Le dépôt des comptes annuels est obligatoire pour les sociétés et doit s’effectuer après la clôture de leur exercice annuel. Plusieurs options sont possibles pour déposer ses comptes :  directement auprès du greffe du tribunal de commerce, par courrier recommandé ou par voie électronique. Le contenu des comptes dépend de la forme juridique de l’entreprise. L’absence de dépôt des comptes annuels est sanctionnée par une amende.

Qu’est-ce que le dépôt des comptes ?

Chaque année, après la clôture de leur exercice annuel, les entreprises doivent impérativement déposer leurs comptes auprès du greffe du tribunal de commerce. Les comptes sont ensuite publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc) et accessibles à toute personne intéressée puisque publics (sauf si l’entreprise a opté pour la confidentialité de ses comptes). Le dépôt des comptes au RCS permet de refléter une image transparente de la situation financière de l’entreprise.

Comment procéder au dépôt des comptes ?

Vous devez déposer vos comptes annuels dans le mois suivant la tenue de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de l’exercice.

Vous pouvez déposer vos comptes annuels : 

  • Auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre société
  • Par courrier recommandé avec avis de réception
  • Par envoi électronique. Dans ce cas, le délai est de 2 mois. Vous recevrez un justificatif de réception électronique.

Notez que s’il ne s’agit pas des originaux, les copies des documents déposés doivent être certifiées conformes par le représentant légal de l’entreprise. 

Par ailleurs, si l’assemblée n’approuve pas vos comptes, vous devrez déposer uniquement une copie de la décision prise en assemblée. 

Le dépôt des comptes annuels vous reviendra à 50 euros environ. Sachez que ce tarif est doublé si vous déposez également les comptes consolidés.

Dès la réception de vos comptes annuels, le greffier les publiera au Bodacc, sauf si vous avez demandé la non-publication de vos comptes. La publication de vos comptes leur donnera un caractère public. Ainsi, n’importe quelle personne intéressée pourra y accéder.

Quand procéder au dépôt des comptes ?

Vous devez convoquer l’assemblée générale d’approbation des comptes dans les 6 mois après la clôture de l’exercice comptable.

Après la tenue de cette assemblée, vous aurez un délai d’un mois pour déposer vos comptes annuels auprès du greffe.

Qui doit déposer ses comptes ?

Les entreprises concernées par le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce sont les suivantes : 

  • Toutes les sociétés par actions, c’est-à-dire les sociétés anonymes (SA), les sociétés par actions simplifiée (SAS), les sociétés en commandite par actions (SCA)…
  • Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) et les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL)
  • Les sociétés en nom collectif (SNC)
  • Les sociétés d’exercice libéral (SEL)
  • Les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles sous certaines conditions

Les entreprises individuelles et les sociétés civiles immobilières (SCI) ne sont pas concernées par la publication des comptes.

Que doit contenir le dépôt des comptes ? 

Le dépôt des comptes annuels doit contenir un certain nombre de documents comptables : 

  • Les comptes annuels de l’exercice (compte de résultat, bilan),
  • Le rapport de gestion (pour les sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé),
  • Le rapport du conseil de surveillance (pour les SA à conseil de surveillance et les SCA),
  • Le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels,
  • Le procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes ou l’extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition et la résolution d’affectation du résultat de l’exercice votée (ou la décision d’affectation prise).

Il est important de noter que pour les associés uniques – d’une EURL, SELURL, SASU, SELASU – il n’est pas obligatoire de déposer le rapport de gestion.

Par ailleurs, pour l’EURL, lorsque l’associé unique est le seul gérant de la société, le dépôt des comptes annuels vaut approbation des comptes. Cela signifie que l’associé unique n’est pas tenu de déposer le procès-verbal d’approbation des comptes annuels contenant la décision d’affectation du résultat.

Quelles conséquences en cas de non-dépôt des comptes ?

Si vous ne procédez pas au dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce, vous vous exposez à une amende de 1 500 euros. 

Mais, avant d’être sanctionné, vous recevrez par courrier une injonction de procéder sous astreinte au dépôt des comptes annuels. En cas de récidive, sachez que le montant de l’amende peut être doublé.

Comment opter pour la confidentialité des comptes ?

Si vous ne souhaitez pas que vos comptes annuels soient publiés, vous pouvez demander la confidentialité de vos comptes à condition que votre société fasse partie de la catégorie des petites entreprises ou de celle des micro-entreprises. Toutefois, sachez que si votre société entre dans la catégorie des petites entreprises, la confidentialité se limitera au compte de résultat uniquement, les autres documents (bilan) seront publiés.

Pour opter pour la non-publication des comptes annuels déposés, vous devez transmettre une déclaration de confidentialité lors du dépôt de vos comptes.

Votre société entre-t-elle dans la catégorie des micro-entreprises ? 

Pour faire partie de la catégorie micro-entreprise, votre société ne doit pas dépasser deux des trois critères suivants :

  • Un total de bilan de 350 000 euros
  • Un chiffre d’affaires net de 700 000 euros
  • Une moyenne de 10 salariés sur l’exercice

Votre société entre-t-elle dans la catégorie des petites entreprises ?

Votre société fait partie des petites entreprises si elle ne dépasse pas deux des trois critères suivants : 

  • Un total de bilan de 6 millions d’euros
  • Un chiffre d’affaires net de 12 millions d’euros
  • Une moyenne de 50 salariés sur l’exercice