Durant toute sa vie, l’entreprise est confrontée à un certain nombre de démarches administratives. Ouverture d’établissements secondaires, vente, scission… À chaque changement, il est nécessaire qu’elle en informe les autorités compétentes. Bien souvent, il lui appartient de justifier ces changement par des documents appelés « actes ». Les actes les plus courants que doit déposer une entreprise au greffe concernent ses statuts et ses comptes annuels.

Les statuts

Tout au long de sa vie, une entreprise est confrontée à des démarches administratives. L’une des plus importantes concerne ses statuts. Les statuts, c’est un document légal qui régit les relations entre actionnaires et associés au sein d’une société. On y trouve aussi les règles qui organisent le fonctionnement de la société. Surtout, les statuts définissent la forme juridique de l’entreprise. La rédaction des statuts s’adapte aux spécificités de chaque société. Cependant, tout n’est pas accepté car il faut respecter les dispositions légales.

Les statuts doivent obligatoirement être déposés au greffe du tribunal de commerce dont dépend la société. Cela se fait au moment de l’immatriculation de l’entreprise. Si les statuts venaient à être modifiés au cours de l’existence de l’entreprise, il faudrait également en informer le greffe.

À noter : les entreprises individuelles ne sont pas concernées par les statuts.

Le dépôt des statuts s’effectue sous forme d’actes. Il peut s’agir d’actes authentiques ou d’actes sous seing privé. L’acte sous seing privé est un document écrit par un particulier et où apparaissent les signatures manuscrites de toutes les parties. L’acte authentique, en revanche, est établi par un notaire ou un officier public.

Sur les actes définissant les statuts d’une entreprise, il est nécessaire de faire apparaître plusieurs renseignements, tels que :

  • la dénomination sociale
  • la forme juridique
  • l'adresse du siège social
  • les apports de chaque associé ou actionnaire
  • le montant du capital social
  • le mode de fonctionnement de la société

D’autres informations peuvent venir compléter ces éléments essentiels. C’est par exemple le cas du rapport du commissaire aux apports pour les sociétés anonymes à responsabilité limitée ou pour les sociétés anonymes.

Il est possible d’ajouter volontairement des documents supplémentaires dans les annexes des statuts. Il s’agit en général d’actes qui décrivent les actions effectuées par les fondateurs avant la création officielle de l’entreprise. Parmi ces actes, on retrouve souvent des pactes et contrats d’associés ou les « actes accomplis pour le compte de la société en formation ». Ce sont des documents relatifs aux dépenses effectuées pour l’entreprise avant la signature des statuts. On y lit notamment le nom des fondateurs ayant fait les dépenses tout comme la date des dépenses ainsi que leurs montants.

Les comptes annuels

Les comptes annuels constituent l’une des autres formalités essentielles dans la vie d’une entreprise. C’est un dossier composé de plusieurs documents. Les comptes annuels dressent un état de la santé financière de l’entreprise.

Il est obligatoire pour plusieurs entreprises de déposer leurs comptes annuels chaque année. Cette procédure se réalise auprès du greffe du tribunal de commerce duquel dépend l’entreprise. Les principales entreprises concernées par le dépôt des comptes annuels sont :

  • les sociétés à responsabilité limitée pluripersonnelles et unipersonnelles
  • les sociétés par action (SA, SAS, SASU, SCA) 
  • les sociétés en nom collectif
  • les sociétés d’exercice libéral (SEL, SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS)
  • les sociétés commerciales qui ont leur siège social à l’étranger mais qui possède des succursales sur le territoire français
  • les sociétés ou les unions de coopératives agricoles sous certaines conditions 
  • les sociétés européennes qui ont leur siège social sur le territoire français

Il n’est pas nécessaire pour les entreprises individuelles et les sociétés civiles immobilières de déposer leurs comptes annuels. Les personnes physiques ont toutefois l’obligation de déposer leurs documents comptables auprès de leur greffe du tribunal de commerce.

Les comptes annuels se composent toujours des trois documents suivants :

  • le bilan
  • le compte de résultat
  • les annexes

D’autres documents peuvent venir compléter le dossier. Si la société est cotée, il faudra joindre le rapport de gestion. Les SA sont dans l’obligation d’ajouter également le rapport du président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance. Ce rapport doit expliquer dans quelles conditions ont été préparés et organisés les travaux du conseil. Il doit en outre détailler procédures de contrôle interne à l’entreprise.

Dans le cas où les comptes annuels sont approuvés en assemblée générale, il est nécessaire de fournir le procès-verbal de l’AG. Enfin, s’il y un commissaire aux comptes dans la société, son rapport est aussi requis.

Le rapports de gestion, de commissaire aux comptes et du conseil de surveillance doivent obligatoirement accompagner le dossier dans le cas où la société établit des comptes consolidés.

Autres actes

Différents actes doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce d’une entreprise à chaque moment de son existence. Nous avons vu précédemment qu’une société est tenue de déposer ses comptes tous les ans. Au moment de sa création, lors de son immatriculation, il est aussi obligatoire qu’elle présente ses statuts. En fonction de la nature de l’entreprise et de son évolution, d’autres actes peuvent être demandés par le greffe.

Par exemple, si une entreprise réalise son immatriculation à la suite d’une prise en location-gérance ou en gérance-mandat, un acte qui constate la prise en location-gérance ou en gérance-mandat sera demandé. De la même manière, si l’immatriculation d’une entreprise survient suite à un achat, il faudra donner un acte de vente et un acte d’acquisition du fonds de commerce.

Par ailleurs, plusieurs sociétés nécessitent que soient nommés certains membres appartenant à des organes de gestion, d’administration, de direction ou de surveillance. C’est notamment le cas des différents types de sociétés par action, des sociétés civiles ou des sociétés de personnes. Selon leur forme juridique, elles seront amenées à fournir des actes de nomination du président, du gérant ou du représentant au conseil de surveillance. Dans certains cas, il faudra même joindre le procès-verbal attestant de ces nominations. De la même manière, les sociétés contraintes de nommer un commissaires aux apports, comme les SARL ou les SELARL, devront faire parvenir au greffe un acte de nomination du commissaire aux apport pour faire leur immatriculation. Enfin, ces dernières auront également la charge de faire parvenir au greffe d’autres documents comme le rapport du commissaire aux apports.

Tous les changements qui modifient les informations communiquées lors de l’immatriculation d’une société devront être déclarés à son greffe du tribunal de commerce. Ils seront justifiés par le biais de pièces ou d’actes.

Finalement, il sera nécessaire de déposer certains actes si l’entreprise disparaît, tels que :

  • le procès-verbal suivant la réunion ou l’assemblée qui fait état de la dissolution de l’entreprise ;
  • l’acte attestant de la fermeture des opérations de liquidation ;
  • dans le cas de la disparition d’une entreprise à la suite d’une fusion transfrontalière, le procès-verbal de l’AGE qui approuve la fusion, ainsi que l’acte de la société absorbante certifiant la fusion.

Dernière mise à jour le 25/08/2020