Comment réaliser le dépôt des comptes ?

Le dépôt de comptes annuels est une obligation juridique pour la majorité des sociétés exerçant une activité commerciale. Chaque année, à la clôture de leur exercice comptable, ces sociétés doivent rendre transparentes leurs informations financières en les déposant auprès du greffe du tribunal de commerce dont elles dépendent. Cette démarche permet à toute partie intéressée, comme les partenaires ou les clients, d'accéder à ces données, qui sont par nature publiques, sauf demande de confidentialité spécifique.

Qu’est-ce que le dépôt de comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels est la procédure par laquelle les entreprises soumises à cette obligation transmettent leurs documents comptables et juridiques au greffe du tribunal de commerce après la fin de leur exercice annuel. Cette formalité garantit la transparence des informations financières de l'entreprise, qui sont ensuite portées à la connaissance du public via le Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc), à moins qu'une demande de confidentialité n'ait été approuvée. Enregistré au Registre National des Entreprises (RNE) après validation par le greffe, ce dépôt assure une traçabilité et une accessibilité des données.

Qui est tenu de déposer ses comptes annuels ?

Les entreprises concernées par le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce sont les suivantes :

• Toutes les sociétés par actions, c’est-à-dire les sociétés anonymes (SA), les sociétés par actions simplifiée (SAS), les sociétés en commandite par actions (SCA)…
• Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) et les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL)
• Les sociétés en nom collectif (SNC)
• Les sociétés d’exercice libéral (SEL)
• Les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles sous certaines conditions

Il est important de noter que les entreprises individuelles et les sociétés civiles immobilières (SCI) ne sont pas soumises à cette obligation de dépôt.

Quels documents composent le dépôt de comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels doit contenir un certain nombre d’éléments :

• Les comptes annuels de l'exercice écoulé, incluant le compte de résultat et le bilan ;
• Le rapport de gestion, exigé pour les sociétés dont les titres sont négociés sur un marché réglementé ;
• Le rapport du conseil de surveillance, pour les SA à conseil de surveillance et les SCA ;
• Le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels ;
• Le procès-verbal de l'assemblée ayant approuvé les comptes, ou un extrait de ce procès-verbal contenant la proposition et la résolution concernant l'affectation du résultat (ou la décision d'affectation prise directement).

Il est important de noter que pour les associés uniques – d’une EURL, SELURL, SASU, SELASU – il n’est pas obligatoire de déposer le rapport de gestion.

Par ailleurs, pour l’EURL, lorsque l’associé unique est le seul gérant de la société, le dépôt des comptes annuels vaut approbation des comptes. Cela signifie que l’associé unique n’est pas tenu de déposer le procès-verbal d’approbation des comptes annuels contenant la décision d’affectation du résultat.

Quel est le calendrier pour déposer vos comptes annuels ?

La première étape consiste à convoquer l'assemblée générale chargée d'approuver les comptes dans un délai de six mois suivant la date de clôture de l'exercice comptable.

Une fois cette assemblée tenue, vous disposez d'un délai de deux mois pour procéder au dépôt des comptes annuels. Ce délai est à compter de la date d'approbation des comptes.

Comment déposer vos comptes ?

Depuis le 1er janvier 2023, la voie privilégiée pour le dépôt des comptes annuels est le Guichet unique électronique des formalités d’entreprises, accessible via le site procedures.inpi.fr. Cette plateforme en ligne permet de réaliser le dépôt de manière sécurisée et rapide, en renseignant les informations requises et en téléchargeant les documents nécessaires. Les comptes sont ensuite transmis automatiquement au greffe du tribunal de commerce compétent.

Le dépôt papier reste possible auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise, ou par courrier recommandé avec avis de réception. Toutefois, il est vivement conseillé d'utiliser la plateforme en ligne pour plus d'efficacité.

Il est important de noter que si les documents déposés ne sont pas les originaux, ils doivent être certifiés conformes par le représentant légal de l'entreprise. De plus, si l'assemblée n'a pas approuvé les comptes, seule une copie de la décision prise lors de cette assemblée doit être déposée.

Le dépôt des comptes via le Guichet unique est gratuit. Cependant, des frais de greffe et de publication au Bodacc s'appliquent, dont le montant sera indiqué au moment du paiement sur la plateforme. En 2025, il faut compter environ 44,62€. Le paiement peut s'effectuer directement par carte bancaire ou via un compte utilisateur alimenté par virement.

Dès la réception de vos comptes annuels, le greffier les publiera au Bodacc, sauf si vous avez demandé la non-publication de vos comptes. La publication de vos comptes leur donnera un caractère public. Ainsi, n’importe quelle personne intéressée pourra y accéder.

Comment demander la confidentialité pour le dépôt des comptes annuels ?

Si vous ne souhaitez pas que vos comptes soient publiés, vous pouvez demander la confidentialité de vos comptes à condition que votre société fasse partie de la catégorie des petites entreprises ou de celle des micro-entreprises. Toutefois, sachez que si votre société entre dans la catégorie des petites entreprises, la confidentialité se limitera au compte de résultat uniquement, les autres documents (bilans) seront publiés.

Pour opter pour la non-publication des comptes annuels déposés, vous devez transmettre une déclaration de confidentialité lors du dépôt de vos comptes.

Votre société entre-t-elle dans la catégorie des micro-entreprises ? 

Pour faire partie de la catégorie micro-entreprise, votre société ne doit pas dépasser deux des trois critères suivants :

• Total du bilan : 450 000 euros
• Chiffre d’affaires net : 900 000 euros
• Une moyenne de 10 salariés sur l’exercice

Votre société entre-t-elle dans la catégorie des petites entreprises ?

Votre société fait partie des petites entreprises si elle ne dépasse pas deux des trois critères suivants :

• Total du bilan : 7 500 000 euros
• Chiffre d’affaires net : 15 000 000 euros
• Une moyenne de 50 salariés sur l’exercice

Quelles conséquences en cas de non-dépôt des comptes annuels ?

Si vous ne procédez pas au dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce, vous vous exposez à une sanction pénale : une amende de 1 500 euros.

Mais, avant d’être sanctionné, vous recevrez par courrier une injonction de procéder sous astreinte au dépôt des comptes annuels. En cas de récidive, sachez que le montant de l’amende peut être doublé.