Dirigeants d'entreprise, experts financiers, credit managers, l'heure est à la vigilance !

L'année 2023 a sonné comme un avertissement pour le monde des affaires, touchant particulièrement les TPE et PME. L’année 2024 n’a fait que confirmer le risque qui pèse sur les entreprises qui composent le tissu économique national.  Quel est le cœur du problème ? Une montée en flèche des factures impayées a secoué le paysage économique. Face à ce risque croissant et à la restriction des politiques monétaires et de « l’argent gratuit », quel plan d’actions mettre en place ?

Ce phénomène a mis en lumière une vérité incontournable : la gestion de votre poste clients est désormais un enjeu stratégique majeur pour la solvabilité et la pérennité de votre société. 

Face à cette réalité, vous vous demandez sans doute :

  • Comment blinder votre entreprise contre ces turbulences financières ?
  • Quelles tactiques adopter pour garder le cap dans ce bouleversement économique ?
  • Et si cet évènement était l'occasion de repenser votre approche financière ?

Ne cherchez plus ! Pour vous aider à relever ce défi, nous avons élaboré un guide pratique contenant sept bonnes pratiques essentielles. Ces stratégies, applicables dès maintenant, visent à renforcer votre résilience et à vous prémunir efficacement contre les impayés.

Poste clients : les astuces pour prévenir les impayés et préserver votre trésorerie

Pour une entreprise à la trésorerie fragile, subir plusieurs impayés peut la confronter à de graves problèmes de solvabilité et même la contraindre à mettre la clé sous la porte. En 2024, Coface, un organisme expert reconnu de l’information d’entreprise, a publié son enquête de paiement France 2024 qui a révélé que : 

  • 85 % des entreprises ont subi des retards de paiement en 2024 ;
  • 73 % des TPE et PME (contre 55 % des ETI et des grandes entreprises) ont constaté un allongement de ces retards en 2024.

Le constat pour 2024 confirme la tendance observée en 2023 : les entreprises les plus fragiles, notamment celles réalisant un chiffre d'affaires inférieur à 250 000 euros, demeurent les plus exposées aux risques de défaillances. L'embellie post-Covid aura été de courte durée, laissant place à une nouvelle période délicate pour le tissu économique français. L'étude révèle qu'au cours des sept premiers mois de 2024, ces petites entreprises représentaient 87 % des 39 506 défaillances recensées. Ce chiffre alarmant témoigne d'une augmentation significative de 26 % par rapport à la même période en 2019, avant la crise sanitaire, et de 23% par rapport à 2023. La pression persistante sur les marges et les trésoreries, dans un contexte économique global incertain, laisse craindre un maintien de ce niveau élevé de défaillances, au moins jusqu'au début de l'année 2025. 

Ainsi, par les temps qui courent, il est vital de prémunir votre entreprise au maximum contre les impayés. Voici sept astuces qui, même si elles ne vous immuniseront pas contre les retards de paiement, réduiront considérablement les risques. 

Femme inquiète devant son ordinateur

1. Automatisez la gestion de votre poste clients

À l'ère de l'automatisation des processus, la gestion du poste clients ne fait pas exception. La gestion manuelle des postes clients est en effet une plaie pour la personne en charge dans votre entreprise. C'est une tâche longue et rébarbative qui expose celui qui s'en occupe à l'ennui. Or, c'est de la lassitude que naissent les erreurs.

Ainsi, non seulement la personne chargée de cette corvée y passera énormément de temps, mais il est en plus probable qu'elle fasse des erreurs. Malheureusement, ces erreurs peuvent se révéler dramatiques à court terme pour votre société, tant la gestion du poste client est cruciale pour une entreprise. Sans compter que les heures passées à saisir les données seront autant d'heures pendant lesquelles votre salarié ne pourra pas faire profiter votre entreprise de son expertise.

Vous avez donc tout à gagner à automatiser la gestion de votre poste clients. Décharger vos collaborateurs de cette tâche fastidieuse vous permettra de profiter de ce pour quoi vous les aviez embauchés initialement. Leur épargner la gestion de votre poste clients ne pourra pas non plus faire de mal à leur sentiment de bien-être. Vous gagnerez par ailleurs en fiabilité, mais aussi en réactivité en ayant à disposition des rapports mis à jour quotidiennement. Vos salariés pourront dès lors de concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et quand on sait qu'avec le bien-être vient la performance, qu’attendez-vous pour sauter le pas ?

2. Travaillez avec des données à jour

Un autre avantage de l'automatisation par rapport à la gestion manuelle de votre poste clients est la fraîcheur des données utilisées. En automatisant la gestion de vos postes clients, vous vous assurez que vos données comptables sont toujours à jour. En revanche, si vous les actualisez manuellement, des erreurs causées par des données obsolètes peuvent survenir, telles qu'une relance envers un client qui vient de régler son dû.

Ainsi, la mise à jour en temps réel des données comptables que permet l'automatisation vous garantit de toujours disposer d'informations pertinentes. Cette actualisation constante vous aide à prendre des décisions éclairées et à éviter les désagréments liés à l'utilisation de données périmées.

3. Segmentez vos clients

Tous vos clients étant différents, ils ne doivent pas faire l’objet du même traitement. En effet, ils ont tous des caractéristiques différentes, que ce soit : 

  • Le montant de leurs dettes envers votre entreprise ; 
  • Leurs habitudes de paiement ; 
  • Ou la part de chiffre d’affaires qu’il représente pour votre société.

Ainsi, au lieu d’interagir avec tous vos clients comme s’ils étaient sur un pied d’égalité, il vaut mieux personnaliser vos interactions avec eux. Cela ne signifie pas nécessairement que le suivi de chaque client ne ressemble à aucun autre. Plutôt, vous pouvez classer vos clients en fonction de leurs caractéristiques. On parle de segmentation. De cette façon, chaque typologie de client qui compose votre portefeuille client bénéficiera d’un suivi personnalisé en fonction de ses caractéristiques.

4. Analysez au minimum certaines données de votre poste client…

En fonction de ce que vous souhaitez retirer de votre gestion client, vous n’allez vous attarder que sur certains indicateurs. Il peut même ne s’agir que d’un seul (par exemple l’encours client, si la donnée qui vous intéresse est le montant que vos débiteurs vous doivent). 

Toutefois, même si l'encours client est un indicateur précieux pour votre entreprise, ne porter votre attention que sur un nombre limité d'indicateurs n'est pas conseillé. Au contraire, il est recommandé d'en surveiller plusieurs autres afin d'analyser la situation globale de votre société. Voici quelques indicateurs clés à prendre en compte :

  • La balance âgée : Elle classe vos créances en fonction de leur retard de paiement, ce qui vous permet d'identifier les débiteurs à relancer d'urgence. 
  • Le délai de paiement moyen : Cet indicateur vous permet de suivre l'évolution du délai de paiement de vos clients afin d'identifier de potentiels risques d'impayés et tout changement de comportement. 
  • Le prévisionnel d'encaissement : Basé sur le délai de paiement moyen de chacun de vos clients et le montant de leurs créances, cet indicateur prédit les sommes d'argent que vous allez percevoir dans les mois à venir. 

Homme analysant les données du poste clients de son entreprise

5. … Et adoptez différents points de vue

Vous l’avez surement déjà entendu ailleurs : la vérité ne peut éclater qu’à la lumière émise par différents points de vue. Si votre analyse reste globale, cela peut être suffisant pour identifier d’éventuels points bloquants. Pour autant, se contenter de ce constat ne permet pas d’identifier les modifications qui permettraient d’améliorer la situation de votre entreprise.

Ainsi, afin de faire l’analyse la plus poussée de votre poste client, il est de bon ton de pousser l’investigation aussi loin que nécessaire, là où il le faut. De cette façon, vous disposerez d’informations pertinentes qui orienteront vos actions dans la bonne direction.

6. Optimisez vos process internes

Optimiser le recouvrement de vos créances est un bon début, mais, justement, ce n'est censé être que ça : un début. Cela devrait paver la voie pour d'autres améliorations concernant vos process internes, notamment les étapes de votre cycle de commande.

L'idée est de faciliter la progression de vos prospects dans ce cycle. Posez-vous ces questions :

  •  Vos clients ont-ils rencontré des difficultés lors de la prise de commande ?
  •  Si oui, comment pouvez-vous éliminer ces frictions ? 

Ces interrogations peuvent (et doivent) être déclinées pour chacune des étapes composant votre cycle de commande.

En procédant de cette manière, vous éliminerez toutes les gênes jalonnant le parcours de vos clients. Ceux faisant appel à vos services seront alors d'autant plus enclins à passer de nouvelles commandes chez vous, ce qui aura pour effet d'assainir votre trésorerie.

 

Qu'est-ce que le cycle de commande ?

Le cycle de commande retrace toutes les étapes composant l’acheminement d’une commande du fabricant au client. Dans le cadre d’une prestation de service, il est composé des étapes suivantes : 

  • Passage de la commande par le client ;
  • Validation de la commande par le fournisseur ;
  • Rédaction d’un devis par le fournisseur ;
  • Signature du devis par le client ;
  • Réalisation de la prestation ;
  • Impression de la facture ;
  • Livraison de la prestation et remise de la facture au client ;
  • Et pour finir, règlement de la facture.

Salariés optimisant les process internes de leur entreprise

7. Centralisez les données relatives à vos clients

À l'instar des flux RSS permettant à leurs utilisateurs de faire leur veille sur une seule plateforme, centraliser les données relatives à vos clients vous facilitera grandement le suivi de ces derniers. Ce ne sera plus la peine en effet de consulter plusieurs fichiers pour connaître la situation de vos clients. En un seul et même endroit, vous aurez accès à tous les détails de leurs commandes, comme :

  • Le montant qu'ils vous doivent ;
  • La date limite de paiement ;
  • Mais aussi, les éventuelles clauses nées de la négociation entre vous et vos clients (paiement aménagé, échéancier de paiement, etc.).
Le conseil de l'expert

Ne sous-estimez pas l'importance de la gestion de votre poste client. C'est bien plus qu'une simple collecte de factures, c'est un élément vital pour la santé financière de votre entreprise.

Voici quelques conseils supplémentaires qui vont faire toute la différence : 

  1. Adoptez une approche proactive et analytique pour réduire vos impayés et optimiser votre Besoin en fonds de roulement (BFR). Avant d'accorder un crédit client, effectuez une analyse approfondie de la solvabilité. Basez-vous sur des ratios financiers pertinents comme le ratio de liquidité générale ou le ratio d'endettement.
  2. Intégrez la notion de « coût du crédit client » dans vos calculs. Prenez en compte le coût du financement du BFR généré par le délai de paiement que vous accordez.
  3. N'hésitez pas à explorer des solutions innovantes. L'affacturage ou le reverse factoring peuvent vous permettre de transformer vos créances en liquidités immédiates. Vous vous prémunissez ainsi contre les risques d'impayés tout en améliorant votre trésorerie.
Baptiste Dellerie, analyste FP&A Senior, Ex-auditeur financier grands comptes chez Mazars Paris.

Qu’est-ce que le poste clients ?

En comptabilité, le poste clients constitue l'ensemble des encours que vos débiteurs vous doivent. En d'autres termes, votre poste client représente l'ensemble des factures que vous avez émises, mais pour lesquelles vous n’avez pas encore reçu de règlement. Autrement dit, vos créances. Cela comprend donc :

  • Les créances en attente de paiement : Ce sont les factures que vous avez envoyées à vos clients et dont le délai de paiement n'est pas encore échu.
  • Les créances en retard de règlement : Il s'agit des factures dont la date d'échéance est passée, mais que vos clients n'ont pas encore réglées.
  • Et les impayés : Ce sont les factures que vos clients n'ont pas honorées et pour lesquelles vous avez peut-être déjà entamé des procédures de recouvrement ou de dépréciations comptables.

Au niveau de votre comptabilité, le poste clients correspond aux comptes comptables de la classe 41 « Clients et comptes rattachés ».

 

Bon à savoir

Vos clients sont des entreprises françaises et vous souhaitez surveiller leurs risques d'impayés ?

Infonet est le portail nouvelle génération de services et d’informations légales, juridiques et financières sur les 10 millions d’entreprises françaises inscrites au registre du commerce et des sociétés. Pour chaque entreprise, retrouvez un ensemble d'indicateurs précis, tels que le délai de paiement ou le risque d'impayé.

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Pourquoi la gestion du poste clients de votre entreprise est-elle essentielle ?

Le poste clients est considéré comme faisant partie de l'actif de votre entreprise et il constitue donc une part non négligeable de l'actif de votre entreprise. De fait, sa gestion devrait faire l'objet de beaucoup d'attention de votre part : une bonne gestion du poste clients est capitale pour votre entreprise si vous voulez conserver une trésorerie saine.

Dans une optique de croissance, vous devrez suivre de près vos encours clients. C'est en effet le recouvrement de ces derniers qui vous permettra de financer :

  • Vos stocks ;
  • L'achat de vos matières premières ;
  • L'investissement dans de nouveaux équipements ;
  • Les salaires de votre organisation ; 
  • Etc.

Dans le cas contraire, vous pourriez avoir du mal à avancer les frais indispensables à la survie de votre entreprise à cause d'une trésorerie défaillante.