Professionnels de la finance, et si vous pouviez anticiper les retards de paiement avant même qu'ils ne surviennent ? Non, ce n'est pas de la magie, c'est la puissance de la relance préventive. Et cette dernière joue un rôle essentiel dans votre processus de recouvrement.

Les relances préventives sont des communications proactives, envoyées à vos clients avant l'échéance d'une facture. Elles permettent d'anticiper vos retards de paiement et de les réduire significativement. Loin d'être de simples messages de rappel, elles constituent un véritable outil stratégique pour votre entreprise. En effet, elles permettent à la fois de sécuriser vos créances, mais aussi de renforcer vos relations clients en privilégiant une communication transparente.

Curieux de découvrir comment cette approche peut révolutionner votre gestion financière ? Découvrez dès à présent les secrets d'une relance préventive efficace qui fera du bien à votre trésorerie !

Un recouvrement sans stress : quel est le rôle des relances préventives ?

Vous rêvez d'un processus de recouvrement fluide et efficace ? La relance préventive est là pour exaucer vos vœux ! 

 

La relance préventive, qu’est-ce que c’est ?

La relance préventive est une communication proactive envoyée à votre client avant l'échéance d'une facture. Son but est de l'informer de la date de paiement imminente et ainsi, l'encourager à régler sa facture à temps. 

Mais en quoi joue-t-elle un rôle essentiel dans votre processus de recouvrement ?  Concrètement, elle contribue à :

1. Réduire vos retards de paiement et vos impayés 

  • Réduire vos retards de paiement : en rappelant à votre client la date d'échéance, la relance préventive l'incite à régler sa facture à temps, ce qui peut aider à éviter les retards de paiement et les frais associés ;
  • Améliorer votre cash-flow : en encourageant les paiements en temps et en heure, la relance préventive vous permet de disposer de l’argent que vos clients vous doivent plus rapidement, ce qui peut améliorer votre trésorerie et santé financière ;
  • Renforcer vos relations clients : une communication proactive et professionnelle peut contribuer à maintenir des relations positives avec vos clients, même en cas de retard de paiement.

2. Faciliter le recouvrement amiable

  • Si votre client ne réagit pas à la relance préventive, cela vous permet d'identifier les factures impayées à un stade précoce et de prendre des mesures de recouvrement plus vigoureuses si nécessaire ;
  • Améliorer l'efficacité de votre processus de recouvrement : en réglant vos litiges à un stade précoce, les relances préventives permettent de réduire le temps et les ressources consacrés au recouvrement contentieux ;
  • Préserver l'image de marque : en évitant les recours aux recouvrements contentieux, votre entreprise préserve son image de marque et maintient une relation de confiance avec ses clients.

3. Obtenir des informations précieuses 

  • Les relances préventives peuvent vous permettre de comprendre en temps réel les raisons des retards de paiement de vos clients. Cela peut vous aider à identifier d'éventuels problèmes dans votre processus de facturation ou de paiement et à prendre des mesures correctives ;
  • Fidéliser vos clients : en montrant votre compréhension et votre volonté de trouver une solution, vous pouvez fidéliser vos clients même en cas de retard de paiement.
 

Comment bien sélectionner vos partenaires commerciaux ?

Assurez-vous que l’entreprise avec laquelle vous vous apprêtez à faire affaire ne rencontre pas de difficultés financières majeures ou n’est pas impliquée dans une procédure de redressement judiciaire. Pour cela, rien de plus simple : Infonet vous facilite le travail en mettant à votre disposition toutes les informations dont vous avez besoin pour prendre une décision réfléchie.

En effet, sur cette plateforme, vous pouvez trouver en quelques clics un grand nombre de données sur l’entreprise de votre choix.

Parmi elles : 

  • Ses performances financières
  • Son délai moyen de paiement
  • Son risque d’impayé et de défaillance
  • Ou encore son exposition judiciaire.

Et, pour vous faciliter encore davantage le travail, Infonet fournit des recommandations basées sur les données de chaque entreprise, afin de faciliter leur compréhension. Il ne vous reste alors plus qu’à vous assurer que tous les compteurs soient au vert avant de vous lancer dans un nouveau partenariat.

J’effectue ma première recherche d’entreprise

Comment bien formuler votre relance préventive ?

Votre relance préventive se doit d’être claire, concise et polie. Elle doit mentionner : 

  • Le numéro de facture ;
  • Le montant dû ; 
  • La date d'échéance ;
  • Et les modalités de paiement.
 

Exemples

Voici quelques exemples de phrases que vous devez inclure dans votre relance préventive :

Votre facture n° [numéro de facture] d'un montant de [montant dû] arrive à échéance le [date d'échéance]. Nous vous remercions de bien vouloir la régler avant cette date.

Afin de faciliter votre paiement, nous vous rappelons les différentes modalités de règlement disponibles : [liste des modalités de paiement].

Pour toute question concernant votre facture, n'hésitez pas à nous contacter. 

Votre relance préventive peut être envoyée par : 

  • Courrier postal ;
  • E-mail 
  • Ou SMS. 

Le choix du canal dépend à la fois des préférences de votre client, mais aussi des pratiques de votre entreprise.

Quel est le moment idéal pour envoyer votre relance préventive ?

Il est généralement recommandé d'envoyer votre relance préventive entre 7 et 15 jours avant l'échéance d'une facture. Voici quelques précisions :

  • Le plus tôt est le mieux : en envoyant la relance suffisamment tôt, vous donnez à votre client le temps de prendre les dispositions nécessaires pour régler sa facture à temps. Cela permet de réduire les retards de paiement et d'éviter les frais de recouvrement.
  • Ne pas envoyer la relance trop tôt : en envoyant la relance trop tôt avant l'échéance, votre client risque de l'oublier. Il est important de trouver un juste équilibre entre envoyer la relance suffisamment tôt et ne pas la précipiter.
  • Tenir compte du montant de la facture : pour les factures d'un montant élevé, il peut être judicieux d'envoyer votre relance préventive un peu plus tôt, par exemple 15 jours avant l'échéance.
  • Adapter la relance aux habitudes de paiement de votre client : si certains clients ont tendance à payer en retard, il est possible d’envoyer la relance préventive un peu plus tôt pour anticiper ce retard.

En plus de la date d'échéance, il est également important de prendre en compte le contexte de la relance préventive.

  • Si vous avez déjà envoyé des rappels au client, il peut être nécessaire que vous envoyiez une relance plus ferme.
  • Si votre client rencontre des difficultés financières, il est possible que vous adoptiez un ton plus compréhensif et que vous lui proposiez des solutions de paiement échelonné.

L'objectif principal de votre relance préventive est d'inciter votre client à régler sa facture à temps de manière amiable. En suivant ces conseils, vous pouvez augmenter vos chances de réussite et améliorer votre processus de recouvrement.

Boostez l'efficacité de vos relances : 5 astuces incontournables 

Voici 5 conseils clés pour transformer vos relances préventives en véritables outils de performance :

  1. Déclenchez vos relances assez tôt pour laisser à vos clients le temps de réagir.
  2. Adoptez un style clair, concis et professionnel qui capte l'attention.
  3. Mettez en évidence les informations clés : le numéro de facture, le montant et l'échéance pour faciliter l'action.
  4. Proposez un éventail d'options de paiement pour satisfaire tous les profils de clients.
  5. Effectuez un suivi proactif et ne laissez rien au hasard ! Relancez stratégiquement les clients silencieux.
Le conseil de l'expert : « Miser sur une relation client solide pour un recouvrement simplifié ! »

Au-delà des outils et techniques de relance, la clé d’un recouvrement efficace réside souvent dans la qualité de la relation commerciale établie en amont. 

Privilégiez un dialogue transparent et régulier avec vos clients, en communiquant clairement vos conditions de paiement et en restant à l'écoute de leurs éventuelles difficultés. Cette relation de confiance, basée sur l'échange et la compréhension mutuelle, facilitera grandement la résolution amiable d'éventuels retards de paiement et limitera le recours à des procédures plus contraignantes. 

N'oubliez pas : un client satisfait et fidèle est un client qui paie généralement ses factures en temps et en heure ! 

Baptiste Dellerie

Le guide pratique du credit manager : maîtrisez l'art de la relance préventive !

Chers credit managers, préparez-vous à révolutionner votre approche des relances préventives ! 

Découvrez comment transformer cet outil essentiel en votre meilleur allié pour booster vos recouvrements et enchanter vos clients.

1. Mettre en place une personnalisation ciblée

  • Adressez-vous directement au client : utilisez son nom pour un impact immédiat.
  • Soyez précis : mentionnez le numéro de facture, le montant et l'échéance.
  • Adaptez votre ton : formel pour les nouveaux clients, plus cordial pour les habitués.

2. Être clair et concis

  • Allez à l'essentiel : exprimez clairement l'objet de votre message.
  • Évitez le jargon : optez pour un langage simple et compréhensible.
  • Soyez factuel : présentez les informations de manière concise et précise.

3. Rester professionnel et courtois 

  • Gardez votre calme : même face aux retards, restez professionnel.
  • Évitez les menaces : elles risquent de détériorer la relation client.
  • Adoptez une approche positive : concentrez-vous sur la recherche de solutions.

4. Proposer des solutions concrètes à vos clients

  • Proposez des options : offrez différentes modalités de paiement.
  • Rappelez les méthodes disponibles : facilitez le processus pour vos clients.
  • Soyez accessible : indiquez clairement vos coordonnées et disponibilités.

5. Utiliser les bons outils 

  • Automatisez intelligemment : utilisez la technologie pour gagner en efficacité.
  • Analysez vos résultats : identifiez les points d'amélioration.
  • Adaptez votre stratégie : restez flexible face aux évolutions du marché.

Les outils incontournables pour optimiser vos processus de recouvrement

Voici quelques outils qui peuvent vous aider à automatiser l'envoi de vos relances préventives :

  • Logiciels de gestion commerciale (ERP)
  • Solutions de recouvrement de créances
  • Outils de marketing automation. 

L'intégration de ces technologies dans votre stratégie de relance peut considérablement améliorer votre productivité et vos résultats en matière de recouvrement.