Comment créer une fiche de paie facilement en 2024 ?

Établir une fiche de paie est souvent compliqué mais c’est un document essentiel pour une entreprise et ses employés. La fiche de paie soulève ainsi de nombreuses questions chez les employeurs. Il faut naviguer entre les divers calculs nécessaires, les informations obligatoires définies par le Code du travail, et celles qui sont interdites… De plus, les changements fréquents dans la législation, sous l'effet de nouvelles lois et décrets relatifs au droit du travail, facilitent le risque d'erreur. Alors, comment établir une fiche de paie respectant le cadre légal ? Quelles sont les sections essentielles à retrouver pour établir une fiche de paie ?

Quelles sont les obligations de l'employeur pour établir une fiche de paie ?

Établir une fiche de paie est une obligation légale pour l'employeur, quel que soit le type de contrat de travail : 

• Temps plein ;
• Temps partiel ; 
• CDD ;
• Contrat d’apprentissage 
• Ou contrat de professionnalisation… 

L’utilité de la fiche de paie

Il est obligatoire de fournir un bulletin de paie car celui-ci : 

• Peut être demandé par le salarié dans diverses situations telles que la location d'un logement, l'obtention d'un prêt immobilier, ou pour faire valoir ses droits à la retraite ;
• Peut servir de preuve de l'existence du contrat de travail ;
• Permet au salarié de consulter en détail sa rémunération et de vérifier les différents éléments pris en compte (salaire de base, primes, frais professionnels, avantages en nature, jours de congé, etc.).

Forme et conservation des bulletins de paie en ligne

Depuis la loi travail de 2017, les bulletins de paie peuvent être délivrés sous forme dématérialisée, sauf opposition du salarié. En cas d'opposition, la fiche de paie est remise sur support papier par voie postale ou en mains propres. 

Les bulletins de paie font partie des documents que l'employeur est tenu de conserver. La durée légale de conservation des fiches de paie est de 5 ans. Toutefois, les salariés doivent les garder indéfiniment.

Délai de remise des fiches de paie en ligne

Les fiches de paie doivent être remises simultanément au versement de la rémunération. En cas de fin de contrat de travail, la logique demeure la même : le bulletin de salaire est remis au salarié en même temps que son dernier salaire à la date habituelle.

L'employeur a la liberté de fixer le délai de remise de la fiche de paie, sous réserve de deux conditions :

• La fiche de paie doit être remise de manière mensuelle, c'est-à-dire tous les 30 jours.
• La date de remise de la fiche de paie doit être constante d'un mois à l'autre.

Rectification d’une erreur sur un bulletin de paie 

En cas de constatation d'une erreur sur un bulletin de paie, l'employeur est dans l'obligation de rectifier rapidement cette erreur. Il doit informer le salarié de toute erreur identifiée sur sa fiche de paie, afin de trouver une solution amiable pour la corriger.

En général, la correction de l'erreur se fait sur le bulletin de paie du mois suivant.

Les sanctions en cas de non-respects de ces obligations 

En cas de défaut de transmission régulière de la fiche de paie par l'employeur, le salarié a la possibilité de faire appel au conseil de prud'hommes.

Dans une telle situation, l'employeur risque de se voir infliger une amende allant jusqu'à 450 € pour chaque fiche de paie non délivrée.

De plus, l'employeur pourrait se voir obligé de compenser le salarié par le versement de dommages-intérêts, destinés à indemniser le préjudice subi par ce dernier.

Un salarié ayant égaré sa fiche de paie a la possibilité de solliciter un duplicata auprès de son employeur. Cependant, il n'existe aucune obligation légale contraignant l'employeur à fournir une copie.

Quels changements pour établir une fiche de paie depuis janvier 2024 ?

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2024, le format du bulletin de salaire demeure le même qu'en 2023.

Le « bulletin de paie simplifié » en 2018

C’est depuis le 1ᵉʳ janvier 2018 que l'adoption du bulletin de paie simplifié est devenue obligatoire. Cela entraîne une réduction significative du nombre de lignes et une clarification des intitulés. En effet, ces derniers sont maintenant structurés par catégorie de charges. 

Le « net social » en 2023

En juillet 2023, le bulletin de salaire connaît l'introduction d'un nouvel élément, le « net social ». Celui-ci doit apparaître sur une ligne séparée du bulletin. De plus, il doit être communiqué aux institutions via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Ce montant est particulièrement pertinent pour les salariés percevant le RSA ou la prime d'activité. En effet, il sert à évaluer leurs droits aux prestations. 

Instauré par un arrêté du 31 janvier 2023 (publié au Journal Officiel le 7 février), ce changement facilite les procédures pour les bénéficiaires lors de la déclaration de leurs ressources.

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2024, le « net social » est directement déclaré à la Caisse d'allocations familiales (CAF) pour chaque paiement effectué par l'employeur. Cela simplifie ainsi l'accès aux diverses allocations.

Outre l'ajout du « net social », deux autres modifications sont apportées aux intitulés sur le bulletin de salaire à partir du 1ᵉʳ juillet 2023 :

• L'intitulé « Exonérations de cotisations employeur » est modifié en « Exonérations et allégements de cotisations ».
• La ligne « Net payé en euros" devient « Net à payer au salarié (en euros) ».

Le calcul du montant net social comprend deux phases principales :

1. Identification de toutes les sommes allouées par l'employeur au titre de rémunération. Cela comprend : 

• Salaires ;
• Bonus ;
• Paiement des heures supplémentaires ;
• Avantages en nature ;
• Indemnités de fin de contrat, à l'exception des indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS).

2. De là, il faut soustraire les contributions et cotisations sociales obligatoires ou conventionnelles payées par le salarié, telles que celles pour : 

• La Sécurité sociale ;
• La retraite complémentaire AGIRC-ARRCO ;
• L'assurance chômage ;
• La cotisation maladie spécifique à l'Alsace-Moselle ; 
• La CSG et la CRDS ;
• Ainsi que les contributions pour la complémentaire santé collective et obligatoire.

Établir une fiche de paie : tableau des informations obligatoires

Voici un tableau des informations obligatoires qui doivent figurer dans la fiche de paie depuis le 1ᵉʳ juillet 2023 :

Guide de lecture pour établir une fiche de paie gratuitement

Malgré la simplification des bulletins de paie, décrypter chaque élément peut parfois s'avérer complexe : les intitulés, les calculs, les informations… Voici un guide pour établir une fiche de paie en 2024. 

Établir une fiche de paie : données essentielles à inclure

Voici les données essentielles que vous devrez inclure dans la fiche de paie de vos employés en 2024.

Coordonnées de l'employeur :

• Nom de l'entreprise ;
• Adresse complète ;
• Numéro Siret : code unique de l'établissement composé de 14 chiffres (les 9 premiers correspondent au numéro SIREN) ;
• Code NAF : code déterminé par l'activité principale de l'entreprise, utilisé pour les statistiques de l'INSEE. 

Détails du bulletin de salaire :

• La période que le bulletin couvre ;
• La date du versement du salaire (mentionnée en bas du document) ;
• Les dates début et fin du contrat de travail du salarié pour la période concernée par ce bulletin.

Informations sur le salarié :

• Matricule de l'employé au sein de l'entreprise ;
• Numéro de sécurité sociale ;

Identification du salarié :

• Nom et prénoms ;
• Adresse personnelle ;

Détails de l'emploi :

• Date de prise de poste ;
• Fonction exercée au sein de l'entreprise ;
• Durée d'ancienneté ;
• Qualification : statut professionnel tel que employé, cadre, etc. ;
• Classification selon la convention collective applicable ;
• Coefficient défini par la convention collective ;
• SMIC horaire : montant du salaire minimum horaire légal en euros ;
• Plafond de la sécurité sociale : limite légale importante pour le calcul des cotisations sociales
• Convention collective spécifique : Exemple : « Pharmacie : industrie pharmaceutique » – convention collective applicable mentionnée sur le bulletin.

Enfin, le bulletin de salaire doit inclure un lien vers la section appropriée sur le portail www.service-public.fr, consacrée aux informations sur le bulletin de salaire.

Sections du bulletin de paie détaillées 

Voici maintenant les sections qui doivent apparaître sur les fiches de paie des employés. 

Rémunération de base 

La rémunération de base est le montant initial du salaire. Il est calculé avant toute soustraction des cotisations sociales et avant l'ajout des allocations. Ce montant exclut les primes et les heures supplémentaires. En effet, celles-ci doivent être indiquées séparément sur le bulletin, avec une majoration de 25% pour ces dernières.

Rémunération brute 

La rémunération brute représente la totalité des revenus obtenus par l'employé en vertu de son contrat de travail. Elle est calculée avant la déduction de quelconques cotisations obligatoires. Elle comprend : 

• Les heures travaillées ;
• Tout type de primes ou bonus ; 
• Les rémunérations pour les absences dues à la maladie ;
• Les congés ou les jours fériés.

Les contributions et cotisations sociales prélevées sur la rémunération brute permettent ensuite de financer différents régimes de protection sociale. Ces contributions sont ensuite classées par catégorie de risque couvert dans le bulletin. Cela correspond à l'innovation majeure du bulletin de paie simplifié.

Santé 

Au cœur du bulletin, la section « Santé » regroupe les cotisations destinées à financer la Sécurité sociale et la protection complémentaire santé (mutuelle) :

• Sécurité sociale qui couvre les risques maladie, maternité, invalidité et décès : cotisations pour les indemnités journalières et les pensions d'invalidité ;
• Prévoyance complémentaire qui prend en charge l’incapacité, l’invalidité, et le décès. Elleoffre une indemnisation supplémentaire en cas de décès ;
• Prévoyance santé. Il s’agit des cotisations pour la couverture santé complémentaire.

Accidents du travail / Maladies professionnelles 

Cette catégorie concerne exclusivement la cotisation AT-MP, supportée par l'employeur. Son taux, calculé sur la rémunération brute, varie selon la taille et le secteur d'activité de l'entreprise, ainsi que le taux d'incidence des accidents du travail et maladies professionnelles.

Retraite 

La section retraite comprend les cotisations allouées au financement du régime de base et du régime complémentaire de retraite (AGIRC/ARRCO). Elle correspond également à d'éventuelles assurances retraite supplémentaires pour une protection renforcée :

• Sécurité sociale plafonnée et déplafonnée ;
• Complémentaire Tranche 1 et Tranche 2 ;
• Supplémentaire (selon les termes du contrat).

Famille / Sécurité sociale 

Les cotisations patronales pour les allocations familiales soutiennent les prestations familiales. Pour les employeurs bénéficiant de la réduction générale, le taux s'établit à 3,45 % pour les rémunérations n'excédant pas 3,5 fois le SMIC. Autrement, le taux standard est de 5,25 %.

Assurance chômage 

Cette partie répertorie les cotisations destinées aux prestations de chômage, incluent :

• Chômage ;
• AGS ;
• APEC (spécifiquement pour les cadres).

Contributions patronales diverses 

Cette section regroupe les contributions qui incombent uniquement à l'employeur, comme : 

• Le versement destiné aux transports ;
• Le Fonds National d'Aide au Logement (FNAL) ;
• La contribution à l'autonomie des personnes âgées ;
• Le forfait social ; 
• La taxe d'apprentissage ;
• Et la contribution au financement des syndicats. 

Elle constitue une catégorie englobant une variété de cotisations aux bases de calcul variées.

Cotisations spécifiques ou conventionnelles

Cette section est dédiée à des contributions très spécifiques. En effet, elles sont rarement instaurées par une convention collective, à l'exception des cotisations pour la couverture sociale complémentaire déjà mentionnées dans la section Santé. Cela inclut des situations uniques comme celles stipulées dans la convention collective de la Métallurgie (Région Parisienne).

CSG déductible du revenu imposable 

La contribution sociale généralisée (CSG) déductible, qui ne fait pas partie du revenu imposable, s'applique à l'ensemble des revenus, y compris les salaires, à un taux de 6,8 %. Pour le calcul de cette contribution, 98,25 % du salaire brut est considéré, avec un abattement maximal équivalent à quatre plafonds annuels de la Sécurité sociale (164 544 euros en 2021).

CSG/CRDS imposable 

La CSG non déductible est une ne partie de la CSG. Elle n'est pas déductible du revenu imposable et contribue au financement de la Sécurité sociale. La CRDS, elle,  correspond à la contribution au remboursement de la dette sociale. Elle vise à financer la caisse dédiée à l'amortissement de cette dette (CADES).

Exonérations de cotisations patronales 

Cette section illustre les différents allègements de cotisations patronales, notamment la Réduction Générale des Cotisations Patronales, aussi connue sous le nom de réduction Fillon.

Total des cotisations et contributions 

Cette section résume le montant global des cotisations à la charge du salarié et de l'employeur.

Net fiscal (Imposable)

Le net fiscal représente le salaire brut, déduit du total des retenues salariales.

Net à payer avant impôt sur le revenu 

Le montant net à payer avant impôt sur le revenu diffère du net imposable, car certaines charges ne sont pas déductibles du revenu imposable.

Établir une fiche de paie en ligne

Pour établir une fiche de paie, il est possible de faire appel à un expert-comptable ou d'utiliser un logiciel. Voici les avantages de créer une fiche de paie en ligne, aussi bien pour l'employeur que pour le salarié.