Un contrôle Urssaf permet de vérifier le bon versement des cotisations et contributions sociales. En cas d’erreur ou de non-respect des obligations, l'employeur risque un redressement. Il est donc important de connaitre le processus d’un contrôle Urssaf et de bien s’y préparer. 

À quoi sert un contrôle Urssaf ?

L’URSSAF (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales), a pour rôle de collecter les cotisations sociales des entreprises pour assurer le bon fonctionnement de la Sécurité Sociale.

Un contrôle Urssaf permet de vérifier que le cotisant a bien payé toutes ses cotisations sociales. Si ce dernier n’a pas correctement payé ses cotisations, le contrôle Urssaf rectifiera les erreurs de paiement des cotisations dues. 

Il est important de souligner qu’un contrôle Urssaf est différent d’un contrôle fiscal. En effet, le contrôle Urssaf sert à vérifier les cotisations sociales tandis que le contrôle fiscal sert à vérifier les impôts et les taxes.

Le contrôle Urssaf porte sur les cotisations et les contributions sociales exigibles par l’Urssaf au cours des 3 dernières années. En revanche, si le cotisant est contrôlé pour travail dissimulé ou illégal, la période de contrôle est de 5 ans. 

Qui est concerné par le contrôle Urssaf ?

Le contrôle Urssaf concerne n’importe quelle personne morale ou physique effectuant une déclaration sociale et/ ou paie des cotisations : 

  • Employeur : société, entreprise individuelle, associations, etc. ;
  • Travailleur indépendant (micro-entrepreneurs…) ;
  • Professionnels libéraux ;
  • Particuliers...

Pourquoi le cotisant est soumis à un contrôle Urssaf ?

Le contrôle Urssaf peut avoir lieu à n’importe quel moment dans la vie d’une entreprise, surtout lorsque son chiffre d’affaires progresse. Cela ne signifie pas que le cotisant a fait quelque chose de suspect ou qu'il a été dénoncé. 

Toutefois, un professionnel est davantage exposé à un contrôle Urssaf lorsque :

  • L’Urssaf détecte certains points incohérents sur la déclaration ;
  • Un client B2B de l'entreprise est contrôlé. L’Urssaf pourra peut-être contrôler le cotisant pour « croiser » les données ;
  • Le cotisant a fait l’objet d’un redressement fiscal.

Où se déroule le contrôle Urssaf ?

Le contrôle Urssaf se déroule de deux manières différentes :

  • Le contrôle sur pièces (le plus fréquent) pour les entreprises comptant moins de 10 salariés. Il se déroule dans les locaux de l’Urssaf avec les documents déjà en sa possession et les compléments de documents qui auront été préalablement demandés ;
  • Le contrôle sur place se déroule dans les locaux de l’entreprise. Le dirigeant reçoit un avis de contrôle 15 jours avant, sauf lors d’un contrôle pour travail dissimulé. À noter que pour les entreprises de 10 salariés, le contrôle se déroule obligatoirement sur place.
 

Bon à savoir

Lors d’un contrôle fiscal, le vérificateur n’a la possibilité d’emporter des documents que si l’entrepreneur lui en fait la demande. Ce n’est pas le cas lors d’un contrôle Urssaf. En effet, l’article L13 F du livre des procédures fiscales prévoit que : « les agents de l’administration peuvent, sans que le contribuable puisse s’y opposer, prendre copie des documents dont ils ont connaissance dans le cadre des procédures de contrôle prévues aux articles L. 12 et L. 13. Les modalités de sécurisation des copies de documents sous forme dématérialisée sont précisées par arrêté du ministre chargé du budget.  »

Toutefois, l’emport de documents comptables dans le cadre d’un contrôle Urssaf est soumis à cinq conditions cumulatives : 

  • La demande d’emport ne peut provenir que du contribuable ;
  • Les documents emportés doivent faire l'objet d'un reçu détaillé par le vérificateur, qui en devient le gardien ;
  • Les documents ne peuvent être emportés que dans les bureaux de l’administration afin que le contribuable y ait accès ;
  • L’emport des documents ne doit pas empêcher le contribuable d’exercer son droit, à savoir débattre oralement des arguments du vérificateur et apporter des éléments contradictoires à ses observations ;
  • Les documents emportés ne doivent pas être conservés par le vérificateur après la fin des opérations de vérification, et doivent être restitués au contribuable avant la mise en œuvre de la phase de redressement.

Comment se déroule un contrôle Urssaf ?

Un contrôle Urssaf se compose de 5 étapes : 

L’avis de contrôle

Le professionnel reçoit cet avis 15 jours avant le contrôle. Il contient : 

  • La date du contrôle ; 
  • L’identité du contrôleur ;
  • Et la liste des documents à rassembler (avis d’imposition, factures, déclaration sociale, bulletins de salaires, contrat de travail, documents comptables, etc.).

Le contrôle

L’agent de recouvrement Urssaf va étudier tous les documents afin de vérifier :

  • Les montants des cotisations payés ;
  • Les rémunérations soumises à cotisations ;
  • Les frais professionnels déductibles des cotisations ;
  • La mise en application des mesures d’exonération de cotisations pour l’emploi.

La lettre d’observation

Le professionnel recevra la conclusion du contrôle Urssaf par voie postale, sous forme d'observations. Si le professionnel fait l’objet d’un redressement, la lettre indiquera son montant et sa nature. 

La période contradictoire

Le professionnel contrôlé a le droit de contester les observations de l'inspecteur, en y répondant dans les 30 jours. Si le professionnel respecte ce délai, l’agent devra obligatoirement répondre et se prononcer sur le maintien de sa décision de redressement. Dans le cas où l'inspecteur maintient sa décision, il transmettra son procès-verbal à l’Urssaf. 

Le rapport de contrôle

Ce courrier informe le professionnel de la décision finale du contrôle. Trois possibilités s'offrent alors à ce dernier : 

  • Une décision administrative, en cas d'observations ;
  • Une notification de crédit impliquant le réajustement des sommes versées au profit de l'employeur ;
  • Un réajustement au profit de l'Urssaf. Dans ce cas, le professionnel recevra une mise en demeure et aura un mois pour effectuer le paiement. Ce dernier a le droit de contester cette décision en se tournant vers la Commission de Recours à l’Amiable (CRA).   

Comment de temps dure un contrôle Urssaf ?

Les conditions dans lesquelles s'effectue le contrôle varient selon la situation de l'entreprise :

  • Pour les entreprises comptant moins de 20 salariés ou pour les travailleurs indépendants, le contrôle ne peut pas durer plus de 3 mois, à compter du début du contrôle et l’envoi de la lettre d’observation. Ce délai peut être reconduit pour une seconde période de 3 mois ;
  • Pour les autres entreprises, il n'y a pas de durée limite.

Cependant, l'Urssaf dispose d'un délai de prescription pour effectuer des contrôles et se prononcer sur d'éventuelles sanctions. Ce délai est de : 

  • 3 ans à partir de la fin de l'année civile au titre de laquelle les cotisations sociales sont dues ;
  • 5 ans pour toute infraction en lien avec le travail illégal. 

Comment éviter les sanctions ?

Pour éviter le redressement, il convient de :

Bien se préparer au contrôle ;

  • Effectuer les déclarations et les paiements dans les délais ;
  • Conserver tous les justificatifs ;
  • Effectuer une bonne tenue des documents sociaux.

Repérer les éléments à risque, vérifier :

  • Le calcul des abattements, allégements ou exonérations de charges sociales ;
  • La qualification des frais professionnels, personnels, avantages en nature ;
  • Mais aussi les primes, gratifications, indemnités, 
  • Sans oublier les frais de déplacement, de repas, de logements, etc. 

Comment clarifier un point spécifique afin d’éviter toute erreur ?

Il est tout à fait possible pour un professionnel de demander à l’Urssaf des précisions sur certains points relatifs à la réglementation grâce au rescrit social. 

La demande doit porter sur les éléments suivants : 

  • Les exonérations de cotisations de Sécurité Sociale ;
  • Les contributions patronales ;
  • Les avantages en nature et remboursements de frais professionnels ;
  • Les exemptions d'assiette.

L’employeur doit transmettre sa demande par lettre recommandée contenant : 

  • Le nom et l’adresse ;
  • Le numéro d’immatriculation du professionnel ;
  • Les indications relatives à la législation ;
  • La présentation complète de la situation de l'entreprise afin de permettre à l’Urssaf d'apprécier si les conditions requises par la réglementation sont satisfaites.
 

À noter

Il n'est pas possible d'adresser ce type de demande lorsqu’un contrôle Urssaf a déjà été engagé (réception de l’avis).