En fin d’exercice, les entreprises doivent déposer leurs comptes annuels, c’est-à-dire leurs bilans, leurs comptes de résultat et leurs annexes comptables. Ce dépôt donne accès à de nombreuses informations sur l’entreprise, ces dernières relevant du domaine public. En revanche, il est possible, pour une entreprise ou une société, de nuancer la confidentialité des documents des comptes annuels. Pour ce faire, il lui suffit d’opter pour la confidentialité des comptes annuels, en réalisant une simple démarche administrative.

La confidentialité des comptes annuels : qu’est-ce que c’est ? 

Chaque année, la quasi-totalité des entreprises et sociétés en France doit déposer ses comptes annuels. Il s’agit, pour ces dernières, de transmettre leurs données financières à l’administration fiscale. Cette démarche annuelle fait partie des formalités obligatoires pour l’entreprise, sous peine de sanction. Elle intervient après la fin de l’exercice comptable, après l’approbation des comptes de l’entreprise en assemblée générale. Le dépôt des comptes implique l’envoi de différents documents.

En principe, les informations contenues dans les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) sont publiques. En effet, le dépôt des comptes annuels donne lieu à la publication d’une annonce BODACC, qui est un média public, par le greffe du Tribunal de commerce. Cependant, les entreprises peuvent opter pour la confidentialité des comptes annuels. Il s’agit, pour ces dernières, de rendre inconsultable par un tiers la totalité ou une partie des informations que contiennent les comptes annuels. Cette option nécessite la réalisation d’une démarche spécifique qui requiert l’envoi d’une déclaration de confidentialité, en plus des documents qui composent le dossier de dépôt des comptes annuels. 

Pourquoi choisir de rendre confidentiels ses comptes annuels ?

Les comptes annuels font partie des documents publics d’une société. De ce fait, il est possible pour tous d’y avoir accès et d’obtenir les informations d’une entreprise qui y sont contenues (le bilan, le compte de résultat et l’annexe, mais aussi la proposition d’affectation du résultat de la société et la solution votée).

Cependant, le compte de résultat est une image à un instant T de la situation financière d’une entreprise. Par conséquent, il ne reflète pas forcément sa vraie situation. En d’autres termes, il n’indique pas si l’entreprise est en mesure d’évoluer ou si elle a surmonté certaines difficultés. 

C’est pour cela qu’il est possible pour les dirigeants d’entreprises de décider d’accompagner le dépôt des comptes annuels d’une déclaration de confidentialité. Cela ne rend pas l’ensemble des comptes annuels confidentiels, mais seulement le compte de résultat. Ainsi, les autorités administratives et judiciaires ainsi que la Banque de France pourront y avoir accès, mais pas le grand public. Ce principe de confidentialité s’applique différemment selon le type d’entreprise. 

Les avantages de la confidentialité des comptes annuels 

Opter pour la confidentialité des comptes annuels peut comporter de nombreux avantages. Parmi ces derniers, se trouve notamment le fait de :

  • Ne pas donner accès à la concurrence ou aux médias à certaines informations clés de la société (charges fixes et variables, prix du loyer, achats de matières premières, etc.) ;
  • Conserver un fort pouvoir de négociation avec les fournisseurs s'ils ne connaissent pas les bénéfices de l’entreprise ou avec les clients s'ils n’ont pas accès au compte de résultat ;
  • Ne pas inquiéter les fournisseurs, les partenaires, les clients… si les comptes de la société sont négatifs ;
  • Ne pas donner une image qui ne reflète pas le potentiel de l’entreprise si elle est récente et n’a pas eu le temps de développer son activité.

Les inconvénients de la confidentialité des comptes annuels 

Comme toute médaille a son revers, le fait d’opter pour la confidentialité des comptes annuels présente différents désavantages, comme notamment le fait de : 

  • Donner une mauvaise image à l’entreprise qui peut être alors vue comme voulant cacher des choses et ne pas être transparente ;
  • Perdre en visibilité, car les sociétés dont les comptes sont déposés de manière confidentielle ne rentrent pas dans les bases de données comme l’INSEE et ne figurent donc pas dans ces bases.

Comment opter pour la confidentialité des comptes annuels ?

Le choix de l’option sur la confidentialité des comptes annuels se fait au moment du dépôt des comptes annuels de l’entreprise. Pour ce faire, il suffit que le dirigeant de l’entreprise remplisse une déclaration de confidentialité. Cette dernière s’envoie en même temps que l’envoi du dossier de dépôt des comptes, que ce soit en ligne ou auprès du greffe du Tribunal de commerce dont dépend l’entreprise.

Cette déclaration de confidentialité, en revanche, s’adapte à la forme juridique de l’entreprise. En effet, selon la taille de l’entreprise, la confidentialité ne s’appliquera pas de la même manière. 

Des modèles de déclaration sont directement téléchargeables en ligne. Pour autant, il convient, pour le dirigeant, de s’assurer que le modèle choisi s’adapte au statut de l’entreprise (micro-entreprise, petite ou moyenne entreprise).

Une fois la déclaration de confidentialité reçue, le greffe fait mention de ladite demande dans l’annonce qui parait au BODACC. L’entreprise reçoit, pour finir, un certificat attestant du dépôt des comptes annuels, ainsi que de l’impossibilité de communiquer les informations qu’ils contiennent. 

Déclaration de confidentialité des comptes annuels micro-entreprise

Les micro-entreprises peuvent opter pour la confidentialité sur l’ensemble de leurs comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes). 

Pour rappel, sont considérées comme micro-entreprises les entreprises dont les résultats ont un niveau inférieur ou égal aux trois seuils suivants : 

  • 350 000 euros de bilan total ;
  • 700 000 euros de chiffre d’affaires net ;
  • 10 employés sur l’ensemble de l’exercice comptable.

Déclaration de confidentialité des comptes annuels petite entreprise   

Pour les petites entreprises, la confidentialité porte sur le compte de résultat seulement.

Pour rappel, sont considérées comme des petites entreprises les entreprises dont les résultats ont un niveau inférieur ou égal aux trois seuils suivants : 

  • 6 millions d’euros de bilan total ;
  • 12 millions d’euros de chiffre d’affaires net ;
  • 50 employés sur l’ensemble de l’exercice comptable.

Déclaration de confidentialité des comptes annuels moyenne entreprise

Pour les moyennes entreprises, la confidentialité consiste en la possibilité de présenter des comptes simplifiés (bilan et annexes).

Pour rappel, sont considérées comme des moyennes entreprises les entreprises dont les résultats ont un niveau inférieur ou égal aux trois seuils suivants : 

  • 20 millions d’euros de bilan total ;
  • 40 millions d’euros de chiffre d’affaires net ;
  • 250 employés sur l’ensemble de l’exercice comptable.

Quel est le contenu de la déclaration de confidentialité ? 

La déclaration de confidentialité est le document officiel qui permet de rendre confidentiel les comptes annuels de l’entreprise. Il est possible d’en télécharger un modèle en ligne sur certains sites spécialisés.

La déclaration se compose de trois parties : 

  • Déclarant ;
  • Objet de la requête ;
  • Attestation sur l’honneur.

Le déclarant

La première partie est celle qui permet d’identifier l’entreprise ou la société. En effet, elle contient notamment : 

  • La dénomination ou la raison sociale de la personne morale ;
  • Le numéro SIREN ;
  • Le numéro d’immatriculation au Registre national des entreprises (RNE)/Registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
  • L’identité et la qualité du signataire de la déclaration et représentant légal de l’entreprise.

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L’objet de la demande

La seconde partie porte sur la demande de confidentialité à proprement parler. Il s’agit ici pour l’entreprise de préciser l’objet de la demande : confidentialité des comptes (micro-entreprises), du compte de résultat (petites entreprises), ou demande de soumissions de comptes simplifiés (moyennes entreprises). L’objet doit porter la mention aux articles du Code du commerce concernés. Les articles à mentionner sont : 

Attestation sur l’honneur

Pour finir, dans la déclaration sur l’honneur, le représentant et signataire doit déclarer que les informations transmises dans la déclaration sont correctes. De même, il doit attester que l’entreprise concernée respecte les critères d’appartenance lui permettant de se revendiquer de la micro, de la petite ou de la moyenne entreprise. Le Code du commerce définit ces derniers. 

La mention aux articles de référence est ici nécessaire. L’article L. 123-16 du Code du commerce (L. 123-16  pour une micro-entreprise) est notamment celui qui précise les modalités d’application de la confidentialité aux petites et moyennes entreprises, ainsi que celui qui vient préciser les critères d’appartenance à ces deux catégories.

Dans les trois cas, il convient de mentionner que le type de société concernée ne fait pas l’objet d’une mention à l’article L. 123-16-2 du Code du commerce. De plus, une société petite ou moyenne doit spécifier ne pas appartenir à un groupe, tel que ce dernier est défini à l’article L233-16 du Code du commerce (ni appartenir à un groupe tel que défini à l’article L524-6-1 du Code rural et de la pêche maritime pour une petite entreprise).

Les entreprises qui n’ont pas l’option de rendre confidentiels leurs comptes annuels 

Il faut noter que certaines sociétés ne peuvent pas profiter de cette option de confidentialité du compte de résultat. Cela peut dépendre de l’activité de l’entreprise concernée ou des seuils qu’une société dépasserait.

Les sociétés qui ne peuvent pas demander la confidentialité de leurs comptes annuels sont les : 

  • Établissements de crédit ;
  • Sociétés de financement ;
  • Entreprises d’assurance ou de réassurance ;
  • Entreprises de gestion de titres et de gestion de valeurs immobilières ;
  • Micro-entreprises dont le bilan dépasse les 350 000 euros, le chiffre d’affaires dépasse les 700 000 euros ou l’effectif sur l’exercice dépasse les 10 salariés ;
  • Petites entreprises dont bilan dépasse les 4 millions d’euros, le chiffre d’affaires dépasse les 8 millions d’euros ou l’effectif sur l’exercice dépasse les 50 salariés.

Confidentialité des comptes annuels : un récapitulatif

La confidentialité des comptes annuels nécessite de réunir plusieurs conditions. De même, elle implique l’envoi d’une déclaration spécifique au moment du dépôt des comptes. 

Option sur la confidentialité des comptes annuels
Qui peut opter pour la confidentialité des comptes annuels ? Toute entreprise ou société déposant ses comptes annuels et qui correspondent aux critères d’éligibilité au dispositif.
Qui ne peut pas recourir à cette option ?
  • Établissements de crédit ;
  • Sociétés de financement ;
  • Entreprises d’assurance ou de réassurance ;
  • Entreprises de gestion de titres et de gestion de valeurs immobilières ;
  • Micro-entreprises dont le bilan dépasse les 350 000 euros, le chiffre d’affaires dépasse les 700 000 euros ou l’effectif sur l’exercice dépasse les 10 salariés ;
  • Petites entreprises dont bilan dépasse les 4 millions d’euros, le chiffre d’affaires dépasse les 8 millions d’euros ou l’effectif sur l’exercice dépasse les 50 salariés.
Quand opter pour la confidentialité ? Au moment du dépôt des comptes annuels.
Comment opter pour la confidentialité ? En joignant une déclaration de demande de confidentialité au dossier de dépôt des comptes annuels.
Que contient la déclaration de confidentialité ?
  • Les informations permettant d’identifier l’entreprise et son représentant ;
  • Une section portant sur l’objet de la demande (confidentialité des comptes, du compte de résultat ou présentations simplifiée des comptes) ;
  • Une attestation sur l’honneur attestant de la véracité des informations transmises.
Application de la confidentialité des comptes annuels
Micro-entreprise Confidentialité des comptes annuels dans leur totalité.
Petite entreprise Confidentialité du compte de résultat seulement.
Moyenne entreprise Présentation simplifiée du bilan et des annexes.