Réduction des délais de paiement grâce à la facturation électronique : trucs et astuces

Vous le savez sûrement, l’entrée de la facturation électronique approche à grands pas. La mise en place progressive de ce dispositif va entraîner des conséquences pour les professionnels. Suppression du papier et gain de temps sont au rendez-vous. Parmi les effets principaux qui pourraient se dégager sur le long terme se trouve la réduction du délai de paiement. D’après le 4e Baromètre de la facture électronique émis par Generix Group et publié en juillet 2023 : 49 % des entreprises estiment que la réforme pourrait engendrer une réduction des délais de paiement. Alors, comment la facturation électronique va-t-elle influer sur vos pratiques professionnelles ? Et surtout, comment réduire les délais de paiement avec la facture électronique ?

Facturation électronique obligatoire : de quoi parle-t-on ? 

La facturation électronique est un dispositif gouvernemental qui consiste en l’obligation, pour les entreprises, d’émettre et de recevoir leurs factures de façon dématérialisée. La mise en œuvre de ce procédé répond à plusieurs objectifs tels que : 

• La lutte contre la fraude à la TVA ;
• L’amélioration de la compétitivité des entreprises ;
• L’allègement des obligations déclaratives ;
• Ou encore l’amélioration de la connaissance de l’activité des entreprises et ce en temps réel. 

Sa première application remonte déjà à 2021 avec l’obligation faite aux entreprises de transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique via le portail Chorus Pro. 

La loi de finances pour 2024 précise le nouveau calendrier prévisionnel pour l’implémentation du dispositif. Ainsi, l’obligation d’émettre les factures par voie électronique entrera en vigueur : 

• Au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
• Au 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME), ainsi que pour les micro-entreprises.

En revanche, l’ensemble des entreprises recevra l’obligation de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.

La facturation électronique obligatoire concernera l’ensemble des opérations réalisées par des entreprises basées en France et assujetties à la TVA. En revanche, les transactions internationales, celles réalisées avec un particulier (BtoC) ou encore celles réalisées dans certains secteurs tels que la santé ou l’enseignement. 

Comment la facturation électronique pourrait participer à la réduction des délais de paiement ?

Nombreux sont les professionnels qui espèrent que la facturation électronique pourra permettre la réduction des délais de paiement. En effet, les autorités comptent notamment sur les factures dématérialisées pour alléger la charge administrative qui pèse sur les professionnels et, ainsi, accélérer la réalisation des paiements. Ainsi, l’obligation de « e-reporting », autrement dit de transmission des informations à l’administration fiscale, permettra à l’administration de mieux collecter la TVA. À long terme, le gouvernement espère simplifier les obligations déclaratives des entreprises et leur permettre de dégager du temps pour d’autres missions. 

Outre la simplification des procédures, la facturation électronique permet en effet un suivi en direct de l’ensemble des factures. De même, la facturation électronique devrait permettre aux entreprises de réduire le temps de traitement et d’approbation des factures. De plus, elle devrait faciliter l’automatisation de la gestion des exceptions ainsi que l’implémentation de circuits de validation des factures intelligents. Ainsi, cet ensemble de facteurs devrait réduire les risques de retard de paiement en simplifiant le travail des entreprises et de leurs fournisseurs.

Enfin, il convient de noter que le contexte est à la réduction du temps des délais de paiement. En effet, un projet de règlement européen a notamment pour objectif d’abaisser les délais légaux de paiement de 60 à 30 jours et ce d’ici à 2028. Le règlement ne prévoirait aucune possibilité de dérogation.  

Réduire les délais de paiement avec la facture électronique : quelques points d’attention

Attention cependant, l’implantation de la facture au format électronique nécessite quelques précautions si vous souhaitez qu’elle réduise les délais de paiement. En effet, pour rendre le processus aussi fluide qu’efficace, quelques solutions simples s’imposent. Nos conseils !

Se préparer pour être plus efficace

L’arrivée de la facture au format électronique va avoir des répercussions sur différentes méthodes de travail au sein des entreprises. Vous devrez en effet préparer au mieux vos équipes avant que l’obligation de dématérialisation de vos factures. Voyez cette dématérialisation comme une opportunité de faciliter la gestion des factures que vous émettez et que vous recevez pour tirer le meilleur de la réforme. 

De même, prenez le temps d’échanger avec vos équipes chargées du traitement des factures. Expliquez leur clairement les raisons de la dématérialisation et présentez leur les opportunités qu’elle représente. Enfin, prenez bien le temps de présenter la solution que votre entreprise aura choisie pour procéder à la dématérialisation. 

Choisir le bon outil

La facture électronique obligatoire implique l’installation ou l’adaptation des outils comptables utilisés par votre entreprise. Dans un premier temps, vérifier que le logiciel comptable dont vous disposez est bien compatible avec les plateformes permettant la transmission des factures ainsi que celles des données d’e-reporting. 

Pour rappel, pour la transmission de vos factures, vous pouvez opter pour : 

• Le portail public de facturation ou PPF ;
• Une plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP ;
• Ou pour un opérateur de dématérialisation ou OD.

De même, vous devrez garder en tête que toute facture devra être transmise sous l’un des formats suivants : 

• Cross Industry Invoice (CII) ;
• Universal Business Language (UBL) ;
• Ou encore au format mixte, autrement dit composé d’un fichier de données structuré au format XML ainsi que d’un fichier PDF.

Prenez le temps de vérifier la compatibilité de votre logiciel de comptabilité avec les conditions susmentionnées. Pourrez-vous facilement procéder à l’envoi de vos factures et de vos données ? Si oui, est-ce que cela représente un coût supplémentaire ? En fonction, vous songerez peut-être à changer de logiciel.

De même, demandez-vous quel est votre besoin. Si votre volume de factures est faible, vous pourrez vous contenter d’un outil pour convertir directement ces dernières en factures numériques à partir d’un format PDF. De même, vous pourrez opter pour la saisie directe des données de facturation telle que permise par certaines plateformes. Si, en revanche, votre volume de factures est élevé, vous vous orienterez peut-être vers des plateformes (PDP ou OD) qui vous proposeront des solutions supplémentaires. Ces dernières pourront représenter une plus-value de taille pour votre travail futur et faire pencher votre décision. 

Communiquer 

La communication est la clef de voûte de la bonne implémentation de la facture électronique au sein de votre entreprise. Il ne s’agit pas seulement ici de communiquer avec vos équipes mais plutôt avec vos clients et fournisseurs. 

En effet, tant les clients que les fournisseurs peuvent opter pour des plateformes différentes pour l’envoi et la réception de leurs factures. Les différences de fonctionnalités et de contraintes propres à chaque plateforme peuvent entraver le processus de recouvrement de sommes dues. N’hésitez pas à échanger avec vos clients et fournisseurs pour définir un protocole clair lorsqu’il s’agit de l'envoi et du règlement des factures électroniques. En réglant à l’avance ces questions techniques, vous parviendrez peut-être à éviter les retards de paiement.

Réduire les délais de paiement avec la facture électronique : on vous résume tout

Ainsi, l’un des objectifs de la facturation électronique est la réduction des délais de paiement. En effet, les autorités espèrent par ce biais rendre les entreprises plus compétitives en France en leur évitant notamment de rencontrer des problèmes de trésorerie.