En France, une entreprise sur quatre suffoque sous le poids des retards de paiement, un fléau qui fragilise dangereusement la santé financière des PME. En 2023, le délai de paiement moyen pour ces entreprises était en hausse. Il s'élève actuellement à 38 jours. Ces retards de paiement engendrent un cercle vicieux de difficultés : pénurie de trésorerie, investissements compromis, embauche freinée, et, dans les cas les plus extrêmes, faillite. Face à cette situation périlleuse, les PME se doivent d'adopter une stratégie proactive pour prévenir ces retards et, le cas échéant, optimiser le recouvrement des créances impayées. Dans ce sens, voici cinq stratégies clés pour améliorer la gestion du risque client dans les PME.

Gestion du risque client dans les PME : le risque client, qu'est-ce que c'est ?

En tant que chef d'entreprise avisé, vous êtes conscient que la prospérité de votre PME repose sur la solidité de vos relations clients. Pourtant, il arrive que des clients rencontrent des difficultés à honorer leurs paiements. C'est ce que l'on appelle le risque client, un péril sournois qui menace la santé financière de votre entreprise.

Le risque client se manifeste sous deux formes distinctes :

  • Les retards de paiement : lorsque vos clients dépassent le délai convenu pour régler leurs factures, générant un manque de liquidités qui peut entraver votre activité.
  • Les impayés : situation encore plus redoutée, survenant lorsque vos clients ne s'acquittent purement et simplement pas de leurs dettes, portant ainsi un coup dur à votre trésorerie.

Ces situations, loin d'être anodines, peuvent avoir des conséquences lourdes pour votre PME :

  • Pénurie de trésorerie : la difficulté à recouvrer vos créances peut vous priver des fonds nécessaires pour honorer vos propres engagements, tels que le paiement de vos fournisseurs ou de vos salariés.
  • Fragilisation de votre entreprise : un cycle infernal de retards de paiement peut fragiliser votre structure financière, menaçant sa pérennité et hypothéquant vos projets d'avenir.

C'est pourquoi il est important de mettre en place une stratégie proactive de gestion du risque client. En anticipant et en prévenant les retards de paiement, vous protégez votre entreprise des conséquences néfastes de ces impayés et assurez sa stabilité financière sur le long terme.

Gestion du risque client dans les PME : 5 conseils

En tant que PME, vous êtes en première ligne face aux impayés et aux retards de paiement, ces périls qui menacent votre trésorerie et votre avenir. Heureusement, vous n'êtes pas sans défense ! Avec les bonnes stratégies, vous pouvez minimiser ces risques, optimiser votre gestion du risque client et protéger votre entreprise. Voici 5 conseils pour maîtriser le risque client et naviguer sereinement vers le succès.

Conseil n°1 : surveiller son délai moyen d’encaissements clients

La maîtrise de votre DME, c'est-à-dire votre délai moyen d’encaissement de vos clients, est indispensable pour anticiper et gérer efficacement votre trésorerie. Ce délai, exprimé en nombre de jours, reflète le temps écoulé entre l’émission d’une facture et son règlement effectif. 

Un délai moyen d’encaissement dit « contrôlé » contribue à une meilleure santé financière pour votre entreprise. Cela signifie que vos clients règlent leurs factures dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 à 60 jours. Il vous aide à prévoir vos rentrées d'argent, à mieux gérer vos sorties, et à prendre des décisions stratégiques éclairées pour le développement de votre entreprise.

Un délai moyen d’encaissement dit « long » peut signaler des difficultés de paiement de la part de vos clients ou une inefficacité dans vos processus de recouvrement. Ces situations peuvent avoir un impact significatif sur votre trésorerie et requièrent une attention particulière.

Un délai moyen d'encaissement dit « bon » varie considérablement selon le secteur d'activité et les conditions de paiement habituelles pratiquées dans l'industrie concernée. Un bon délai d'encaissement est celui qui soutient à la fois la santé financière de votre entreprise et qui maintient des relations commerciales solides avec vos clients.

 

Comment le calculer ?

Pour calculer le délai moyen d’encaissement de votre entreprise, vous pouvez utiliser la formule suivante : 

Délai moyen d’encaissement : (encours clients/chiffre d'affaires) x nombre de jours dans la période

Exemple pratique : Supposons que votre entreprise ait un encours clients de 50 000 € à la fin de l'année et un chiffre d'affaires annuel de 600 000 €. En utilisant la formule, le délai moyen d'encaissement serait de :

(50 000 / 600 000)×365 ≈ 30.4 jours

Cela signifie que, en moyenne, votre entreprise reçoit le paiement de ses clients environ 30 jours après l'émission des factures.

Conseil n°2 : prévenir le risque client 

Avant toute collaboration commerciale, vous devez impérativement examiner les états financiers de vos clients. Aujourd'hui, des plateformes numériques avancées facilitent cette tâche. Elles offrent, en effet, un accès simplifié à de nombreuses données qui permettent d’obtenir une vision claire de la santé financière des clients. Il est cependant recommandé de consulter des sources fiables, comme : 

  • Les agences de notation de crédit ; 
  • Les registres du commerce ; 
  • Les plateformes spécialisées comme Infonet.fr. 

Un outil qui vous sera particulièrement utile dans ce processus est le scoring client. Le scoring client, c'est comme attribuer une note à vos clients en se basant sur leur santé financière. Cette note est calculée à partir de critères financiers précis : 

  • Est-ce que l'entreprise peut payer ses dettes ?
  • A-t-elle l'habitude de payer à temps ?

Grâce à cette note, vous pouvez identifier rapidement quels clients présentent un risque élevé d’être de mauvais payeurs.

De plus, vous devez maîtriser certains ratios financiers dans le but de gérer votre risque client en tant que PME. En voici 4 très pertinents : 

  • Le Gearing. Ce ratio mesure la part de l'endettement dans le financement total de l'entreprise. Un chiffre élevé indique une grande part de dette. 
  • La solvabilité générale. Ce ratio compare les actifs totaux aux passifs totaux pour évaluer si une entreprise a assez d'actifs pour couvrir ses dettes. Un ratio supérieur à 1 signifie que l'entreprise peut payer toutes ses dettes. 
  • Le délai moyen d'encaissement (DME). Il indique le nombre moyen de jours qu'une entreprise met pour collecter le paiement de ses ventes. Un DME élevé suggère que l'entreprise cliente pourrait avoir des difficultés à encaisser l'argent. 
  • Mais aussi, le délai moyen de paiement fournisseurs (DMPF). Ce ratio montre combien de temps une entreprise prend, en moyenne, pour payer ses fournisseurs. Un DMPF long peut indiquer que l'entreprise retarde ses paiements. 

Conseil n°3 : exiger des garanties et sécuriser vos transactions

Pour réduire les risques financiers dans les petites et moyennes entreprises, la mise en place de mesures spécifiques améliore la gestion du risque client.

La première étape vers une gestion du risque efficace consiste à négocier des délais de paiement réduits avec vos clients. Cela signifie encourager, voire exiger, des paiements à réception de la facture ou dans un délai raccourci, par exemple 30 jours. Des délais de paiement plus courts assurent une entrée de trésorerie rapide et réduisent le risque d'impayés, contribuant ainsi à la stabilité financière de votre entreprise.

En parallèle, une attention particulière doit être accordée à la rédaction des documents contractuels. Ces documents, incluant devis, factures, contrats de vente et conditions générales de vente (CGV), doivent être clairs, précis et contenir toutes les mentions légales nécessaires. Ils doivent également définir explicitement les termes de paiement, les pénalités en cas de retard et, si applicable, les garanties ou les assurances demandées. Une documentation contractuelle solide est, en effet, votre première ligne de défense contre les risques financiers.

De plus, demander un acompte au moment de la commande permet une meilleure gestion du risque client dans les PME. Cette pratique permet, en effet, de sécuriser une partie du paiement bien avant la livraison des biens ou de la prestation des services. 

Conseil n° 4 : mettre en place une démarche de recouvrement efficace pour une meilleure gestion du risque client dans les PME

Optimiser son processus de recouvrement est vital en tant que PME. Voici quelques conseils pour optimiser votre processus de recouvrement de créance : 

  • Assurez-vous que les paiements suivent après l'émission des factures. 
  • Adaptez les relances au profil de chaque client. Un logiciel de recouvrement peut aider, en ajustant la fréquence et le ton selon le besoin.
  • Adoptez un système en entonnoir. Augmentez la pression graduellement, finissant par une lettre d'injonction si nécessaire. Cela encourage les paiements sans nuire à la relation client.
  • Et enfin, collaborez en interne, c'est-à-dire, travaillez ensemble avec les équipes commerciales, de production et de logistique. Cela améliore la prévention et la gestion des retards de paiement.

Conseil n°5 : externaliser dans certains cas 

L'externalisation peut s'avérer être une stratégie clé dans la gestion du risque client pour les PME. Lorsque les efforts internes n'aboutissent pas, et avant d'envisager des mesures judiciaires, considérez des options d'externalisation comme un moyen efficace de minimiser les risques d'impayés.

Si vous avez besoin de liquidités rapidement, la cession de créances à une société d'affacturage peut être une solution idéale. Cela vous permet de récupérer immédiatement une partie de l'argent dû, tout en transférant le risque et la gestion du recouvrement à un tiers spécialisé. Ainsi, vous pouvez continuer à vous concentrer sur votre cœur de métier, tout en limitant l'exposition aux risques clients.De plus, la souscription à une assurance crédit est une autre option stratégique. Ce type de contrat vous offre une protection financière contre les défauts de paiement de vos clients. En cas d'impayé, l'assurance prend le relais pour couvrir la perte. C'est une couche supplémentaire de sécurité qui protège votre entreprise contre les aléas de l'activité commerciale.