Publication des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels est une obligation pour un grand nombre de sociétés. Ces dernières doivent effectivement s’y soumettre chaque année. Ce dépôt suit une procédure déterminée que les sociétés concernées doivent suivre. De même, il implique l’envoi de documents qui dépassent les simples comptes annuels. Enfin, le non-respect de cette obligation entraîne des conséquences pour les sociétés fautives.

Les comptes annuels englobent les différents documents comptables qui sont obligatoires dans les entreprises : leur bilan, leur compte de résultat et leurs annexes comptables.  

Quand procéder au dépôt des comptes annuels ?

Pour commencer, il convient de convoquer l’assemblée générale d’approbation des comptes. Cette dernière doit se réunir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.

Suite à la tenue de cette assemblée, l’entreprise dispose d’un délai d’un mois pour déposer vos comptes annuels auprès du greffe. Cependant, si la procédure a lieu en ligne, ce délai est porté à deux mois. 

Qui procède au dépôt des comptes annuels ?

Avant de procéder au dépôt des comptes annuels, il convient de se demander si l’entreprise est concernée par cette obligation. En effet, toutes les formes juridiques de société ne doivent pas s’y soumettre. De même, la personne en charge du dépôt varie d’une entreprise à une autre.

Quelles sociétés déposent leurs comptes annuels ?

Un grand nombre de sociétés sont concernées par l’obligation de dépôt de comptes. Parmi ces dernières, se trouvent les : 

• EURL (entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée) ;
• SA (sociétés anonymes) ;
• SARL (sociétés à responsabilité limitée) ;
• SAS (sociétés par actions simplifiées) ; 
• SCA (sociétés en commandite par actions) ;
• SEL (sociétés d’exercice libéral) ;
• SNC (sociétés en nom collectif) ;
• Les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles sous certaines conditions.

Qui dépose les comptes annuels ? 

C’est le représentant de l’entreprise qui procède au dépôt des comptes annuels, que ce dépôt se fasse en ligne, sur place ou par courrier. Lorsque le dépôt a lieu en ligne, via le guichet unique des formalités des entreprises, le représentant est le dirigeant ou un mandataire nommé par l’entreprise.

L’identité du représentant légal peut varier selon le type de société. Il peut s’agir du président (SASU, SAS), du gérant (EURL, SARL, SNC, sociétés civiles), d’un directeur général (SA à conseil d’administration) ou d’un président du directoire (SA à conseil de surveillance). En revanche, un mandataire peut être un autre professionnel (avocat ou un expert-comptable par exemple).

Combien coûte le dépôt des comptes annuels ? 

Le dépôt des comptes annuels à un coût. Le paiement du dépôt peut se faire par carte bancaire ou par chèque, en fonction du mode de dépôt choisi. En effet, le dépôt des comptes annuels peut se faire en ligne, par courrier ou sur place.

Le montant du coût du dépôt des comptes annuels est de : 

• 45,02 euros pour le dépôt des comptes ;
• 45,02 euros en ce qui concerne le dépôt des comptes consolidés ;
• 90,04 euros pour le dépôt conjoint des comptes annuels et des comptes consolidés. 

Lorsque le dépôt se fait en ligne, via le guichet unique des formalités des entreprises, le paiement du montant à payer peut se faire par carte. En revanche, lorsque le dépôt se fait par courrier ou sur place, il se fait par chèque. Le chèque doit être à l’ordre du Tribunal de commerce référent. 

Quels documents composent le dossier de dépôt des comptes annuels ?

Il convient de distinguer les comptes annuels des autres documents nécessaires à la procédure de dépôt. En effet, la constitution d’un dossier complet est requise pour déposer les comptes annuels d’une société.

Les comptes annuels

Les comptes annuels se composent de trois types de documents : 

• Le bilan ;
• Le compte de résultat ;
• Les annexes comptables.

Documents supplémentaires

Ces documents s’accompagnent de diverses pièces jointes et annexes qui doivent être envoyées en même temps que les comptes annuels. Parmi les documents nécessaires à la composition du dossier de dépôt des comptes annuels, se trouvent notamment : 

• Le rapport du commissaire aux comptes, lorsque nécessaire ;
• Le procès-verbal de l’assemblée avec la proposition d'affectation du résultat et la résolution votée de l'affectation de ce dernier ;
• La copie de décision de l’assemblée lorsque l’assemblée générale refuse d’approuver les comptes ;
• La déclaration de confidentialité, lorsque l’entreprise souhaite opter pour la confidentialité des comptes annuels ;
• Le rapport de gestion, pour les moyennes entreprises.

De plus, lorsque la société concernée appartient à un groupe, elle doit joindre les documents supplémentaires suivants : 

• Les comptes consolidés ;
• Le rapport des commissaires aux comptes portant sur les comptes consolidés ;
• Le rapport de gestion du groupe ;
• Et, pour finir, le rapport du conseil de surveillance, lorsque nécessaire. 

Enfin, si c’est un mandataire qui effectue la procédure, ce dernier devra joindre une copie de son mandat aux documents nécessaires. 

Pour finir, il convient de noter que les documents doivent être certifiés conformes par le représentant légal de la société, lorsqu’il s’agit de copies. Dans ce cas, le représentant légal doit simplement inscrire la mention « certifié sincère et conforme à l’original » sur l’ensemble des documents, accompagnée de sa signature. L’ensemble des documents transmis par voie électronique doit être signé de manière électronique. 

Comment procéder au dépôt des comptes annuels ?

Il existe, pour les sociétés, trois moyens de déposer leurs comptes annuels. Depuis 2023, l’administration a mis en place un « mode expert » pour simplifier la procédure en ligne.

Modes classiques

Il existe trois moyens de déposer les comptes annuels d’une entreprise : 

• Sur place, auprès du greffe du Tribunal de commerce dont dépend la société ;
• Par courrier recommandé avec avis de réception et adressé greffe du Tribunal de commerce dont dépend la société ;
• Par envoi électronique, via le guichet unique des formalités des entreprises.

Dès la réception de vos comptes annuels, le greffier procèdera à la publication des comptes annuels au Bodacc, sauf dans le cas où la société a opté pour la confidentialité de ses comptes. La publication des comptes leur donnera un caractère public. Ainsi, n’importe quelle personne intéressée pourra accéder aux informations qu’ils contiennent. La société, pour sa part, recevra un certificat de dépôt de comptes annuels, attestant de l’accomplissement de la procédure. 

Mode expert

Depuis 2023, les sociétés peuvent déposer leurs comptes annuels en « mode expert ». Ce mode de dépôt en ligne limite le nombre de questions posées au moment du dépôt et simplifie la procédure. Pour déposer ses comptes en « mode expert », il suffit de sélectionner « Déposer des comptes annuels en mode expert » sur le site du guichet unique des formalités des entreprises. La principale information requise est la date de début de l’exercice comptable, ainsi que la date de fin de ce dernier.

Le représentant procédant au dépôt doit notamment préciser : 

• Le type de compte ;
• Le besoin de modification ;
• La date de début et celle de fin de l’exercice comptable ;
• Le besoin de confidentialité.

La plateforme indique ensuite les différents documents nécessaires à la réalisation de la procédure. 

Dépôt comptes annuels : un tour d’horizon

Le dépôt des comptes annuels doit respecter certaines conditions et nécessite l’envoi de documents spécifiques. Il convient donc, pour toute entreprise, de bien se renseigner sur les modalités de dépôt.