Depuis le 1er janvier, les entrepreneurs pourront effectuer l’ensemble des formalités en lien avec leur entreprise auprès du guichet unique

Depuis le 1er janvier 2023, le Guichet unique de formalités des entreprises remplace les réseaux Centres des formalités entreprises (CFE). Cette plateforme en ligne permet à tout entrepreneur de réaliser un large panel de démarches administratives, notamment au moment de la création, de la modification ou de la cessation d’une entreprise. Elle concerne l'ensemble des sociétés et des activités professionnelles. Un projet annoncé de longue date et aux modalités précisées par décret en 2021.

Du CFE au Guichet unique : qui est concerné et pour faire quoi ?

Remplacement du CFE : une mesure qui touche toutes les entreprises

Le Guichet unique des formalités des entreprises, devenu la plateforme unique depuis le début de l’année, concerne l’ensemble des entreprises, et ce, pour toutes les formalités. Ainsi, peuvent réaliser leurs démarches via cette plateforme électronique : 

• Toute entreprise individuelle ou société, que son activité soit commerciale, artisanale, agricole ou indépendante ;
• Les entreprises dont le siège social, un établissement principal ou secondaire est basé en France ou ayant une adresse en France ;
• Les entreprises étrangères qui souhaitent exercer une activité en France. 

Le site formalites.entreprises.gouv.fr permet aux entrepreneurs d’effectuer l’ensemble des formalités suivantes : 

• Les démarches liées à la création de l’entreprise : immatriculation et déclaration de début d’activité ;
• Celles de modification : changement d’activité, d’adresse, de raison social, de modification des statuts… ;
• Celles de cessation d’activité.

Auparavant, ces formalités se faisaient via les réseaux des Centres de formalités des entreprises (CFE), qu'il s'agisse : 

• Des Chambres de commerce et de l'industrie (CCI) ou des métiers et de l'artisanat (CMA) ; 
• De l'Urssaf ;
• Ou du Greffe du Tribunal de commerce.

Guichet unique des formalités des entreprises : des formalités faisant exception

En revanche, l’entrepreneur doit continuer à effectuer certaines formalités en dehors du Guichet unique des formalités des entreprises. C’est notamment le cas du dépôt des comptes annuels qui pourra toujours se faire en format papier auprès du greffe du Tribunal de commerce, même si le Guichet unique permet également l’accomplissement de cette démarche.

De même, certaines formalités d’immatriculation d’entreprise peuvent être réalisées par voie dérogatoire. Il s’agit notamment des : 

• Formulaire M0 SAS pour la déclaration de création d'un établissement public industriel et commercial ou la création d'une société de placement collectif de type SICAV, SPPICAV, SCPI, SICAF, SLP, groupement forestier d'investissement… ;
• Formulaire M0 ASSO pour la déclaration de création d'une association immatriculée au Registre national des entreprises, anciennement Registre du commerce et des sociétés ;
• Formulaires M0 SAS, M0 SARL, M0 Agricole pour la création d'une société coopérative sous forme de société par actions simplifiée ou d'une société coopérative d'intérêt collectif (SCIC) sous forme de SA, SAS ou SARL.

Guichet unique 2023 : concrètement, comment fonctionne le site ?

Remplacement du CFE : fonctionnement du Guichet unique

Premièrement, il convient de faire un tour d’horizon des personnes habilitées à utiliser la plateforme. En effet, il peut s’agir : 

• Du chef d’entreprise ;
• D’un micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur) ; 
• D’un salarié (dit le « délégataire ») qui reçoit une délégation ;
• Ou encore d’une personne tierce (dite « mandataire ») qui reçoit pour ce faire un mandat. 

Les délégataire et mandataire doivent impérativement obtenir un acte de délégation ou un mandat. Ce document leur est, en effet, nécessaire au moment de l’accomplissement des formalités sur la plateforme.

L’utilisation de la plateforme est simple. La première formalité pour l’utilisateur (chef d’entreprise, micro-entrepreneur, salarié, délégataire ou mandataire) est, pour commencer, de créer son compte utilisateur. Il peut, dans un second temps, saisir les informations et télécharger les documents nécessaires à la réalisation de la démarche concernée. 

Le dossier constitué est, ensuite, envoyé par transmission électronique aux organismes compétents (Chambre de commerce et d’industrie, Chambre des métiers et de l’artisanat, Urssaf, Greffe du Tribunal de commerce, service des impôts…) qui pourront les traiter. Les informations et documents demandés restent, dans l’ensemble, ceux auparavant nécessaires dans la réalisation des démarches auprès du CFE. 

En revanche, la grande nouveauté consiste en un formulaire unique qui remplace ceux précédemment existants. L’entrepreneur n’a qu’à remplir ce formulaire unique, ce qui permettra au Guichet unique de l’orienter vers la procédure adéquate.

Les professionnels disposant d’un compte « e-procédures » auprès de l’Inpi peuvent se servir de ce premier compte pour accéder au Guichet unique. 

Enfin, il est à noter que l’utilisation du site formalites.entreprises.gouv.fr est gratuite. En revanche, certaines démarches restent payantes, notamment les dépôts de comptes annuels.

Accompagnement des entrepreneurs en difficulté

Pour aider les professionnels et les sociétés dans leur transition, un service d’assistance a été mis en place. Ce dernier est accessible : 

• Par téléphone au 01 56 65 89 98 (disponible de 9h à 18h) ;
• Sur place auprès des services consulaires compétents ;
• Directement en ligne sur le site du Guichet unique ;
• Par mail auprès de l’Inpi. 

Le remplacement des CFE au profit du Guichet unique : une réforme qui s’inscrit sur du long terme

L’établissement du Guichet unique s’insère dans le plan d’action pour la croissance et la transformation des entreprises, ou loi PACTE, voté en 2019 par le gouvernement. Le fonctionnement de la plateforme, qui est gérée par l’Inpi, a été précisé dès 2021 par décret.

Le passage à une procédure entièrement dématérialisée répond à un double objectif. En effet, non seulement la réforme devrait permettre une simplification et une accélération des procédures, mais elle devrait également réduire considérablement la consommation de papier. Selon le Ministère de l’économie : « Jusqu’ici, 70 % des formalités étaient encore réalisées par voie papier, qui nécessitaient l’équivalent de 35 tonnes de papier par an ».

De même, la loi PACTE s’accompagne de la mise en place d’un registre unique des entreprises : le registre national des entreprises (RNE). Ce dernier viendra remplacer : 

• Le répertoire des métiers ;
• Le registre spécial des agents commerciaux ;
• Et le registre des actifs agricoles. 

Remplacement du CFE : alternatives au Guichet unique des formalités des entreprises

Recours aux services d’Infogreffe

Les actualités ont longuement débattu de la mise en place du Guichet unique des formalités des entreprises. En effet, celui-ci a rencontré quelques dysfonctionnements au moment de sa mise en place (démarches inaccessibles, difficulté dans la transmission d’un dossier ou d’un document, rejets par l’Inpi…). Pour pallier les difficultés rencontrées par les entrepreneurs et leur permettre d’effectuer leurs démarches administratives, les autorités ont mis en place un dispositif de secours. 

En conséquence, les entrepreneurs peuvent recourir au site d’Infogreffe pour effectuer l’ensemble de leurs démarches jusqu’au 31 décembre 2023. Enfin, en cas d’indisponibilité du site d’Infogreffe, les démarches peuvent se réaliser par voie postale.

En revanche, cette alternative n’est pas appelée à être pérennisée. Les autorités espèrent assurer temporairement un accompagnement continu des entreprises en attendant la restauration du Guichet unique. 

Procédure de secours

Enfin, une procédure de secours a été mise en place pour assurer la continuité du service en cas de dysfonctionnement de la plateforme. Celle-ci ne peut, en revanche, être activée que dans des cas précis. En effet, cette procédure dépend de la décision du collège stratégique du Guichet unique et ne peut entrer en fonctionnement que lorsque : 

• Le professionnel ne peut accéder au service, le dysfonctionnement empêchant le dépôt d’un dossier ou la réalisation d’une procédure en particulier ;
• Aucune alternative ne peut être trouvée pour permettre le dépôt de dossier sur le Guichet unique ;
• Le problème ne peut être réglé dans un délai de 15 jours à compter de son signalement.

Cette procédure de secours est également active jusqu’au 31 décembre 2023.