquide, soit réglable en argent. 

En France, les impayés et les retards de paiement, qu’ils proviennent des entreprises clientes ou des particuliers, sont monnaie courante et les entreprises s’y confrontent au quotidien. Des études révèlent que près de 15 000 d’entre elles déposent le bilan chaque année pour cette raison. Parfois, les impayés sont simplement dus à des oublis. D’autres fois, c’est la situation du client qui est en cause (dépôt de bilan, liquidation judiciaire, etc.). Enfin, parfois, il s’agit d’un litige commercial qui oppose le fournisseur et l’acheteur. 

Quoi qu’il en soit, la trésorerie est le nerf de la guerre pour une entreprise. En la matière, il vaut mieux donc prévenir que guérir. En effet, appliquer certaines bonnes pratiques peut régler une partie du problème et couper l’herbe sous le pied des mauvais payeurs !

6 bonnes pratiques pour éviter les impayés 

S’assurer que le problème ne vient pas de soi

Dans certains cas, l’accumulation d’impayés est une faute partagée. Il faut donc veiller à se protéger de tout manquement avant d’incriminer les débiteurs : 

• La facture est-elle parvenue au client ? À la bonne personne ?  
• Le mode de paiement offert est-il approprié ?

Gare aussi à la conformité des processus et des documents commerciaux : 

• Est-ce que des conditions générales de vente ont été rédigées ? 

C’est ce qui permettra de faire valoir les dispositions légales quant au service ou produit délivré. 

• Les bons de commande ainsi que les devis sont-ils établis correctement ? 

Ces documents permettent d’attester que la commande a bel et bien été passée et que les deux parties se sont entendues sur les modalités. 

• Les bons de livraison sont-ils dûment transmis et signés ? 

C’est ce qui permettra de vérifier la date d’expédition et de livraison ou d’exécution du service et de confirmer que l’entreprise créancière a bien rempli sa part du marché. 

• Les factures comportent-elles toutes les informations essentielles ? 

Échéances de paiement, pénalités en cas de retard, modalités de paiement… La facture doit être parfaitement libellée et explicite concernant les obligations de chacune des parties, sans quoi, il est impossible d’entamer une procédure de recouvrement en cas d’impayés. 

Identifier les mauvais payeurs 

Une fois ces vérifications faites, il est temps de s’intéresser au profil des clients. C’est moins le cas lorsqu’il s’agit de particulier, par contre, avant de faire affaire avec une entreprise, un fournisseur ou un partenaire, il faut s’assurer de sa capacité à honorer ses factures. 

Flairer les mauvais payeurs peut sauver la trésorerie de l’entreprise ! Alors, comment les reconnaître ?

• Se renseigner sur la solvabilité de l’entreprise cliente afin d’en savoir davantage sur sa santé et ses capacités financières (Infonet.fr offre un service d’étude de solvabilité en ligne), 
• S’informer auprès de son réseau sur la réputation de l’entreprise et ses habitudes de paiement. 

D’autres signaux d’alerte doivent aussi mettre la puce à l’oreille dans une relation commerciale. En effet, pour éviter de futurs impayés, il faut se méfier :  

• d’un volume de commandes qui fluctue beaucoup et sans explication, 
• du nombre de réclamations en constante augmentation
• lorsque la communication est brutalement rompue,
• ou encore, quand le turnover est particulièrement important du côté des responsables de la facturation.  

Maintenir une base de données clients

Une bonne gestion des factures commence par une base de données bien ordonnée. Pour éviter les impayés, il faut savoir quand ils surviennent et d’où ils viennent. Il est donc indispensable d’avoir une base de données clients régulièrement mise à jour pour savoir à qui adresser relances et sommations. 

C’est un gain de temps considérable et l’assurance de réaliser les différentes actions de suivi en temps et en heure, en s’adressant à la bonne personne. On peut alors anticiper les non-paiements de facture en amont et réagir efficacement aussitôt les échéances dépassées. 

Dans la même optique, certaines entreprises décident aussi de se doter d’un logiciel de trésorerie et de gestion de la facturation. Ce genre d’outils permet de rassembler toutes les informations clients et de gérer la comptabilité de l’entreprise en temps réel. On peut, par exemple, automatiser les relances pour le paiement des factures.

Diversifier les modes de paiement pour éviter les impayés

CQFD : plus il est facile de payer, moins il y a de risque d’impayés ! 

Pour mettre toutes les chances de son côté et enlever d’éventuels freins aux paiements, il faut donc que le processus de règlement des factures soit le plus simple possible pour le client. Diversifier les modes de paiement (virement, carte bancaire, prélèvement SEPA, etc.) est un des aspects primordiaux. 

Cela étant dit, les paiements par chèques sont à éviter. Ce mode de paiement comporte davantage de risques. Sans parler du nombre incalculable de chèques sans provision reçus par les entreprises, il faut aussi penser au fait qu’ils peuvent facilement se perdre, être oubliés ou volés. S’il s’agit d’un montant conséquent, mieux vaut alors opter pour le chèque de banque.  

Mettre en place des procédés de dissuasion 

Pour protéger son entreprise et éviter les impayés, il faut tenir les clients au fait des conséquences. Les contrats de vente, les devis ainsi que les factures devraient alors comporter :

• des indemnités de retard (ou “indemnités compensatoires”) : combien ? à partir de quand ? 
• une clause de propriété qui prévoit que le vendeur garde la possession du bien tant et aussi longtemps que le client n’a pas effectué le paiement,
• des modalités concernant les commandes à venir : l’entreprise peut, par exemple, refuser d’honorer les prochaines livraisons ou les prochains services jusqu’à ce que les anciennes factures soient réglées.

Par ailleurs, il faut bien sûr veiller à mettre en place différents types de relance en prévention des impayés. 

S’offrir des garanties

En plus de dissuader les clients de s’endetter auprès d’elle, l’entreprise peut faire en sorte de s’assurer une trésorerie en toutes situations. Le système d’acompte et d’escompte est une bonne technique : 

• l’acompte permet d’obtenir une partie du paiement au préalable et assure une rentrée d’argent (et de conserver les informations de paiement du client en prime !), 
• l’escompte agit comme un incitatif : il permet d’offrir une remise aux clients en échange d’un paiement anticipé. 

D’autres outils sont gages de garantie :

• La lettre d’intention : cette entente préalable au contrat formel permet d’inclure des garanties additionnelles. Elle peut, par exemple, prévoir qu’une société mère se porte garante des engagements de sa filiale, 
• Le gage sans dépossession et le nantissement : ces dispositions utilisent un bien comme garantie de paiement,
• La garantie à première demande : cette modalité oblige le débiteur à honorer une portion du paiement dès la première demande du créancier, et ce, sans dérogation possible. 

Enfin, il est aussi possible de faire appel à des tiers pour protéger les intérêts de l’entreprise en matière d’impayés en :  

• souscrivant à une assurance impayés qui assurera le maintien de la trésorerie en cas de pépin, 
• contractant une société d’affacturage et/ou une société de recouvrement pour la gestion de la facturation et la collecte des créances.

Comment réagir face aux impayés ? 

Trop tard… Malgré tous les efforts de prévention et de vigilance, les factures en retard et les impayés continuent de s’empiler. Il faut réagir ! Pour maintenir de bons rapports avec ses clients, il faut y aller par palier. 

La relance à l’amiable pour des relations apaisées 

Nul n’est à l’abri des imprévus… L’entreprise cliente a peut-être traversé une période difficile, connu des désorganisations ou tout simplement oublié la facture. La première étape consiste donc à obtenir un paiement volontaire de sa part suite à des relances à l’amiable, certes cordiales, mais de plus en plus fermes au fil du temps. 

Pour ce faire, en plus des échanges téléphoniques, il faut s’assurer de garder des traces écrites de ces correspondances. On privilégiera donc les communications par email ou par courrier. D’abord en votre nom, puis secondé par un avocat, vous pouvez aussi faire parvenir des lettres de mise en demeure. Bien souvent, quelques relances amicales suffiront pour faire réagir le débiteur.  

La voie judiciaire en dernier recours 

Quand rien n’y fait, il existe des mesures de recouvrement judiciaire pour gérer les impayés : 

• La procédure d’injonction de payer : par décision du juge, elle permet d’obtenir un titre exécutoire pour recouvrer la créance. Il s’agit d’une action rapide et peu coûteuse (environ 40 euros), 
• Le référé provision : cette procédure cite le débiteur à comparaître devant le juge pour le versement d’une provision. On opte généralement pour cette mesure lorsque le client est en difficulté financière, 
• La procédure d’assignation en paiement : dans ce cas aussi, l’entreprise en défaut est assignée pour comparution. Il s’agit cette fois d’un véritable procès qui survient généralement après l’échec des deux autres démarches. Cette procédure est la plus longue et la plus coûteuse. 

Quoi qu’il en soit, le jeu doit en valoir la chandelle. Inutile de se plonger dans des procédures disproportionnées par rapport à la somme due, au risque d’y perdre temps et argent au bout du compte. 

Se prémunir des mauvais payeurs et éviter les impayés avec des mesures simples, cela reste la meilleure manière de réduire drastiquement les risques de factures non payées. Avec un système de facturation et de suivi des clients bien rodé en amont, il sera aussi plus facile de gérer le recouvrement des dettes lorsque cela arrive malgré tout.