De sa création à sa disparition, une entreprise est soumise à certaines démarches administratives. Modification du capital, changement de dirigeant, rachat… Les occasions ne manquent pas de mettre à jour la situation d’une entreprise auprès du greffe. Le dépôt d’acte se réalise en général auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. Il concerne trois grands moments de la vie de l’entreprise : son immatriculation, ses modifications et la publication de ses comptes annuels.

Qu’est-ce qu’un acte ?

Quand on parle des formalités administratives qui entourent une entreprise, on est amené à utiliser le terme d’« actes ». Dans ce contexte, les « actes » désignent les documents qui permettent de justifier les changements relatifs à la vie d’une entreprise. Ils sont également nécessaires lors de son immatriculation au RCS.

Les principaux actes que l’on peut rencontrer se rapportent d’abord aux statuts. Ce sont des documents légaux qui régissent les relations entre actionnaires et associés au sein d’une société. Ils définissent aussi la forme juridique de l’entreprise. Les statuts sont déposés sous forme d’acte : acte authentique ou acte sous seing privé. Si certaines informations sont indispensables à chaque statut, d’autres documents ou actes peuvent venir compléter le dossier en fonction de la société. Parmi ceux-ci, on peut citer :

  • les rapports des commissaires aux apports pour les SARL ou les SA ;
  • les pactes ou contrats d’associés ;
  • les actes accomplis pour le compte de la société en formation, etc.

Les statuts concernent la majorité des entreprises, mais pas les entreprises individuelles.

Une autre formalité à laquelle la plupart des sociétés sont soumises est le dépôt des comptes annuels. Les comptes annuels constituent un dossier composé des différents documents comptables d’une société, à savoir, le bilan, le compte de résultat et les annexes. La majorité des sociétés sont obligées de déposer leurs comptes annuels, à l’exception des entreprises individuelles et des sociétés civiles immobilières. Sans présenter le dossier complet des comptes annuels, ces dernières ne sont cependant pas exemptes de déposer leurs documents comptables au greffe.

Enfin, selon la nature et l’évolution d’une entreprise, d’autres actes peuvent être constitués, comme : 

  • des actes de nomination
  • des actes d’achat et de vente
  • des actes de prise en location-gérance ou en gérance-mandat
  • des actes attestant de dissolution ou de fermeture des opérations de liquidation
  • des actes approuvant ou certifiant des fusions
  • des procès-verbaux

Qui doit déposer des actes au greffe ?

La grande majorité des entreprises inscrites au registre du commerce et des sociétés est amenée à déposer des actes auprès du greffe du tribunal de commerce. Les principales entreprises sont :

  • les commerçants
  • les personnes physiques
  • les sociétés à responsabilité limitée
  • les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée
  • les sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée
  • les sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance
  • les sociétés anonymes à conseil d’administration
  • les sociétés par actions simplifiées
  • les sociétés en commandite par actions
  • les sociétés holding à directoire et conseil de surveillance
  • les sociétés en commandite simple
  • les sociétés en nom collectif
  • les sociétés civiles
  • les groupements d’intérêt économique
  • les groupement européens d’intérêt économique
  • les sociétés commerciales qui ont leur siège social à l’étranger mais qui possèdent des succursales sur le territoire français
  • les sociétés ou les unions de coopératives agricoles sous certaines conditions 
  • les sociétés européennes qui ont leur siège social sur le territoire français

Quand doit-on déposer les différents actes d’une entreprise ?

Le moment où déposer un acte d’une entreprise varie en fonction de la démarche à laquelle cet acte est associé.

Les statuts doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce au moment de l’immatriculation de l’entreprise au RCS. Il faut aussi informer le greffe à chaque modification affectant les informations déclarées lors de l’immatriculation. En général, des actes ou des pièces justifiant ces modifications sont demandés. Le délai pour informer le greffe de ces changements est d’un mois à partir de la date de décision ou à partir de la date de publication du changement dans un journal d’annonces légales (si le changement fait l’objet d’une telle publication).

Les comptes annuels, comme leur nom l’indique, doivent être déposés auprès du greffe chaque année. L’approbation des comptes est soumise à une assemblée générale au sein de l’entreprise qui doit se tenir au maximum six mois après la date de clôture de l’exercice social. Il est indispensable que le dépôt des comptes annuels se fasse un mois maximum après la date de cette assemblée. Si le dépôt se fait par voie électronique, l’entreprise dispose alors de deux mois après la date de l’assemblée générale pour le réaliser. Enfin, si l’entreprise est dans l’impossibilité d’organiser une assemblée générale dans les six mois qui suivent la fermeture de son exercice comptable, elle a la possibilité de demander un délai supplémentaire au président du tribunal de commerce.

Pour finir, certains actes sont à déposés au greffe au moment de la disparition d’une société, si elle se trouve dans une situation particulière. Par exemple, si l’entreprise disparaît à cause d’une dissolution, il faut fournir le procès-verbal de la réunion ou de l’assemblée où a été décidée la dissolution de l’entreprise. Si l’entreprise disparaît à cause d’une liquidation, il faut fournir l’acte attestant de la fermeture des opérations de liquidation. Finalement, si l’entreprise disparaît à cause d’une fusion transfrontalière, il faut fournir au greffe un procès-verbal de l’AGE qui approuve la fusion, ainsi que l’acte de la société absorbante certifiant la fusion.

Dernière mise à jour le 25/08/2020