Le registre du commerce et des sociétés (RCS) regroupe des informations essentielles sur les entreprises, qui sont délivrées à travers l’extrait Kbis. Ce document est considéré à ce titre comme la carte d’identité de l’entreprise. Il permet d’attester que l’entreprise existe juridiquement et qu’elle est bien enregistrée au RCS. Dès lors qu’un changement notable se produit et concerne les informations figurant sur le Kbis, vous devez impérativement demander une modification au RCS, afin d’actualiser votre Kbis et les statuts de sociétés si ces derniers contiennent l’élément à modifier.

Qu’est-ce que la modification au RCS ?

Les sociétés et entreprises individuelles commerciales sont tenues de s’immatriculer au RCS dès leur création afin de pouvoir débuter leur activité en toute légalité. C’est le greffe du tribunal de commerce qui est chargé de l’immatriculation des entreprises.

Le RCS recense toutes les entreprises commerciales et centralise des informations fondamentales à leur sujet. Ces informations figurent sur l’extrait Kbis des sociétés et extrait K des entreprises individuelles et micro-entreprises. Elles peuvent bien évidemment être amenées à changer au fil du temps. Vous devez obligatoirement déposer une demande de modification du RCS auprès du greffe du tribunal de commerce, si l’élément à modifier figure dans les statuts de société. L’organe compétent devra prendre la décision de la modification en assemblée générale extraordinaire et suivre certaines formalités. Seule l’entreprise peut demander volontairement une modification au RCS. 

Pourquoi demander une modification au RCS ?

Le RCS et l’extrait Kbis doivent refléter la situation précise et à jour de chaque entreprise. Ils contiennent l’adresse du siège social de l’entreprise, mais aussi son greffe d’immatriculation, sa date d’immatriculation, son numéro SIREN, sa forme juridique, le montant de son capital social, l’identité de ses dirigeants et des commissaires aux comptes, les décisions du tribunal de commerce relatives aux procédures collectives, etc. 

Toutes ces informations doivent être mises à jour régulièrement. En tant que dirigeant, vous devez donc signaler tout changement d’un élément de l’extrait Kbis au greffe dans le mois suivant cet évènement. Le greffier du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise est chargé de contrôler vos déclarations puis de reporter les modifications sur votre extrait Kbis.  

Ainsi, tout ce qui figure sur l’extrait Kbis est actualisé de façon régulière, ce qui permet d’avoir une vision précise sur la situation de n’importe quelle entreprise. Si l’information à modifier figure dans les statuts de société, il vous faudra également modifier les statuts de société, puisqu’ils constituent le contrat de la société. 

Quand le RCS doit-il être modifié ? 

Vous devez obligatoirement déposer une demande de modification des informations contenues dans le RCS dès lors que le changement entraine une modification des statuts de société et de l’extrait Kbis. Ainsi, le RCS doit être modifié dans les cas suivants : 

  • Les modifications de statuts « classiques »

Ces modifications sont considérées comme des rectifications courantes des statuts. Il s’agit du changement de dénomination sociale, du remplacement du dirigeant, du transfert de siège social et de la modification de l’objet social.

  • Les modifications de statuts exceptionnelles 

Les modifications exceptionnelles correspondent à des opérations plus complexes comme la prorogation de la durée d’une société ou la modification du capital social. 

  • Les autres modifications 

Les autres modifications comme le changement d’adresse, l’ouverture d’un nouvel établissement, etc. n’entrainent pas la modification des statuts de société. Seul l’extrait Kbis sera modifié.

Par ailleurs, dans le cas de l’identité des gérants/associés, si cette information ne figure pas dans les statuts de société (cela dépend de la forme juridique), il ne sera pas nécessaire de modifier les statuts. 

Comment demander une modification au RCS ?

Pour demander une modification des informations contenues dans le RCS et le Kbis, dans le cas où le changement entraine une modification des statuts, la procédure à suivre est la suivante : 

  • La prise de décision

Toute modification commence par une prise de décision. Ainsi, l’organe compétent, c’est-à-dire la (ou les) personne(s) détenant le pouvoir, doit convoquer une assemblée générale extraordinaire. 

Cependant, les modalités ne sont pas les mêmes selon le type de société. La procédure peut également être plus longue et plus complexe selon la taille de l’entreprise. Dans certaines sociétés (comme la SARL), le gérant peut décider seul du transfert du siège social si ce dernier s’effectue sur le territoire français. Dans d’autres sociétés (comme la société civile), un changement d’adresse du siège social nécessite une décision collective des associés réunis en assemblée générale.

À l’issue de l’assemblée générale extraordinaire (AGE), un procès-verbal doit être établi pour constater la décision prise. La société peut procéder au changement dès lors que l’assemblée rend un avis positif. 

  • La publication de la décision

L’extrait Kbis étant public, en cas de changement, il est obligatoire d’en informer les tiers. Dès que le PV de l’assemblée générale est établi, vous disposez d’un mois pour publier l’avis modificatif. 

Pour ce faire, vous devez faire paraitre une annonce dans un journal d’annonces légales. Il est important de noter que si vous souhaitez effectuer un changement d’adresse dans un département différent, vous devez faire publier deux annonces légales : une dans votre département d’origine, et une autre dans le département d’arrivée. 

Vous pouvez également envoyer une lettre de changement d’adresse d’entreprise à vos clients, fournisseurs et partenaires. 

  •  L’enregistrement de la modification

Après avoir publié votre décision de modification, il ne vous reste plus qu’à la faire enregistrer au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre nouveau siège social. Le greffe procédera à la modification des statuts de société et de votre Kbis.

Dernière mise à jour le 01/09/2020