Les précautions à prendre par un employeur au cours de la rédaction d’un CDD de remplacement

Destiné à soulager l’entreprise, le CDD de remplacement pour salarié absent peut au contraire la mettre en difficulté s’il n’est pas bien rédigé. En effet, ce contrat conclu entre une société et un salarié remplaçant peut être requalifié en CDI en cas de manquements de la part de l’employeur. Qu’il soit à terme précis ou imprécis, sa rédaction doit faire l’objet des mêmes précautions. 

Qu’est-ce qu’un CDD de remplacement ?

Un CDD de remplacement est un contrat à durée déterminée conclu entre un employeur et un travailleur destiné à remplacer un salarié absent. En règle générale, ce type de contrat est rédigé en période estivale, au moment où les bureaux sont le plus susceptible d’être désertés. 

En quel recours peut-on conclure un CDD de remplacement ?

Le départ en congé d’un salarié justifie la conclusion d’un CDD de remplacement. Ce genre de contrat peut également être rédigé dans d’autres circonstances : 

• En cas de congé maternité ou de suspension de contrat de travail d’un salarié ; 
• Mais aussi en cas d’absence prolongée de celui-ci pour des raisons médicales ou personnelles ;
• Et également dans le cas d’un remplacement d’un salarié en attente de prise de poste.

Dans cette liste, on note l’absence des salariés grévistes. C’est en effet le seul motif d’absence qui ne légitime pas la conclusion d’un CDD de remplacement. 

Un seul CDD de remplacement pour un salarié absent

Ce genre de contrat à durée déterminée vaut pour un salarié absent. En aucun cas un remplaçant ne peut occuper la fonction de plusieurs salariés : il y a autant de contrat temporaire que d’absents prolongés. Ce contrat à durée déterminée ne peut pas non plus être conclu lorsque le remplaçant serait destiné à réaliser des missions dangereuses. Seule une dérogation délivrée par la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) peut le permettre.

Toutefois, depuis le 13 avril 2023, certaines entreprises ont la possibilité de pallier l’absence de plusieurs de leurs salariés en n’embauchant qu’un seul remplaçant.

La durée d’un CDD de remplacement

Il existe deux types de contrats de remplacement : les CDD à terme précis, dits « de date à date » et ceux à terme imprécis. 

La durée d’un contrat à terme précis

Un CDD de remplacement à terme précis prévoit dès sa rédaction une date de fin de mission. Il peut par exemple être conclu en prévision d’un accroissement d’activité. La durée maximale de ce type de contrat à durée déterminée est précisée sur la convention collective qu’a signée l’entreprise. À défaut d’avoir été précisées, ces durées maximales s’appliquent : 

La durée du contrat à terme imprécis

Le CDD de remplacement à terme imprécis intervient quand la date de retour du salarié absent n’est pas connue. Il peut également être conclu dans les cas suivants : 

• CDD à objet défini ; 
• Attente de l’entrée en service d’un salarié recruté en CDI ;
• Emplois saisonniers ; 
• Et emplois d’usage.

Ce contrat exige qu’y soit renseignée une période minimale d’embauche. Ceci permet au salarié d’avoir une garantie minimale d’emploi et de rémunération. 

En ce qui concerne la durée maximale des CDD de remplacement à terme imprécis, elle dépend également des cas de recours au remplacement.

Bon à savoir

Un contrat à terme imprécis ne peut pas être renouvelé. N’ayant pas de date limite, impossible de le prolonger au-delà d’une date qui n’existe pas.

Une fois le contrat à terme précis arrivé à son terme, deux options s’offrent à l’employeur : 

• Y mettre fin ; 
• Ou le renouveler.

Renouvellement d’un CDD de remplacement

Un renouvellement du CDD de remplacement permet à la relation contractuelle de se poursuivre au-delà de la date de fin de contrat initialement prévu. Pour qu’un contrat à durée déterminée puisse en faire l’objet, il doit comprendre une clause de renouvellement. Dans le cas contraire, l’employeur doit rédiger un avenant au contrat de travail précisant la durée du renouvellement.

Le CDD de remplacement peut être renouvelé jusqu’à deux fois. Si l’employeur souhaite le renouveler une troisième fois, le CDD se transformera en CDI. De plus, aucun renouvellement ne fera l’objet d’un délai de carence.

Attention

Le décompte des mois effectués par le remplaçant de l’entreprise n’est pas remis à zéro à chaque renouvellement. Tous les mois qu’aura effectué le salarié dans l’entreprise seront comptabilisés. 

Fin d’un CDD de remplacement

Le CDD de remplacement prend fin : 

• Lorsque la durée maximale du contrat à terme imprécis est atteinte ;  
• À la date de fin de contrat précisée dans les mentions s’il n’est pas renouvelé ; 
• 9, 18 ou 24 mois après la signature du CDD de remplacement en fonction de l’objet du remplacement ; 
• Et également si des motifs légitiment la rupture du contrat.

Motifs de rupture

Un CDD ne pouvant être renouvelé plus de 2 fois, l’employeur devra requalifier le contrat de son salarié en un CDI s’il souhaite le conserver dans ses effectifs. Dans ce cas, on considère que le CDD de remplacement est rompu. L’employeur n’a alors aucune indemnité de précarité à verser à son salarié. Il doit par contre (sauf accord avec le salarié) respecter un préavis d’une durée égale à 1 jour par semaine que le remplaçant a passée à l’entreprise. Le préavis ne peut pas excéder 2 semaines.

Le CDD de remplacement peut aussi être rompu en cas de force majeure rendant l’exécution du contrat impossible, ou d’inaptitude médicale constatée par le médecin du travail. Enfin, une faute lourde commise par le salarié ou l’employeur peut mettre fin à la relation contractuelle.

Si celle-ci est rompue pour des raisons fallacieuses, l’initiateur de la rupture s’expose à des sanctions pécuniaires : 

• Rupture initiée par l’employeur : il devra verser des dommages et intérêts à son salarié d’un montant au moins équivalent à ce qu’aurait dû percevoir le salarié s’il avait pu aller jusqu’au terme du contrat.
• Rupture initiée par le salarié : il devra verser également des dommages et intérêts à son employeur correspondant au préjudice subi.

Si le CDD de remplacement est arrivé à son terme

Après s’être acquitté de sa mission de remplacement, le travailleur peut prétendre à une prime de précarité. Son montant (négociable) s’élève au minimum à 10 % de la rémunération brute qu’il a touchée durant l’ensemble du contrat.

Attention

La convention collective applicable précise la hauteur du seuil minimal : c’est à ce document qu’il faut se référer.

Rédaction d’un CDD de remplacement en cas de salarié absent : précautions à prendre

Bien que pratique pour un employeur afin de lui éviter une baisse de rendement en cas d’absence d’un de ses meilleurs éléments, conclure un CDD de remplacement n’est pas sans risque. Du moins, s’il n’est pas au fait des précautions à prendre au cours de sa rédaction. 

Mentions obligatoires

Parmi toutes les mentions que ce contrat à durée déterminée nécessite, l’absence de certaines est passible de pénalités à l’encontre de l’employeur.  

• Le nom et la qualification du salarié remplacé ; 
• Intitulé et la classification de son emploi ; 
• Sa catégorie professionnelle (ouvrier, cadre, administratif, etc.) ; 
• Et en cas de contrat à terme imprécis : période minimum d’embauche.

Outre ces mentions, le CDD ne sera pas valide aux yeux de la loi s’il ne comporte pas d’autres renseignements, comme : 

• Le montant de la rémunération du remplaçant ; 
• La raison du remplacement ;
• Le nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire ; 
• L’intitulé de la convention collective applicable…
• … et la durée de période d’essai s’il y a lieu qu’on retrouve sur ce document ;
• La durée du contrat si elle est connue ; 
• Le poste occupé par le remplaçant ; 
• Et dans le cas d’un remplacement en cascade, la chaîne de remplacement (le nom et la qualification du salarié absent ainsi que de l’employé qui le remplace).

Enfin, il faut savoir que d’autres caractéristiques, si elles manquent à l’appel, peuvent mettre l’entreprise en difficulté. D’après l’article L1254-10 du code du travail, et comme tous les CDD, le contrat de remplacement doit être signé dans les deux jours ouvrables suivants l’embauche. Par ailleurs, la relation de travail ne peut durer au-delà du terme du CDD de remplacement.

La durée de la période d’essai

Le choix ou non d’imposer une période d’essai au remplaçant revient à l’employeur. En revanche, il peut être judicieux de l’instaurer au cas où la fonction du salarié en passe de s’absenter est complexe. Si c’est le cas, la durée de la période d’essai ne peut excéder 2 semaines pour les CDD de remplacement de six mois. Pour les remplacements de plus de 6 mois, la période d’essai ne peut durer plus d’un mois.

Poste occupée par le remplaçant ainsi que sa rémunération 

Dans le cas d’un remplacement classique, le remplaçant occupe le poste du salarié absent. Toutefois, rien n’oblige l’employeur à remplacer son employé « poste pour poste ». Il peut très bien pallier son absence avec un de ses salariés permanents. Le CDD sera donc conclu avec un travailleur dont la fonction sera d’occuper le poste laissé vacant par le salarié muté. On appelle ce procédé un remplacement dit « en cascade ».

Le remplaçant, pour un même volume horaire et la même formation, percevra la même rémunération que celle du salarié absent. C’est également le cas si le poste de ce dernier est occupé par un employé permanent. Il touchera la même somme tous les mois que celui qu’il remplace mais en occupant le poste laissé vacant par le salarié muté.

Requalification du CDD de remplacement en CDI

Si une de ces mentions manque à l’appel ou que le contrat ne remplit pas tous les critères, le CDD de remplacement peut être requalifié en CDI. Cette pénalité peut avoir de lourdes implications pour l’entreprise, en particulier si elle est incapable de supporter le coût qu’implique un recrutement sur le long terme. En plus d’avoir un CDI en plus sur le dos, elle sera également contrainte de verser à son salarié : 

• Une indemnité de requalification (celle-ci devra être au moins égale à un mois de salaire) ;
• Et, en cas d’arrêt de la relation de travail, des indemnités de rupture pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Autres cas entraînant la requalification du CDD de remplacement en CDI

Ces manquements de la part de l’employeur ne sont pas les seuls susceptibles d’engendrer une requalification du CDD en CDI. Cela peut être en effet la conséquence : 

• D’une relation contractuelle qui se prolongerait au-delà du terme du contrat ;
• D’un contrat non écrit ; 
• Du non-respect des conditions de renouvellement ; 
• D’un CDD destiné à remplacer des travailleurs réalisant des missions dangereuses ;
• D’un contrat qui constitue un emploi permanent régulier.