L’intelligence collaborative, aussi appelée intelligence collective, conjugue redéfinition des rôles et fluidité de la communication au sein d’une entreprise. Alors, comment la mettre en place dans les sociétés et pourquoi le management de transition est-il de plus en plus sollicité ? 

L’intelligence collaborative, un concept des temps modernes

Qu’est-ce que l’intelligence collaborative ?

L’intelligence collective est un enjeu fondamental pour qu’une société fonctionne, peu importe sa forme ou sa taille. Elle permet ainsi à un groupe d’individus, ou une collectivité, d’améliorer l’utilisation de leurs capacités pour atteindre un but commun. 

Le sésame : la communication !

La communication est relayée par les publicités, mais elle est également primordiale au quotidien : que ce soit au sein du couple pour en conserver l’harmonie, avec ses amis pour maintenir de bonnes relations ou encore avec sa famille afin de démontrer son dévouement. 

Comment se catégorise-t-elle ?

Alors pourquoi son usage serait différent à l’heure de l’instaurer au sein d’une entreprise ? Agir ensemble, en partageant ses idées et ses valeurs, conduit à de meilleurs résultats. On distingue alors : 

  1. L’intelligence collaborative originelle

Elle se trouve au cœur d’une organisation, entité en petits groupes. Un petit groupe d’individus est en communion, sans structure hiérarchique définie en conscience (premiers groupes d’humains, groupe de musiciens, famille, groupe d’amis). Cette structure offre, de ce fait, une grande individuation et liberté à chacun.

  1. L’intelligence collaborative en essaim

Elle est utilisée par quelques groupements de poissons ou d’oiseaux, par des troupeaux d’animaux sauvages… Dans ces groupes, plusieurs milliers d’individus n’ont que très peu de liberté individuelle, mais ils détiennent une grande force à l’échelle collective. 

  1. L’intelligence collaborative pyramidale

Le terme pyramidal, ou organisation hiérarchique traditionnelle, évoque la hiérarchisation. Elle a permis de construire les civilisations que l’on connaît. Grâce à ce système, l’humain a pu créer le meilleur comme le pire (inégalités, réchauffement climatique…). 

  1. L’intelligence collaborative holomidale 

L’intelligence holomidale, dont la racine est identique à celle de l’adjectif « holistique », renvoie à une plus grande prise en compte de la complexité. La technologie centrale de l’intelligence holomidale est internet. L’intelligence collective holomidale peut posséder une structure très décentralisée et établie avec le développement d’une économie mutualiste et collaborative. Autrement dit, la compétition et l’argent sont moins présents que dans l’organisation pyramidale.

Le travail collaboratif 

Le travail collaboratif, c’est adopter un système dans lequel il faut se délester de l’organisation hiérarchisée traditionnelle de l’entreprise pour mettre en place une structure ouverte. Grâce à cette instauration, la communication, le partage du savoir et la mise en commun des compétences sont plus facilement privilégiés. 

La démocratisation actuelle du travail collaboratif n’est pas une coïncidence. En effet, les nouvelles avancées technologiques de l’information favorisent ce mode de travail, notamment via les plateformes collaboratives en ligne.

En amont, le travail collaboratif a une vision et des valeurs bien ancrées : partage, transparence, solidarité, communication, horizontalité et égalité.

Quels sont les éléments clés de l’intelligence collective ?

L’intelligence collective met l’accent sur des points précis tels que : 

  • Le partage de l’information pour mener à bien l’objectif commun ;
  • L’instauration et le respect de règles communes ;
  • La création d’un système où chaque individu trouve un bénéfice à collaborer.

Entreprise : le travail collaboratif, qu’apporte-t-il ?

Pourquoi passer le cap de l’intelligence collaborative ? 

Pourquoi adopter l’intelligence collaborative en entreprise ? Quels sont les bénéfices pour une entreprise qui adopte le travail collaboratif ? 

La collaboration en entreprise présente plusieurs avantages dont : 

  • Une meilleure circulation des informations favorisant l’avancement des projets ; 
  • Un gain en productivité grâce à l’ajustement des méthodes de travail ; 
  • Un gain de temps grâce aux informations centralisées et disponibles à tout moment ; 
  • Une organisation plus élaborée permettant de responsabiliser ses collaborateurs ou chacun a donc son rôle à jouer et une mission à accomplir ;
  • La mise en place du travail d’équipe ;
  • La création d’une culture d’entreprise axée sur la communication, la bienveillance, l’empathie, mais aussi la performance.  

Les enjeux du travail collaboratif en entreprise

Une société collaborative peut difficilement être organisée selon le modèle pyramidal classique qui définit l’entreprise en couches hermétiques.

  Problème Solution Avantages
Repenser et reconditionner le management  – Modèle pyramidal
– Communication bridée
– L’humain a peu de place 		 – Management plus horizontal, voire collaboratif 
– Rôle du manager à revoir : de donneur d’ordres, il devient leader 		 – Écoute des collaborateurs 
– Empathie
– Anticipation des risques 
– Organisation du travail adéquate aux besoins des équipes
– Meilleure communication favorisant l’avancement des projets.
Favoriser la circulation de l’information – Mauvaise circulation des informations  – Soutien de l’équipe dans une démarche d’empowerment
– Instauration d’une communication plus fluide et transparente		 – Facilite la coordination
– Renforce la réactivité
– Favorise la prise de décision
– Encourage l’innovation

Déployer l’intelligence collective dans les entreprises 

D’une part, afin de développer l’intelligence collective au sein d’une entité, il est important d’instaurer des espaces numériques ou une plateforme collaborative. Cela favorisera le partage d’idées, l’échange de discussions et la mise en place d’une veille stratégique, par exemple. 

D’autre part, il est intéressant de rassembler des documents de travail partagés sur le Cloud, en gage de meilleure efficacité et d’un travail collaboratif optimisé.

Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin 

Comme le souligne un proverbe africain : « seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ». Le concept d’intelligence collective est ainsi condensé en une seule phrase, résumant plutôt bien le principe.

Pour concevoir les pratiques collaboratives, une des conditions sine qua non de la réussite de l’intelligence collective consiste à partager les compétences et les mutualiser au service d’un groupe.
Trois conditions sont alors requises : 

  1. Le changement : la sensibilisation au changement et une capacité d’adaptation sont nécessaires. En effet, les personnes doivent être ouvertes à mettre à profit leurs idées au service d’un objectif commun ;
  2. La confiance : pour travailler ensemble, il est indispensable de pouvoir faire confiance au groupe et de cultiver une attitude empathique axée sur l’échange et l’esprit collaboratif. Cela favorisera ainsi l’aboutissement d’idées constructives permettant au groupe d’avancer ;
  3. La maturité : un groupe mature sera capable de créer des liens en vue de coopérer. Chacun s’approprie l’objectif (ou l’intérêt) commun en laissant de côté ses objectifs individuels.

Soutenir la transformation digitale

L’ère du digital a son rôle quant à l’émergence des entreprises collaboratives. L’organisation des entreprises est bousculée afin de laisser plus de place à la conduite numérique :

  • Nouvelles organisations,
  • Nouveaux métiers et nouvelles tâches,
  • Nouveaux outils numériques à maîtriser,
  • Ou encore nouveaux processus de travail.

Des managers aux équipes opérationnelles, toute l’entreprise est invitée à adopter ces nouveautés. Il est ainsi judicieux d’anticiper et d’accompagner le changement pour conjuguer collaboration et accélération de la croissance au sein de l’entreprise.

Construire un environnement de travail propice à la collaboration

Mettons-nous en contexte : comment est-il possible de favoriser une collaboration efficiente dans son entreprise si chaque collaborateur est reclus dans un bureau, sans outil de communication pour échanger avec le reste de l’équipe ?

Voici quelques exemples, en vue d’éclaircir ce challenge :

  • Aménager le lieu de travail pour favoriser tous les échanges : bureaux à proximité pour les collaborateurs travaillant sur un même projet ;
  • Prévoir des lieux d’échange virtuels (messagerie, visioconférence…) pour les personnes travaillant à distance et ainsi alimenter l’esprit d’équipe, même à distance ;
  • Organiser des espaces dédiés à l’innovation et au partage d’idées ;
  • Explorer le flex office (absence d’attribution d’un poste de travail précis) permettant donc de changer d’espace en fonction des tâches et des missions ;
  • Démocratiser le télétravail : un ou plusieurs jours par semaine favoriseront la productivité des collaborateurs en profitant du calme de leur logement, pour que de nouvelles idées puissent émerger.

Comment activer l’intelligence collaborative au sein d’une entreprise ?

Tout d’abord, le management collaboratif, en tant que modèle de gestion d’équipe, se diffuse davantage dans les entités. Les plateformes web (intranet, extranet, gestion de projet…) et les réseaux sociaux sont alors de parfaits leviers permettant de rassembler les informations, les compétences et les idées dans les différents services.

Transformer les outils en méthode de travail est donc un enjeu de taille. Par ailleurs, les bienfaits sollicités en matière de rigueur, de productivité et de motivation peuvent être considérables.

Ensuite, pour mettre en œuvre l’intelligence collaborative dans une organisation, se conformer à quelques exigences est fondamental. Il faut parvenir à trouver le juste milieu entre l’acceptation des conditions par le personnel, mais également définir l’ordre.

Enfin, ce n’est qu’après coup que l’entreprise réussira à :

  • Donner le sentiment d’appartenance à ses collaborateurs ;
  • Défendre un intérêt commun ;
  • Privilégier les interactions ;
  • Partager les informations au même niveau ;
  • Savoir accepter les échecs et s’en servir pour apprendre ensemble.

Quels sont les outils utiles à l’instauration de l’intelligence collective ?

Seul, le management participatif n’est pas suffisant pour entretenir la collaboration interne et répandre l’intelligence collective. Si l’entreprise souhaite s’orienter vers la transversalité des échanges, il lui faut également des outils collaboratifs à son arsenal. Les équipes de travail devront alors disposer :

  • D’outils de gestion de projet pour avoir une vision macro du planning et de l’avancement (Planisware Orchestra ou Wrike) ;
  • D’outils de gestion des tâches pour visualiser les missions de chacun (monday.com) ;
  • De plateformes collaboratives d’entreprise pour centraliser les échanges d’informations (Slack) ;
  • De logiciels GED (gestion électronique de documents) pour éditer, stocker, archiver, mais également pour partager des documents en ligne ;
  • D'outils de communication pour pouvoir accéder à une messagerie ou à la visioconférence, par exemple ;
  • Ou encore de plateformes d'intelligence collaborative pour améliorer l'organisation du travail et renforcer la cohésion (Dr.Remote).

Rome ne s’est pas faite en un jour, notons que c’est le même principe pour une entreprise qui veut devenir collaborative. Il faut prendre le temps de comprendre les besoins et les priorités pour avancer à un rythme satisfaisant, prendre les bonnes initiatives et faire accepter le changement.