Recevoir un stagiaire dans votre entreprise : mode d’emploi

Vous avez envie de partager votre expérience avec la future génération de professionnels ? Vous voulez avoir du sang neuf dans votre équipe et bénéficier de nouvelles idées ? Accueillir un stagiaire semble alors être la solution idéale. Attention cependant, l’accueil d’un stagiaire se prépare avec soin. Il vaut mieux avoir toutes les clefs en main pour vous assurer, à vous et à votre jeune recrue, une expérience enrichissante.

Accueillir un stagiaire : les conditions préalables

Le recrutement d’un stagiaire répond d’une part à un besoin de l’entreprise et, d’autre part, à un objectif pédagogique. En conséquence, les missions confiées au stagiaire doivent se conformer aux exigences de la formation qu’il poursuit.

Le stagiaire ne peut en aucun cas : 

• Occuper le poste d’un salarié absent, suspendu ou licencié ;
• Accomplir une mission relevant d’un emploi permanent, n’ayant pas d’obligation de production ;
• Être engagé dans le but de combler une hausse temporaire de l’activité de l’entreprise ;
• Être saisonnier.

De plus, le nombre de stagiaires par organisme est limité. Une entreprise de moins de 20 salariés ne peut pas engager plus de trois stagiaires simultanément. De même, une entreprise de 20 salariés et plus ne peut pas compter plus de 15 % de stagiaires dans l'effectif de la compagnie. 

La durée d’un stage ne peut excéder 6 mois. En outre, l’employeur doit respecter un délai de carence avant d’engager un nouveau stagiaire sur un même poste. Ce délai équivaut à un tiers de la durée du stage précédent. Par exemple, ce délai est de deux mois si le stagiaire précédent est resté en poste 6 mois. 

La convention de stage : le cadre légal indispensable

La convention de stage est le document indispensable à la réalisation du stage. En effet, ce précieux sésame défini le cadre légal dans les limites duquel le stage s’effectue. Il précise, entre autres : 

• Les coordonnées de l’établissement d’accueil ;
• Les coordonnées de l’établissement d’envoi ;
• L’identité du stagiaire ;
• Le cadre dans lequel s’effectue le stage (intitulé du cursus ou de la formation du stagiaire) ;
• Les missions du stagiaire ;
• Le nom du maître de stage et de l’enseignant référent ;
• La période du stage ;
• Le nombre d’heures hebdomadaires ;
• Le droit à des congés et autorisations d’absence ;
• Les avantages auxquels le stagiaire a droit ;
• La rémunération du stagiaire… 

En règle générale, l’établissement d’envoi du stagiaire se charge d’émettre la convention. Il vous suffira ensuite de remplir le document et de le faire signer. Il doit être rempli et signé par les parties prenantes (organismes d’accueil et d’envoi du stagiaire) avant la date de début du stage.

À noter : il n’existe pas un modèle unique de convention. Ainsi, une entreprise peut tout à fait proposer un modèle au stagiaire. En revanche, il est impératif que le document soit signé par l’établissement d’envoi du stagiaire.

Dans certains cas, le stagiaire a droit aux mêmes prestations que les autres employés. Il s’agit, entre autres, de l’accès au restaurant d’entreprise ou à des tickets restaurant, ainsi que des indemnisations de transport. 

Accueillir un stagiaire : la question de la rémunération

La gratification

Il convient de garder à l’esprit qu’un stagiaire n’est pas un salarié à proprement parler. En revanche, si la durée du stage dépasse 2 mois consécutifs ou 309 heures, même de façon discontinue, l’entreprise est dans l’obligation de verser une gratification au stagiaire. La rémunération se calcule sur la base de la présence effective des stagiaires dans l'entreprise.

Le montant de la gratification doit apparaître dans la convention de stage. Son taux horaire minimum est de 4,05 euros, soit 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Les organismes publics n’ont pas la possibilité de verser une rémunération supérieure à ce seuil, sous peine de voir la convention de stage considérée comme un contrat de travail. En revanche, dans certaines entreprises, les conventions collectives prévoient une gratification minimum supérieure au seuil. 

La rémunération est due dès le premier jour du stage. Celle-ci peut être versée : 

• Par mois, en fonction du nombre réel d’heures effectuées ;
• Ou par lissage par mois, en fonction de la totalité des heures effectuées pendant le stage. 

À noter : l’interruption d’un stage entraîne le réajustement ou la régularisation globale (en cas d’interruption définitive) de la rémunération. 

En revanche, un salarié n’est pas rémunéré pour un stage qu’il effectue : 

• De sa propre initiative ;
• À la demande de son employeur ;
• Dans le cadre de la Pro-A.

Les cotisations et charges sociales

Lorsque la gratification ne dépasse pas le seuil des 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, celle-ci est exonérée de charges sociales. Cette exonération concerne : 

• les cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale ;
• les CSG et CRDS ;
• la contribution sociale autonomie ;
• le versement transport ;
• la cotisation FNAL.

En revanche, si la gratification est supérieure au seuil minimum, l’ensemble des cotisations et contributions sociales est dû. Enfin, pendant la durée de son stage, le stagiaire conserve le régime de Sécurité sociale auquel il est affilié au moment de sa prise de poste.

La clef du succès pour accueillir au mieux un stagiaire

Choisir le bon tuteur

Le stagiaire doit être encadré par un tuteur de stage qui le supervise le temps que dure l’immersion professionnelle. Il convient de choisir une personne qui connaisse à la fois son métier, l’entreprise et qui ait un sens aigu de la pédagogie. En effet, ce dernier aura pour mission d’accompagner le stagiaire pendant plusieurs mois et de lui servir de mentor et de référent. Le tuteur est donc une personne qui aura du temps à consacrer à sa recrue.

Préparer le premier jour

Il convient de bien se préparer à accueillir le stagiaire. Gardez en tête qu’il s’agit peut-être de la première immersion de ce dernier dans le milieu professionnel. De même, souvenez-vous que les stagiaires qui effectuent un stage de fin d’études comptent sur cette expérience pour confirmer leur choix de carrière et démarrer cette dernière. 

Pour le premier jour, veillez à assurer la présence sur place d'une personne pour accueillir le stagiaire. La personne en question ne doit pas forcément être le tuteur, il peut tout à fait s’agir d’un autre salarié, en cas d’absence de ce dernier. 

Veillez également à dégager un temps assez long en début de journée pour le processus d’accueil. Celui-ci peut comprendre : 

• Une présentation de l’équipe que le stagiaire intègre ;
• Une présentation des salariés des autres services ;
• Un point sur les missions et les attentes ;
• Un tour des locaux ;
• Une présentation de l’entreprise (missions et organisation), ainsi que de l’organigramme ;
• L’installation du stagiaire dans son bureau ;
• La remise du matériel (clef, badge, ordinateur…) ;
• L’accomplissement des dernières formalités administratives si nécessaire.

Il convient de s’assurer en amont que tous les aspects pratiques ont été réglés. Ces derniers peuvent inclure : 

• La signature en bonne et due forme de la convention de stage ;
• La mise à disposition du matériel technique (ordinateur, écran, clavier, souris…) ;
• L’activation de l’adresse mail du stagiaire ;
• La création de la carte professionnelle du stagiaire (si nécessaire) ;
• La préparation d’un espace de travail… 

Des missions adaptées

Les missions confiées aux stagiaires doivent répondre à des objectifs pédagogiques cohérents vis-à-vis de sa formation. Souvenez-vous que le stagiaire est en recherche d’une première expérience professionnelle concrète qui lui permettra d’entrer ensuite dans le monde du travail. Si les conditions le permettent, votre stagiaire pourra peut-être même intégrer votre équipe en tant que salarié à la fin de son stage. 

Les missions peuvent être variées afin de permettre à votre recrue de montrer son potentiel tout en acquérant un socle de compétences diverses. Vous pouvez tout à fait intégrer votre stagiaire à des projets transversaux impliquant d’autres équipes, le mettre en contact avec vos collègues afin qu’il découvre différents métiers, lui permettre de participer à des événements de représentation… 

N’hésitez pas à échanger avec votre stagiaire à ce sujet. Peut-être aura-t-il des suggestions à vous faire sur ses missions ou pourra-t-il vous confier son intérêt pour une tâche spécifique. 

Intégration du stagiaire à l’équipe

Même s’il n’est pas salarié, votre stagiaire est un membre à part entière de votre équipe pendant la durée de sa mission. Si l’arrivée dans une nouvelle entreprise peut être déstabilisante dans les premiers temps, elle peut l’être encore plus pour ceux qui n’ont pas encore l’expérience du milieu professionnel. 

Il est important que les stagiaires se sentent intégrés à l’équipe. Comme pour tout collègue, il s’agira simplement de l’inviter non seulement aux réunions professionnelles, mais aussi aux événements de team building que la compagnie organise. Dans le cadre professionnel, il convient de montrer au stagiaire que son opinion importe et qu’il n’est pas seulement là pour accomplir des tâches subalternes. 

La communication

Comme pour toutes les relations sociales et professionnelles, tout repose sur la communication. Veillez à créer un cadre bienveillant dès l’arrivée de votre jeune recrue qui est là pour apprendre. Il est important de lui faire comprendre que vous êtes ouvert à la discussion et, surtout, qu’il peut poser des questions dès qu’il en a. 

Votre stagiaire aura besoin de retours sur son travail, non seulement pour s’améliorer, mais également pour prendre confiance en lui. Prenez le temps de faire des points d’étape avec lui, d’identifier ses points forts, ainsi que des pistes d’amélioration. 

Accueillir un stagiaire : récapitulatif