Ces 7 bonnes pratiques pour réduire vos impayés

L’année 2023 a été le témoin d’une recrudescence du nombre de factures impayées pour les entreprises, en particulier les TPE et PME. Compte tenu de la fragilité économique de ces dernières, bien gérer son poste clients leur apparaît désormais comme indispensable. C’est votre cas ? Eh bien, découvrez dans ce focus sept bonnes pratiques à adopter dès aujourd’hui qui vous permettront de conserver une trésorerie saine en vous protégeant des impayés. 

Poste clients : les astuces pour prévenir les impayés et sauvegarder sa trésorerie

Pour une entreprise à la trésorerie précaire, ce qui est le cas de la plupart des jeunes sociétés, subir plusieurs impayés peut la contraindre à mettre la clé sous la porte. En 2023, Coface, un organisme expert reconnu de l’information d’entreprise, a publié son enquête de paiement France 2023 qui a révélé que : 

• 82 % des entreprises ont subi des retards de paiement en 2023 ;
• 70 % des TPE et PME (contre 53 % des ETI et des grandes entreprises) ont constaté un allongement de ces retards en 2023.

Le constat est sans appel : ce sont les sociétés les plus vulnérables qui sont le plus sujettes aux retards de paiement. Toujours d’après cette étude, rien que sur les neuf premiers mois de l’année, plus de 39 000 défaillances d’entreprises (quel que soit leur secteur d’activité) ont été enregistrées, soit une hausse de 4,5 % par rapport à la période pré-Covid. 

L’étude ne s’arrête pas là. Elle a ensuite comparé la proportion d’entreprises réalisant un chiffre d’affaires inférieur à 250 000 euros ayant déposé le bilan entre janvier et septembre 2023 et celles s’étant déclarées en cessation de paiement entre janvier et septembre 2019. Résultat : elles furent 8 % de plus pendant les neuf premiers mois de 2023 que de janvier à septembre 2019.

Ainsi, par les temps qui courent, il est vital pour les entreprises de se prémunir au plus possible contre les impayés. Voici sept astuces qui, même si elles ne vous immuniseront pas contre les retards de paiement, réduiront considérablement les risques que vous en subissiez.

Automatiser la gestion de son poste clients 

À l’ère de l’automatisation des processus, la gestion du poste clients ne fait pas exception. La gestion manuelle des postes clients est en effet une plaie pour la personne en charge. C’est une tâche longue et rébarbative qui expose celui qui s’en occupe à l’ennui. Or, c’est de la lassitude que naissent les erreurs. 

Ainsi, non seulement la personne chargée de cette corvée y passera énormément de temps mais il est en plus probable qu’elle fasse des erreurs. Malheureusement, ces erreurs peuvent se révéler dramatique à court terme, tant la gestion du poste client est cruciale pour une entreprise. Sans compter que les heures passées à saisir les données seront autant d’heures pendant lesquelles le salarié ne pourra pas faire profiter l’entreprise de son expertise. 

Vous avez donc tout à gagner à automatiser la gestion de votre poste clients. Décharger vos collaborateurs de cette tâche fastidieuse vous permettra de profiter de ce pour quoi vous l’aviez embauché initialement. Leur épargner la gestion de votre poste clients ne pourra pas non plus faire de mal à leur sentiment de bien-être. Et quand on sait qu'avec le bien-être vient la performance, qu’attendez-vous pour sauter le pas ?

Travailler avec des données à jour

Autre avantage de l’automatisation par rapport à la gestion manuelle du poste clients : la fraîcheur des données utilisées. Automatiser la gestion de ses postes clients, c’est garantir que les données comptables sont à jour. En revanche, si elles sont actualisées manuellement, des erreurs causées par des données obsolètes, telles qu’une relance envers un client qui vient de payer son dû, peuvent subvenir. Ainsi, la mise à jour en temps réel des données comptables que permet l’automatisation permet de toujours disposer de données pertinentes. 

Segmenter vos clients

Tous vos clients étant différents, ils ne doivent pas faire l’objet du même traitement. En effet, ils ont tous des caractéristiques différentes, que ce soit : 

• Le montant de leurs dettes envers votre entreprise ; 
• Leurs habitudes de paiement ; 
• Ou la part de chiffre d’affaires qu’il représente pour votre société.

Ainsi, au lieu d’interagir avec tous vos clients comme s’ils étaient sur un pied d’égalité, il vaut mieux personnaliser vos interactions avec eux. Cela ne signifie pas nécessairement que le suivi de chaque client ne ressemble à aucun autre. Plutôt, vous pouvez classer vos clients en fonction de leurs caractéristiques. On parle de segmentation. De cette façon, chaque typologie de client qui compose votre portefeuille client bénéficiera d’un suivi personnalisé en fonction de ses caractéristiques.

Analyser au minimum certaines données de votre poste client…

En fonction de ce que vous souhaitez retirer de votre gestion client, vous n’allez vous attarder que sur certains indicateurs. Il peut même ne s’agir que d’un seul (par exemple l’encours client, si la donnée qui vous intéresse est le montant que vos débiteurs vous doivent). 

Toutefois, même si l’encours client est un indicateur précieux, ne porter son attention que sur un nombre limité d’indicateurs n’est pas conseillé. Au contraire, il est recommandé d’en surveiller plusieurs autres afin d’analyser la situation globale de l’entreprise, parmi lesquelles : 

• La balance âgée, qui classe les créances en fonction de leur retard de paiement, ce qui permet d’identifier les débiteurs à relancer d’urgence ;
• Le délai de paiement moyen, qui permet de suivre l’évolution du délai de paiement des clients afin d’identifier de potentiels risques d’impayés ;
• Le prévisionnel d’encaissement, qui prédit, en fonction du délai de paiement moyen de chacun des clients et du montant de leurs créances, les sommes d’argent que vous allez percevoir dans les mois à venir.

… Et en adoptant différents points de vue

Vous l’avez surement déjà entendu ailleurs : la vérité ne peut éclater qu’à la lumière émise par différents points de vue. Si votre analyse reste globale, cela peut être suffisant pour identifier d’éventuels points bloquants. Pour autant, se contenter de ce constat ne permet pas d’identifier les modifications qui permettraient d’améliorer la situation de votre entreprise.

Ainsi, afin de faire l’analyse la plus poussée de votre poste client, il est de bon ton de pousser l’investigation aussi loin que nécessaire, là où il le faut. De cette façon, vous disposerez d’informations pertinentes qui orienteront vos actions dans la bonne direction.

Optimiser les process internes à l’entreprise

Optimiser le recouvrement des créances est un bon début mais, justement, ce n’est censé être que ça : un début. Cela devrait paver la voie pour d’autres améliorations concernant vos process internes, notamment les étapes du cycle de commande.

L’idée est de faciliter la progression des prospects dans ce cycle. Ont-ils rencontré des difficultés lors de la prise de commande ? Si oui, comment éliminer ces frictions ? Ces questions peuvent (et doivent) être déclinées pour chacune des étapes composant le cycle de commande. De cette manière, vous éliminerez toutes gênes jalonnant le parcours client. Ceux faisant appel à vos services seront alors d’autant plus enclins à passer de nouveau commande chez vous, ce qui aura pour effet d’assainir votre trésorerie.

Centraliser les données relatives aux clients

À l’instar des flux RSS permettant à leurs utilisateurs de faire leur veille sur une seule plateforme, centraliser les données relatives à vos clients vous facilitera le suivi de ces derniers. Ce ne sera plus la peine en effet de consulter plusieurs fichiers pour connaître la situation de vos clients. En un seul et même endroit, vous aurez accès à tous les détails de sa commande, comme : 

• Le montant qu’il vous doit ;
• La date limite de paiement ;
• Mais aussi, les éventuelles clauses nées de la négociation entre les parties (paiement aménagé, échéancier de paiement, etc.).

Qu’est-ce que le poste clients ?

En comptabilité, le poste clients constitue l’ensemble des encours que les débiteurs doivent à une entreprise. En d’autres termes, le poste clients représente l’ensemble des factures émises par une société. Cela comprend donc : 

• Les créances en attente de paiement ; 
• Les facturations en retard de règlement ; 
• Et les impayés.

Au niveau de la comptabilité, le poste clients correspond aux comptes comptables de la classe 41 « Clients et comptes rattachés ».

Pourquoi la gestion du poste clients de votre entreprise est-elle essentielle ?

Le poste clients est considéré comme faisant partie de l’actif de l’entreprise. En moyenne, il représente près de la moitié de l’actif d’une société (40 %). Le poste client constitue alors une part non négligeable de l’actif d’une entreprise. De fait, sa gestion devrait faire l’objet de beaucoup d’attention : une bonne gestion du poste clients est capitale pour une entreprise, si elle veut conserver une trésorerie saine. 

Dans une optique de croissance, une entreprise devra alors suivre de près ses encours clients. C’est en effet le recouvrement de ces derniers qui permettront à la société de financer : 

• Ses stocks ; 
• L’achat des matières premières ; 
• L’investissement dans de nouveaux équipements ;
• Etc. 

Dans le cas contraire, elle pourrait avoir du mal à avancer les frais indispensables à sa survie à cause d’une trésorerie défaillante.