Réduction des délais de paiement grâce à la facturation électronique : trucs et astuces
En collaboration avec Baptiste Dellerie
Réduire les délais de paiement avec la facture électronique : la réforme vous ouvre de nouvelles perspectives. Découvrez-les grâce à ce focus.
À vos agendas (électroniques, bien entendu) ! La dématérialisation de vos factures n'est plus une option, mais une réalité qui approche à grands pas…
Cette facturation électronique va bouleverser vos habitudes, mais rassurez-vous : ce changement s'annonce porteur de belles promesses. Suppression du papier, gain de temps, meilleure traçabilité et augmentation de la productivité sont au rendez-vous ! Parmi les bénéfices majeurs attendus, la réduction des délais de paiement semble particulièrement prometteuse. Et vous n'êtes pas seul à y croire. D’après le 5e Baromètre de la facture électronique émis par Generix Group et publié en juillet 2024 : 54 % des entreprises estiment que la réforme pourrait engendrer une réduction des délais de paiement, en hausse de 5 points par rapport à 2023.
Alors, comment la facturation électronique va-t-elle influer sur vos pratiques professionnelles ? Et surtout, comment réduire les délais de paiement avec la facture électronique ?
Facturation électronique obligatoire : de quoi parle-t-on ?
En tant qu'entreprise, vous serez bientôt concerné par la facturation électronique, un dispositif gouvernemental qui consiste à émettre et recevoir vos factures de manière dématérialisée. La mise en œuvre de ce procédé répond à plusieurs objectifs tels que :
- La lutte contre la fraude à la TVA ;
- L’amélioration de la compétitivité des entreprises ;
- L’allègement des obligations déclaratives ;
- Ou encore l’amélioration de la connaissance de l’activité des entreprises et ce en temps réel.
Sa première application remonte déjà à 2021 avec l’obligation faite aux entreprises de transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique via le portail Chorus Pro.
La loi de finances pour 2024 a précisé le nouveau calendrier prévisionnel pour l’implémentation du dispositif. Calendrier qui a été à nouveau confirmé par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) fin mai 2024 face aux craintes portant sur le report de la mise en application de la réforme. Ainsi, votre obligation d'émettre les factures par voie électronique entrera en vigueur :
- Au 1ᵉʳ septembre 2026 si vous êtes une grande entreprise ou une entreprise de taille intermédiaire (ETI) ;
- Au 1ᵉʳ septembre 2027 si vous êtes une petite et moyenne entreprise (PME) ou une micro-entreprise.
En revanche, vous serez concerné par l'obligation de pouvoir réceptionner des factures électroniques à partir du 1ᵉʳ septembre 2026, quelle que soit la taille de votre entreprise.La facturation électronique obligatoire concernera l'ensemble de vos opérations si vous êtes une entreprise basée en France et assujettie à la TVA. En revanche, ne sont pas concernées vos transactions internationales, celles que vous réalisez avec un particulier (BtoC) ou encore celles que vous réalisez dans certains secteurs tels que la santé ou l'enseignement.
⚠️ Mise à jour importante depuis Octobre 2024
Un changement majeur vient d'intervenir dans les modalités de transmission de vos factures électroniques suite à une annonce de l'État qui a eu lieu le 15 octobre 2024.
Initialement, vous deviez avoir le choix entre deux options pour transmettre vos factures :
- Soit via l'une des « plateformes de dématérialisation partenaires » (PDP) - une option payante ;
- Soit via le portail public de facturation (PPF) - une option gratuite - qui devait remplacer progressivement la plateforme Chorus Pro, utilisée depuis 2017 pour la transmission des factures à destination du secteur public.
Suite à cette annonce de l'État, voici ce qui change pour votre entreprise :
- L'État abandonne complètement le projet de portail public de facturation (PPF), ce qui signifie que l'option gratuite n'existera plus.
- Vous devrez obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) payante pour gérer votre facturation électronique.
- Vous aurez le choix parmi plus de 70 PDP déjà immatriculées sous réserve par la DGFiP.
Comment la facturation électronique pourrait participer à la réduction des délais de paiement ?
Nombreux sont les professionnels qui espèrent que la facturation électronique pourra permettre la réduction des délais de paiement. En effet, les autorités comptent notamment sur les factures dématérialisées pour alléger la charge administrative qui pèse sur vous, professionnels et, ainsi, accélérer la réalisation des paiements. Ainsi, l'obligation de « e-reporting », autrement dit de transmission de vos informations à l'administration fiscale, permettra à cette dernière de mieux collecter la TVA. À long terme, le gouvernement espère simplifier vos obligations déclaratives et vous permettre de dégager du temps pour d'autres missions.
Outre la simplification de vos procédures, la facturation électronique vous permet un suivi en direct de l'ensemble de vos factures à travers la digitalisation. De même, elle devrait vous permettre de réduire le temps de traitement et d'approbation des factures. De plus, elle devrait faciliter la gestion des exceptions ainsi que l'implémentation de circuits de validation des factures intelligents. Ainsi, cet ensemble de facteurs devrait réduire les risques de retard de paiement en simplifiant votre travail, celui de vos clients, et de vos fournisseurs. Enfin, vous devez noter que le contexte est à la réduction du temps des délais de paiement. En effet, un projet de règlement européen a notamment pour objectif d'abaisser vos délais légaux de paiement de 60 à 30 jours et ce d'ici à 2028.
Savez-vous que la facturation électronique représente pour votre entreprise une opportunité unique d'accélérer votre digitalisation et de tirer parti des progrès technologiques pour optimiser votre trésorerie ?
Bonne nouvelle : vous avez tous les atouts en main pour réussir cette transition ! Voici 4 conseils clés pour passer à l'action :
1. Réalisez une analyse approfondie
Commencez par une analyse approfondie de votre processus de facturation actuel : identifier les goulots d'étranglement, les tâches manuelles chronophages et les sources de retard de paiement. Cette cartographie vous permettra de définir précisément vos besoins et de choisir la solution de facturation électronique la mieux adaptée à votre organisation.
N’hésitez pas à impliquer les key users de votre future application. Vos commerciaux tout comme votre équipe crédit sera en mesure de vous partager leurs retours d’expérience pour vous orienter vers la bonne solution.
2. Optez pour une intégration complète
Privilégiez une plateforme intégrée à votre ERP pour une automatisation complète du cycle Order-to-Cash*, de la génération de la facture à la réconciliation des paiements.
Assurez-vous que la solution choisie offre des fonctionnalités avancées telles que :
- La signature électronique ;
- Le suivi en temps réel de l'état des factures ;
- Les relances automatisées
- Et la possibilité pour vos clients de payer en ligne directement depuis la facture.
Vous profiterez ainsi pleinement de cette révolution digitale.
3. Pilotez votre performance
Il est important de mettre en place un tableau de bord avec des indicateurs clés de performance (KPI) pour suivre l'efficacité de votre nouveau processus et identifier les axes d'amélioration continue. Par exemple, surveillez :
- Le taux d'adoption de la facture électronique par vos clients ;
- Le délai moyen de paiement ;
- Le pourcentage de factures payées à l'échéance ;
- Le coût de traitement par facture.
4️. Communiquez efficacement
Comme dans tout projet de transformation, la communication est essentielle. Informez vos clients en amont du déploiement de la facture électronique, expliquez-leur les avantages de ce nouveau mode de facturation et accompagnez-les dans cette transition en répondant à leurs questions et en leur fournissant un support technique si nécessaire.
Ne l’oubliez pas : l’objectif de ce changement réglementaire est de transformer la contrainte en véritable levier de performance financière, libérant du temps pour vos équipes et optimisant votre besoin en fonds de roulement à travers la réduction des délais de paiement clients.
*Order to cash signifie littéralement, en français, « de la commande à l'encaissement ». Il s'agit d'un terme utilisé pour désigner l'ensemble des tâches réalisées à partir de la commande client jusqu'à la réception des paiements.
Bon à savoir
Vos clients sont des entreprises françaises et vous souhaitez surveiller leur délai de paiement facilement ?
Infonet est le portail nouvelle génération de services et d’informations légales, juridiques et financières sur les 10 millions d’entreprises françaises inscrites au registre du commerce et des sociétés. Pour chaque entreprise, retrouvez un ensemble d'indicateurs précis, tels que le délai de paiement ou le risque d'impayé.
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Réduire les délais de paiement avec la facture électronique : quelques points d’attention
Attention cependant, l’implantation de la facture au format électronique nécessite quelques précautions si vous souhaitez qu’elle réduise les délais de paiement. En effet, pour rendre le processus aussi fluide qu’efficace, quelques solutions simples s’imposent. Nos conseils !
Se préparer pour être plus efficace
L’arrivée de la facture au format électronique va avoir des répercussions sur différentes méthodes de travail au sein des entreprises. Vous devrez en effet préparer au mieux vos équipes avant que l’obligation de dématérialisation de vos factures entre officiellement en vigueur. Voyez cette dématérialisation comme une opportunité de faciliter la gestion des factures que vous émettez et que vous recevez pour tirer le meilleur de la réforme.
De même, prenez le temps d’échanger avec vos équipes chargées du traitement des factures. Expliquez-leur clairement les raisons de la dématérialisation et présentez-leur les opportunités qu’elle représente.
Choisir le bon outil
La facture électronique obligatoire implique l’installation ou l’adaptation des outils comptables utilisés par votre entreprise. Dans un premier temps, vérifier que le logiciel comptable dont vous disposez est bien compatible avec les plateformes permettant la transmission des factures ainsi que celles des données d’e-reporting. Pour rappel, pour la transmission de vos factures, vous devez opter pour une plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP.
Bon à savoir
L'État a annoncé l'abandon du Portail Public de Facturation (PPF) dans un communiqué du 15 octobre 2024. Les entreprises devront désormais obligatoirement passer par les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) pour leur facturation électronique. Vous aurez le choix parmi plus de 70 PDP déjà immatriculées sous réserve par la DGFiP.
De même, vous devrez garder en tête que toute facture devra être transmise sous l’un des formats suivants :
- Cross Industry Invoice (CII) ;
- Universal Business Language (UBL) ;
- Ou encore au format mixte, autrement dit composé d’un fichier de données structuré au format XML ainsi que d’un fichier PDF.
Prenez le temps de vérifier la compatibilité de votre logiciel de comptabilité avec les conditions susmentionnées. Pourrez-vous facilement procéder à l’envoi de vos factures et de vos données ? Si oui, est-ce que cela représente un coût supplémentaire ? En fonction, vous songerez peut-être à changer de logiciel.
De même, demandez-vous quel est votre besoin. Si votre volume de factures est faible, vous pourrez vous contenter d’un outil pour convertir directement ces dernières en factures numériques à partir d’un format PDF. De même, vous pourrez opter pour la saisie directe des données de facturation telle que permise par certaines plateformes. Si, en revanche, votre volume de factures est élevé, vous vous orienterez peut-être vers des plateformes (PDP) qui vous proposeront des solutions supplémentaires. Ces dernières pourront représenter une plus-value de taille pour votre travail futur et faire pencher votre décision en optimisant la productivité de votre équipe en charge de la facturation.
Communiquer
La communication est la clef de voûte de la bonne implémentation de la facture électronique au sein de votre entreprise. Il ne s’agit pas seulement ici de communiquer avec vos équipes mais plutôt avec vos clients et fournisseurs.
En effet, tant les clients que les fournisseurs peuvent opter pour des plateformes différentes pour l’envoi et la réception de leurs factures. Les différences de fonctionnalités et de contraintes propres à chaque plateforme pourraient potentiellement entraver le processus de recouvrement des sommes qui vous sont dues. N’hésitez pas à échanger avec vos clients et fournisseurs pour définir un protocole clair lorsqu’il s’agit de l'envoi et du règlement des factures électroniques. De même, n’hésitez pas à effectuer plusieurs tests afin d’identifier tout dysfonctionnement en amont. En réglant à l’avance ces questions techniques, vous parviendrez sûrement à éviter les retards de paiement dû à la mise en application de cette réforme.
Réduire les délais de paiement avec la facture électronique : on vous résume tout
Ainsi, l’un des objectifs de la facturation électronique est la réduction des délais de paiement et plus globalement la meilleure gestion de la trésorerie (escompte dynamique, affacturage inversé etc.). En effet, les autorités espèrent par ce biais rendre les entreprises plus compétitives en France en leur évitant notamment de rencontrer des problèmes de trésorerie et en augmentant leur productivité dans la gestion du poste client.
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| Communiquer | Vos clients et partenaires peuvent utiliser une plateforme différente de la vôtre : se mettre d’accord avec eux pour que le processus d’envoi et de réception soit fluide. |