Recouvrez efficacement vos créances grâce à des méthodes simples

Un recouvrement efficace de ses créances permet d’assurer la stabilité financière et la pérennité de son entreprise. Les retards de paiement et autres impayés pouvant supposer de lourdes conséquences sur la trésorerie du créancier, il est indispensable d’adopter sans tarder un certain nombre de bonnes pratiques visant à la protéger. En suivant quelques méthodes simples, vous pourrez optimiser votre mécanisme de recouvrement et garantir ainsi le succès financier de votre société.

Les 10 points clés d’un recouvrement efficace

Une mauvaise gestion de ses créances peut être dramatique pour l’équilibre de son entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de prendre un certain nombre de précautions pour éviter au maximum les déconvenues. Commencez par une bonne dose d’organisation. Accompagnez-la d’une rigueur à toute épreuve, et vous voilà d’ores et déjà sur la voie du succès. 

Faites ensuite en sorte de veiller à respecter les points suivants :

1. Analyser les risques clients ;
2. Établir des politiques claires ;
3. Privilégier une communication proactive ;
4. Suivre attentivement les paiements ;
5. Proposer des solutions flexibles ;
6. Exploiter les technologies ;
7. Former le personnel ;
8. Collaborer avec des experts ;
9. Recourir à la justice si nécessaire ;
10. Optimiser en permanence les mécanismes de recouvrement.

Ces recommandations vous semblent encore un peu floues ? Pas de panique, le mode d’emploi qui va suivre vous permettra d’y voir plus clair. Il ne vous restera plus qu’à faire en sorte de les appliquer dans votre quotidien. Vérifiez ensuite si les résultats sont à la hauteur de vos espérances. S’ils ne le sont pas, c’est peut-être qu’il vous reste de la marge d’optimisation.

Recouvrement efficace : par où commencer ?

Un retard de paiement par-ci, un impayé par-là : les dettes peuvent vite s’accumuler lorsque l’encours client d’une entreprise n’est pas suivi de près.

Ne sous-estimez pas l’évaluation du risque client

Avant de conclure un contrat avec un client, il est primordial d'évaluer le risque qu'il représente en termes de non-paiement ou de retards de paiement. Cette évaluation peut se réaliser en analysant divers facteurs, tels que : 

• La solvabilité financière du client ;
• Son historique de paiement ;
• Sa réputation sur le marché ;
• La qualité de ses stratégies de vente ;
• Ou encore les menaces inhérentes à son secteur d’activité.

Plus le risque est élevé, plus il est important de mettre en place des mesures de prévention et de suivi rigoureuses, afin d’éviter les impayés. Prenez soin de bien former votre personnel  à ce sujet, afin de vous assurer que toute l’équipe suive bien les mêmes directives.

Mettez en place une stratégie de recouvrement adaptée à chaque client

Chaque client est unique et peut nécessiter une approche différente en matière de recouvrement. Il est donc essentiel de définir des conditions de paiement spécifiques à chaque client, en tenant compte : 

• De sa situation financière ;
• De ses habitudes de paiement ;
• Et de sa relation avec l'entreprise. 

Par exemple, un client régulier et fiable peut bénéficier de conditions de paiement plus souples. Il est, en revanche, préférable d’opter pour des conditions plus strictes avec les clients à risque.

Définissez des conditions propres à chaque client

Pour éviter les retards de paiement et les impayés, il est recommandé de définir clairement les conditions de paiement dès le début de la relation commerciale. Ces conditions doivent inclure des informations telles que les : 

• Délais de paiement ;
• Modalités de règlement ;
• Pénalités en cas de retard ;
• Ainsi que les garanties éventuelles exigées pour chaque client. 

Établir des conditions claires et transparentes facilite le recouvrement en cas de non-paiement tout en réduisant les risques de litiges.

Personnalisez vos relances pour un recouvrement efficace

La relance des clients est une étape essentielle pour un recouvrement efficace. Cependant, il est important d'adapter votre communication en fonction du profil de chaque client et de la situation spécifique de chaque créance. 

N’hésitez pas à recourir à un logiciel de recouvrement pour gérer vos relances efficacement. Les outils technologiques sont vos meilleurs alliés : sachez en tirer pleinement profit en les utilisant dès que possible pour faciliter le travail de votre chargé de recouvrement. Vous pouvez ainsi automatiser votre système de relance, ce qui évitera d’une part les erreurs humaines liées à la gestion des factures. D’autre part, vous pourrez profiter de ce gain de temps pour travailler sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.

Songez à l’externalisation pour simplifier votre recouvrement

Dans certains cas, il peut être judicieux d'envisager l'externalisation du recouvrement à des professionnels spécialisés dans ce domaine. Vous pouvez ainsi décider de faire appel à une société de recouvrement, qui se chargera de relancer vos clients pour vous. L’affacturage est une autre solution de choix pour obtenir rapidement des liquidités. Cette technique de financement permet aux entreprises de disposer d’une avance sur leurs créances. Celle-ci s’avère particulièrement utile pour gérer leurs besoins opérationnels du quotidien. 

L'externalisation présente plusieurs avantages. À souligner parmi eux :

• Une expertise approfondie dans le recouvrement de dettes ;
• Des ressources dédiées à cette tâche ;
• Ainsi qu'une réduction de la charge administrative pour l'entreprise. 

De plus, faire appel à des tiers peut parfois avoir un impact positif sur la relation client. Cela permet en effet de récupérer les sommes dues tout en préservant la collaboration commerciale.

Comment choisir entre recouvrement amiable et recouvrement judiciaire ?

Cette question survient naturellement lorsqu'une créance n'est pas réglée à l'échéance convenue. Il est néanmoins nécessaire de garder à l’esprit que le recours au recouvrement judiciaire n’est envisageable que lorsque toutes les méthodes de recouvrement amiable ont été épuisées. La voie judiciaire étant généralement longue et coûteuse, il est en effet préférable de l’éviter. C’est pourquoi, il convient de procéder méthodiquement dans le recouvrement de ses créances, afin d’optimiser ses chances de succès.

Procédez de manière méthodique et graduelle

Il est tout d’abord important d’identifier clairement les diverses étapes du mécanisme de recouvrement. Vous pouvez ainsi définir comment procéder à chaque étape et identifier quelle est la meilleure manière de vous adresser au débiteur pour lui réclamer le règlement de l’impayé.

Commencez par les relances

La première étape d’un processus de recouvrement efficace consiste à établir un système de relance structuré, qui se traduit par des rappels de paiement à intervalles réguliers. Il peut s’agir :

• D’appels téléphoniques ;
• De courriers postaux ;
• Ou encore d’emails. 

Ces prises de contact doivent s’effectuer de manière professionnelle et courtoise, afin de préserver la relation avec le client tout en lui rappelant l'importance du règlement de la créance. Les retards pouvant découler de facteurs externes, il peut s’avérer judicieux de faire preuve d’un minimum de compréhension, à condition évidemment que la situation ne se répète pas sans cesse. 

Prenez par ailleurs soin de noter dans le dossier de votre client toutes les informations additionnelles que vous obtenez lors de vos divers échanges. Si celui-ci vous explique qu’il est dans l’impossibilité d’effectuer un règlement avant telle date, à cause d’un problème spécifique, veillez à ne pas lui réclamer à nouveau la somme due avant la date en question. Cela mettra en avant votre professionnalisme, en démontrant au client que vous avez bien pris note de son commentaire.

Procédez ensuite à la mise en demeure

Si les relances amiables n'aboutissent pas, il est alors temps de passer à la mise en demeure. Cette étape formelle consiste à envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception, dans laquelle vous demandez explicitement le règlement de la facture dans un délai précis. 

La mise en demeure est souvent l’élément déclencheur qui fait réagir le débiteur. Elle contribue à lui faire prendre conscience des conséquences en cas de non-respect des obligations contractuelles. C’est d’autant plus le cas lorsque c’est un commissaire de justice qui transmet ledit document. En effet, celui-ci est généralement perçu comme une réelle menace par les débiteurs. Il faut néanmoins garder à l’esprit que, s’il n’a pas de titre exécutoire, il agit alors en tant que simple mandataire, au même titre qu’une société de recouvrement. Il ne peut alors faire peser la moindre menace de saisie sur le débiteur.

Considérez le recours à la justice lorsque l’impayé est irrécouvrable

Si malgré les relances et la mise en demeure, le débiteur ne règle toujours pas sa dette, il peut alors être nécessaire d'engager des actions judiciaires pour recouvrer la créance.

L’injonction de payer

Cette procédure permet d'obtenir rapidement un titre exécutoire sans passer par un jugement au fond. Pour y recourir, il faut soumettre un dossier dûment complété (formulaire accompagné de pièces justificatives) au greffe du tribunal compétent, qui décidera s’il y a lieu ou non de procéder à une injonction de payer. Si la réponse est positive, le juge émet alors une ordonnance, que le créancier se doit de présenter au débiteur dans un délai de six mois, afin de le notifier de la décision de la justice.

La procédure simplifiée

Une autre procédure judiciaire est la procédure simplifiée, qui ne nécessite pas l’intervention du juge. Celle-ci s’applique uniquement pour les créances inférieures à 5 000 euros. Elle ne fait intervenir que le commissaire de justice, qui a le pouvoir à lui seul de procéder à l’exécution forcée de la décision. Il peut dans ce cas récupérer la somme due en procédant à une saisie : 

• Sur les biens du débiteur ;
• Sur son salaire ;
• Ou bien sur ses biens immobiliers ou mobiliers.

Récapitulatif des méthodes à adopter pour un recouvrement efficace

Voici un tableau récapitulatif des 10 méthodes à adopter pour un recouvrement efficace :