Au moment de réaliser des formalités relatives à l’immatriculation d’une entreprise ou à un changement dans la vie d’une entreprise, des actes peuvent être demandés par le greffe du tribunal de commerce. En fonction de la forme juridique de l’entreprise et du type de formalité administrative, le dépôt d’actes auprès du tribunal de commerce peut être obligatoire ou facultatif.

À quoi servent les actes ?

Dans le domaine des formalités administratives relatives aux entreprises, on utilise souvent le terme d’« acte ». Un acte est un type document qui est demandé lors de la création d’une entreprise ou au moment d’un changement dans la vie de cette dernière. C’est un écrit légal qui sert à justifier une situation particulière dans laquelle se trouve l’entreprise ou une modification qui l’a affectée.

Il est souvent demandé aux entreprises de fournir des actes au moment de réaliser des formalités administratives.

Quels sont les principaux types d’actes ?

Il existe différents types d’actes. Les actes les plus courants sont les statuts. Les statuts sont un ensemble de documents légaux qui :

  • décrivent le fonctionnement de la société
  • régissent les relations entre actionnaires et associés au sein de cette société
  • définissent la forme juridique de la société

Les statuts se rédigent sous forme d’acte authentique ou d’acte sous seing privé. Ils sont composés de plusieurs éléments essentiels, comme la dénomination sociale, le choix de la forme juridique  ou le montant du capital social. En fonction de la nature de la société, ils peuvent être complétés par des actes de vente du fonds de commerce, des actes de prise en location-gérance ou en gérance-mandat, des actes de nomination ou des actes accomplis pour le compte de la société en formation.

D’autres actes peuvent concerner la disparition d’une société. C’est par exemple le cas de :

  • procès-verbaux faisant état de la dissolution d’une société
  • procès-verbaux approuvant ou certifiant la fusion transfrontalière d’une société
  • actes attestant de la fermeture des opérations de liquidation d’une société

Enfin, certains actes et documents concernent les comptes annuels. Les comptes annuels se composent d’un dossier qui dresse un état de la santé financière de l’entreprise. Ils sont toujours constitués du bilan, du compte de résultat et d’annexes. Ils peuvent être complétés par des rapports, des déclarations de confidentialité ou des procès-verbaux.

Qui est tenu de déposer des actes ?

Le dépôt d’actes dépend de la nature de l’entreprise et de la démarche à effectuer auprès du greffe du tribunal de commerce.

Le dépôt et la modification d’actes relatifs aux statuts concernent toutes les sociétés qui sont des personnes morales. Par conséquent, les entrepreneurs ayant le statut de personne physique ne sont pas concernés par les actes relatifs aux statuts.

Les dépôts d’actes constatant des prises en location-gérance ou en gérance-mandat s’appliquent aux entreprises constituées à la suite d’une prise en location-gérance ou en gérance-mandat. Les dépôts d’actes de vente du fonds de commerce visent quant à eux les entreprises créées après un achat de fonds de commerce. Finalement, les actes de nomination concernent principalement les différents types de sociétés par action, de sociétés civiles, de sociétés de personnes, ainsi que les SARL et les SELARL.

Les dépôts des comptes annuels et les actes qui les accompagnent ont trait aux différentes sociétés ayant le statut de personne morale. De la même manière, seules les personnes morales sont concernées par le dépôt d’actes lors de la disparition d’une société. La nature de ces actes dépend de la cause de la disparition.

Est-il obligatoire de déposer des actes ?

Les actes sont des documents légaux. En fonction de la forme juridique de l’entreprise et du type de formalité administrative, le dépôt d’actes auprès du greffe du tribunal de commerce peut être obligatoire ou facultatif.

Le dépôt des statuts, ainsi que de leurs actes complémentaires, est obligatoire pour les personnes morales et les entrepreneurs individuels à responsabilité limitée. Il n’est donc pas obligatoire pour les entreprises ayant la forme juridique de personne physique de rédiger et de déposer des statuts.

Il est également obligatoire de signaler au greffe du tribunal de commerce tout changement relatifs aux statuts. En général, au moment de notifier le changement, il est demandé de joindre des actes et pièces qui attestent du changement.

Le dépôt de certains actes est aussi exigé lors de la disparition de certaines sociétés. Par exemple, si la société disparaît suite à une dissolution, il faudra faire parvenir au greffe le procès-verbal de la réunion ou de l’assemblée générale où ladite dissolution a été approuvée. Si la société disparaît à la suite d’une liquidation, il faudra faire parvenir au greffe l’acte qui atteste de la fermeture des opérations de liquidation. Si la disparition de la société est due à une fusion transfrontalière, il faudra faire parvenir au greffe le procès-verbal de l’AGE qui approuve la fusion, ainsi que l’acte de la société absorbante certifiant cette fusion.

En ce qui concerne le dépôt des comptes annuels, c’est une formalité obligatoire pour toutes les personnes morales, autrement dit, pour les toutes les sociétés. Les entreprises individuelle à responsabilité limitée doivent aussi déposer leurs comptes auprès du greffe chaque année. En revanche, il n’est pas obligatoire pour les personnes physiques de réaliser une déclaration des comptes annuels. Cependant, les personnes physiques sont tout de même tenues de déposer leurs documents comptables en annexes au registre du greffe du tribunal de commerce.

Par ailleurs, il faut savoir que plusieurs entreprises peuvent choisir de rendre confidentiels certains actes présents dans leurs comptes annuels. En effet, les comptes annuels sont des documents rendus publics suite à leur dépôt. Pour opter à la confidentialité de certains éléments des comptes annuels, il est nécessaire de faire parties des catégories de micro-entreprises ou petites entreprises. Les micro-entreprises ont la possibilité de rendre confidentiel l’ensemble de leurs comptes annuels. Par contre, les petites entreprises ont seulement la possibilité de rendre confidentiels leurs comptes de résultat.

Quelles sont les sanctions en cas de non-dépôt d’actes ?

Le non-dépôt d’actes obligatoires est susceptible de donner lieu à des sanctions qui peuvent être très lourdes.

Par exemple, le non-dépôt des statuts engendre l’impossibilité d’immatriculer l’entreprise. Si une entreprise exerce sans être immatriculée, elle s’expose à 4500 euros d’amende et six mois d’emprisonnement. Cette situation peut aussi entraîner du travail dissimulé et une dissimulation d’activité, soumis à trois ans d’emprisonnement et à 45 000 euros d’amende.

De plus, si une entreprise ne déclare pas les changements qu’elle opère, elle encourt des sanctions pouvant aboutir à sa dissolution ou sa liquidation et, in fine, à sa radiation.

Enfin, le non-dépôt des comptes annuels est passible d’une amende de 1500 euros (3000 euros en cas de récidive).

Dernière mise à jour le 25/08/2020