Outil essentiel dans le monde des affaires, la comptabilité d’entreprise est porteuse de ressources non négligeables pour les sociétés. Aussi, l’un des enjeux pour les entreprises est d’en saisir les tenants et les aboutissants, et d’apprendre à analyser les chiffres qui en découlent. Si elle est complexe à prendre en main, elle offre toutefois de nombreuses opportunités lorsqu’elle est correctement traitée et utilisée. Voici donc dès à présent un ensemble de règles d’or à implémenter pour assurer une bonne gestion de la comptabilité.

1. Bien comprendre le rôle de la comptabilité d’entreprise

La comptabilité est un outil indispensable pour les entreprises du secteur privé, public et pour les associations. Elle sert à lister et à analyser l’ensemble des entrées et des sorties d’argent au sein d’une compagnie et ainsi à déterminer sa performance économique. Par extension, elle permet de calculer les taxes et les impôts dus, à partir de la valeur générée. De plus, c’est un excellent moyen d’informer les actionnaires de la bonne santé financière de la structure, ainsi que les éventuels investisseurs. Enfin, la comptabilité permet d’anticiper l’avenir financier d’une entreprise et de prendre les décisions adéquates aux bons moments.

Grâce à cet outil, les entreprises peuvent être gérées de façon transparente. En ce sens, tenir une comptabilité est obligatoire pour la plupart d’entre-elles (à l’exception des entreprises individuelles et des auto-entreprises). C’est le Code du commerce qui prévoit cette règle.

Il faut savoir toutefois que les obligations comptables diffèrent selon la nature de l’activité exercée, la taille de la compagnie et son régime d’imposition.

2. Se former à la comptabilité d’entreprise : une étape nécessaire

Si la comptabilité est une composante essentielle des entreprises, elle reste un outil complexe à prendre en main. Dès lors, mieux vaut avoir suivi une formation pour en comprendre le fonctionnement, y compris si l’on fait appel à un expert-comptable. 

Par ce moyen, tout entrepreneur sera en mesure d’avoir une vision exhaustive des finances de sa société. C’est un gain de temps non négligeable dans la gestion d’une compagnie. Ainsi, l’établissement des prévisions budgétaires sera facilité, au même titre que l’anticipation des besoins de trésorerie. Par ailleurs, cela favorisera le respect de l’ensemble des obligations d’une entreprise, notamment celles comptables. 

Attention cependant : ces obligations varient en fonction du régime d’imposition, lequel est régi par le chiffre d’affaires de l’entreprise. En ce sens, plus ce chiffre est élevé, plus les obligations comptables sont nombreuses. 

Les formations à la comptabilité d’entreprise sont nombreuses et peuvent aller de quelques heures seulement, à plusieurs jours. Par exemple, les cours en lignes, tels que les MOOC, fournissent des connaissances de base.

À noter : 

La comptabilité est régulièrement soumise à des évolutions légales. Pour s’assurer de rester aux normes, il est important d’effectuer une veille sur le sujet. D’autre part, si l’entreprise recourt à un expert-comptable, ce dernier à l’obligation d’informer le chef d’entreprise en cas de changements légaux s’appliquant à l’activité.

3. Différencier le compte professionnel du compte personnel pour minimiser les risques d’erreurs

Lors de la création d’une entreprise, l’ouverture d’un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle est obligatoire. Ainsi, les dépenses de nature professionnelle devront être réglées uniquement depuis un compte prévu à cet effet. Les dépenses personnelles, quant à elles, seront issues d’un compte privé. Tout contrevenant à la règle s’expose à des sanctions fiscales et pénales, pour des motifs tels que des abus de biens sociaux. 

Exception à la règle : les auto-entreprises et les entreprises individuelles ne sont pas soumises à cette exigence. 

Cependant, un compte d’entreprise reste une véritable plus-value, quel que soit le statut entrepreneurial. Il assure notamment une meilleure gestion de la comptabilité. Cette différenciation est en effet garante de l’équilibre et de la pérennité de l’entreprise. Ce comportement simplifie également l’accès aux informations en cas d’éventuel contrôle fiscal. Enfin, dans le cadre d’une entreprise qui fait appel aux services d’un expert-comptable, cela facilitera l’activité de ce professionnel en lui faisant gagner du temps.

Entrepreneur tenant à jour sa comptabilité sur son ordinateur à l'aide d'une calculette

4. Expert-comptable ou autogestion : choisir la solution optimale 

Faire appel à un expert-comptable

Technique et chronophage, la comptabilité représente une charge de travail conséquente dans la gestion d’une société. D’autant plus que peu de chefs d’entreprise sont en possession des compétences nécessaires pour assurer la totalité de cette mission. 

Une société peut donc décider de confier la tenue de la comptabilité à un expert-comptable. Bien que cela ne soit pas obligatoire, c’est la solution choisie par la majorité des entrepreneurs. 

« Notre objectif, c’est d’être le couteau suisse de l’entreprise et de décharger le chef d’entreprise de nombreuses tâches, de façon à le laisser se concentrer sur son cœur de métier, sur ses clients, sur son développement » explique Lionel Canesi, le président du conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables.

Garantie d’une optimisation de la comptabilité et d’une conformité avec la loi, le recours à un spécialiste permet en outre de bénéficier de conseils et d’un accompagnement stratégique. 

Bien entendu, la compagnie peut choisir de déléguer seulement une partie de sa comptabilité à un prestataire externe, par exemple pour la réalisation du bilan comptable.

Par ailleurs, certaines entreprises choisissent de recruter un comptable en interne. 

Gérer la comptabilité d’entreprise sans intermédiaires

Un entrepreneur peut tout à fait choisir de gérer sa comptabilité lui-même. Pour ce faire, il doit respecter quelques grandes étapes, notamment :

  1. La sélection et l’utilisation d’un logiciel de comptabilité respectueux des normes en vigueur. Puisqu’il existe plusieurs types de logiciels, le choix doit se faire en fonction du secteur d’activité de l’entreprise et de sa taille. Par exemple, certains logiciels, très complets et donc très onéreux, proposent des fonctionnalités poussées utiles à une PME, mais pas à une TPE. Une fois choisi, le logiciel devra être paramétré pour correspondre aux besoins de la société.
  2. Un système de classement des pièces comptables.
  3. Un enregistrement régulier des écritures comptables (à lier avec les pièces comptables).
  4. Une révision de la comptabilité, la comptabilisation des écritures d’inventaires et l’établissement des comptes annuels pour chaque clôture d’exercice. Une fois ces tâches effectuées, il faut éditer les livres comptables obligatoires et les comptes annuels.
  5. Enfin, la clôture de l’exercice comptable en cours pour que le suivant prenne le relais.

5. Établir un plan comptable pour une meilleure gestion

Établir un plan comptable permet d’organiser au mieux la comptabilité d’une entreprise. Appelé également charte comptable, cet élément de gestion harmonise les présentations des comptes annuels de toutes les compagnies françaises. 

L’outil classe les opérations comptables à partir d’un standard de présentation, lequel varie en fonction des activités de l’entreprise. 

Sept classes différentes sont utilisées pour tenir la comptabilité : 

  1. Les comptes de capitaux
  2. Les investissements
  3. Les stocks et en cours
  4. Les tiers de l’entreprise
  5. La trésorerie
  6. Les charges
  7. Les recettes

Les cinq premières classes assurent la représentation de l’entreprise et fonctionnent en continu tout au long de sa vie. Les deux dernières classes représentent la performance de l’entreprise lors de chaque exercice comptable. Aussi, dès lors qu’un exercice comptable se termine, le résultat est remis à zéro. 

Le plan comptable permet d’effectuer des opérations indispensables à la réalisation de deux documents centraux en comptabilité : 

  • Le compte de résultat, permettant de vérifier si l’entreprise enregistre un bénéfice ou un déficit.
  • Le bilan comptable qui permet de décrire la santé financière d’une société à un instant T.

Deux entrepreneurs s'occupe ensemble de la comptabilité de leur entreprise face à un ordinateur

6. Tenir une comptabilité d’entreprise à jour pour anticiper le futur

Bien organiser pour gagner en visibilité 

Tenir la comptabilité à jour en enregistrant quotidiennement les opérations comptables est nécessaire. De cette façon, l’entreprise est en mesure d’anticiper les éventuelles difficultés financières avec plus de tranquillité. 

L’organisation est la règle d’or d’une gestion impeccable de la comptabilité. Pour cela, il faut établir dès le départ un classement des documents comptables, des opérations bancaires, des déclarations sociales et fiscales, des factures, etc. De la sorte, l’ensemble de la documentation relative à la comptabilité est à portée de main. Dès lors, la visibilité de l’information est garantie, ce qui assure une évaluation plus juste de l’activité de l’entreprise. 

Planifier la comptabilité d’entreprise à l’aide d’un échéancier

En outre, il faut souligner que la gestion de la comptabilité ne s’improvise pas. La planification est la clé. En effet, en dressant la liste des opérations comptables importantes, l’entreprise peut se constituer un échéancier annuel lui permettant de mieux gérer cette activité. Par exemple, s’intègrent à cette liste : 

  • Les déclarations de TVA 
  • Les déclarations des charges sociales
  • Le traitement des factures et des devis
  • Les déclarations de chiffre d’affaires
  • La déclaration d’impôts et des taxes, etc.

À noter : 

Ces conseils s’appliquent également dans le cas où la comptabilité est externalisée. En effet, l’expert-comptable a besoin d’accéder aux documents dans les temps afin de remplir sa mission. Le moindre retard peut pénaliser l’entreprise et son activité. En ce sens, la programmation de rappels automatiques se présente comme une solution adéquate en vue de ne pas manquer la moindre échéance.

7. Transformer sa comptabilité en outil de pilotage pour son entreprise

Parfois vécue comme une contrainte, la comptabilité reste cependant une ressource non négligeable pour l’entreprise. Une comptabilité à jour, tenue de façon rigoureuse, reflète la santé financière de l’entreprise. 

Lorsqu’elle est analysée correctement, elle a le pouvoir d’indiquer les grandes orientations à suivre. En ce sens, les chiffres qu’elle contient peuvent être intéressants à analyser. En effet, ils permettent notamment :

  • D’anticiper les besoins de trésoreries. En observant ses finances, le chef d’entreprise peut obtenir des informations telles que les dépenses à effectuer, celles à diminuer, etc.
  •  D’établir des indicateurs de performance clé (KPI en anglais) pertinents. En effet, la comptabilité d’entreprise peut fournir des éléments tels que les bénéficies, les marges, les dépenses marketing, le chiffre d’affaires, etc.
  • De mettre en place un prévisionnel financier à partir des chiffres issus de la comptabilité, un outil utile tant à l’entreprise qu’aux banques ou aux investisseurs.