Recrutement d’un alternant, comment s’y prendre ?

Pour faire face à un manque de main-d’œuvre qualifiée ou bien pour répondre aux besoins de formation découlant de leurs métiers, de nombreux entrepreneurs font le choix de recruter des salariés en contrat d’apprentissage. Mais alors, comment recruter un apprenti ?

Réaliser l’embauche d’un salarié en contrat d’apprentissage facilite son intégration dans l’entreprise. En outre, cela permet de le former et d’installer un climat de confiance. À long terme, cela pourra permettre de l’embaucher plus facilement. L’apprentissage permet à une entreprise de :

• Répondre à ses besoins professionnels, de manière simple et efficace ;
• Fidéliser ses salariés.

Cependant, savoir comment recruter un apprenti ne vient pas en un claquement de doigts. En effet, le processus d’embauche est différent d’un contrat de travail, dit « classique ». Il est essentiel de préparer soigneusement le recrutement d’un apprenti afin de faciliter son intégration dans l’entreprise et de favoriser son développement.

Voici les étapes à suivre pour recruter un apprenti au sein de votre entreprise.

Comment recruter un apprenti ? Étape 1 : définir les besoins de l’entreprise et les champs de l’apprentissage

La définition des besoins

Définir ses besoins en tant qu’entrepreneur concernant la main d’œuvre et la qualification nécessaire est le premier pas à réaliser et à ne surtout pas négliger avant de procéder au recrutement.

L’objectif est de cerner avec précision l’environnement de travail lié au poste vacant afin d’évaluer ce que l’apprenti pourra apporter à votre entreprise. En effet, le succès d’un recrutement en alternance dépend fortement de l’explication claire des missions en amont et des objectifs associés au poste à pourvoir.

Avant de réaliser le recrutement, vous devez, en tant qu’employeur, définir de manière détaillée les aspects fonctionnels du poste :

• L’intitulé exact ;
• La position au sein de l’organigramme de l’entreprise ;
• Les missions principales à réaliser ;
• Le lieu de travail ;
• Les conditions de travail ;
• Ainsi que les conditions de rémunération et les avantages sociaux.

L’analyse qualitative

L’entreprise doit de plus réaliser une analyse qualitative de la fonction à occuper pour identifier le mieux possible les besoins ainsi que le candidat qui pourra répondre aux attentes. L’objectif est donc de fournir des informations détaillées sur la manière dont l’emploi doit s’exercer, tout en prenant en compte le contexte du travail.

De ce fait, avant de procéder à la phase de recrutement, une entreprise doit obligatoirement :

• Établir et formaliser les tâches qui seront confiées à l’alternant ;
• Identifier les compétences clés que l’apprenti devra acquérir ;
• Déterminer les connaissances que son maître d’apprentissage en entreprise devra lui transmettre ;
• Préciser les interactions internes et externes de l’alternant au sein de l’entreprise ;
• Définir les opportunités de formation et d’évolution liées au poste à moyen et long terme ;
• Préciser le niveau de responsabilité associé au poste à occuper ;
• Évaluer les résultats attendus et le retour sur investissement prévu à la fin de la formation du jeune apprenti.

La définition des besoins de l’apprenant par le maître d’apprentissage doit lui permettre de comprendre au mieux la formation de professionnalisation qui répondra à ses objectifs de développement.

Il est essentiel de procéder de cette manière pour rédiger optimalement la description du poste à pourvoir, en tenant compte des besoins identifiés. Cela permettra de publier une offre d’emploi appropriée.

Une définition claire des attentes de l’entreprise et des besoins de recrutement permettront à l’entrepreneur de préparer au mieux l’entretien d’embauche des candidats et de faciliter la future intégration à terme d’un apprenant. Il pourra ainsi appréhender plus facilement les missions qui lui seront confiées.

Comment recruter un apprenti ? Étape 2 : identifier la formation correspondant aux métiers de l’entreprise

Pour cibler la formation en apprentissage adaptée à son activité, il est essentiel de définir avec précision le poste à pourvoir et les besoins de qualification de l’entreprise.

Le choix de cette formation est un facteur considérable du succès d’un recrutement en apprentissage. Les éléments de la formation doivent correspondre le plus possible aux métiers de l’entreprise et de ses besoins de qualification professionnelle. Les voici :

• Le titre ;
• Le contenu ;
• Ainsi que la reconnaissance officielle ou de la validation de la formation suivie par l'apprenti.

En outre, le choix de l’organisme de formation ainsi que sa complémentarité avec l’activité de la firme joue un rôle important sur le déroulement de l’apprentissage. L’entreprise ayant la responsabilité du suivi pédagogique de l’apprenti en son sein, elle doit rester en lien continu avec l’organisme de formation.

Les organismes de formation partenaires doivent également adapter les formations proposées aux besoins des entreprises, et ce, tous les ans. Elles ont aussi la possibilité de proposer aux entreprises le placement de leurs meilleurs apprentis.

Le choix de la formation ainsi que de l’organisme est un élément clé de la réussite du recrutement d’un apprenant.

Comment recruter un apprenti ? Étape 3 : obtenir des conseils pour recruter un apprenti

Les entreprises désirant recruter en apprentissage peuvent compter sur des conseillers spécialisés pour les aider à trouver la formation qui correspond le mieux à leurs besoins et à leurs objectifs de croissance.

Les OPCA (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés) ont la responsabilité de collecter les contributions financières des entreprises pour la formation professionnelle. Ils jouent également un rôle clé en informant les entreprises de la mise en place de formations en alternance. Les OPCA sont organisés par secteurs ou par branches. Ils possèdent une expertise approfondie des défis rencontrés par les entreprises dans leurs domaines d’activité.

Autres acteurs clés pour informer les entreprises sur l’apprentissage : les chambres consulaires. Elles rassemblent :

• Les CCI, chambres de commerce et d’industrie ;
• Les CA, chambres d’agriculture ;
• Les CMA, chambres des métiers de l’artisanat, etc.

Au niveau national

À l’échelle nationale, les CCI ont également développé un réseau de « Point A ». Celui-ci est présent dans toute la France. Son objectif est de proposer aux employeurs un accompagnement pour leurs démarches de recrutement en apprentissage. De ce fait, les Points A mettent à disposition des entreprises de nombreux conseillers spécialistes de l’orientation et de la formation en alternance.

Au niveau institutionnel

À l’échelle institutionnelle, France Travail (Pôle Emploi) est un acteur important du processus de recrutement en apprentissage. Cette plateforme offre les services de ses conseillers pour informer les employeurs de l’offre existante.

Il est aussi possible de solliciter  les PAIO (Permanence d’accueil d’information et d’orientation), et ce, même si elles s’adressent prioritairement aux candidats à l’embauche plutôt qu’aux entreprises qui souhaitent recruter.

Au niveau local

À l’échelle locale, des organismes de formation permettent également d’orienter et d’informer les entreprises et leur rôle n’est pas négligeable. Les CFA (Centres de formation des apprentis) sont des organismes conventionnés par les régions, ils sont chargés de la majorité des formations en apprentissage. De ce fait, ils peuvent informer les entreprises des différentes offres de formation existantes à l’échelle locale.

Comment recruter un apprenti ? Étape 4 : préparer l’accueil de l’apprenti

Réussir le recrutement d’un apprenti passe nécessairement par une bonne préparation de son accueil au sein de l’entreprise. Il s’agit de l’une des clés de sa bonne intégration ainsi que de son adaptation aux métiers de la firme.

En dehors de la définition claire et concise des missions qu’il devra réaliser, il convient également de préciser avant son arrivée dans l’entreprise :

• Son cadre de travail ;
• Ses horaires ;
• Sa place dans l’organigramme interne ;
• Ainsi que tous les éléments qui encadrent son évolution au sein de l’entreprise.

L’objectif recherché est d’encadrer le parcours de formation au sein de l’entreprise.

Au mieux, ces éléments sont éclaircis avant son arrivée, au mieux l’apprenant pourra s’intégrer rapidement dans l’entreprise. Il pourra aussi plus facilement assimiler les attentes placées en lui et assurer les missions dont il devra s’occuper.

L’entreprise devra aussi désigner un tuteur qui sera chargé d’accueillir l’apprenti. Il sera responsable du suivi de l’évolution et de l’acquisition des compétences ainsi que du savoir-faire nécessaires au poste.

Nommé « maître d’apprentissage », ce tuteur devra programmer les activités du jeune apprenti au sein de son milieu de travail, en relation avec l’organisme de formation. Ce maître d’apprentissage est l’interlocuteur de l’apprenant dans l’entreprise, il doit donc préparer son accueil et accompagner son intégration dans la structure.

Comment recruter un apprenti ? Étape 5 : faire le choix du bon maître d’apprentissage

Il est nécessaire de choisir un bon tuteur encadrant le jeune apprenant. En effet, cela constitue un élément crucial de la réussite du recrutement d’un apprenti.

Durant toute la période en entreprise, l’apprenti sera nécessairement accompagné par le maître d’apprentissage. Ce dernier est le responsable des indicateurs de suivi et d’évaluation du parcours de l’alternant dans l’entreprise. Il s’occupe également de la gestion de la relation avec l’organisme de formation. Une fois la période d’intégration terminée, l’apprenti aura plus d’autonomie, toutefois le tuteur devra continuer à accompagner les principales étapes de son apprentissage.

Le choix du tuteur s’effectue parmi les salariés volontaires. Il devra :

• Posséder un diplôme ou un titre au minimum équivalent à celui que l’apprenti sera en train de préparer ;
• Avoir une expérience professionnelle de plusieurs années en rapport avec cette formation.

Le choix du maître d’apprentissage dans la structure s’évalue sur les différentes capacités. Celui-ci devra être en mesure de :

• Transmettre ses compétences ;
• Mettre en place l’évaluation de son apprenti ;
• Ainsi qu’assurer le suivi en lien avec l’organisme de formation.

En outre, le tuteur devra bien connaitre l’entreprise et les processus mis en place par celle-ci. Enfin, il devra avoir un caractère compatible avec ses missions pédagogiques et la transmission de savoirs.

En effet, même si un employé répond aux conditions d’expériences professionnelles nécessaires données précédemment pour remplir cette tâche, cela ne veut pas dire qu’il aura les compétences pédagogiques d’enseignement. Dans ce cas-là, le tuteur peut être amené à suivre lui-même une formation afin d’assurer sa fonction tutorale. Grâce à celle-ci, il pourra transmettre de manière efficace ses compétences ainsi que son savoir-faire.

Le financement de la formation d’un maître d’apprentissage se réalise au titre des obligations financières payées par l’entreprise pour la formation professionnelle. Son coût est ainsi pris en charge.

Comment recruter un apprenti ? Étape 6 : enregistrer le contrat d’apprentissage

Depuis les réformes de la loi « Avenir professionnel », le recrutement d’un salarié en contrat d’apprentissage implique désormais l’intervention d’un seul interlocuteur : l’Opérateur de Compétences (OPCO) auquel l’entreprise est affiliée.

Les OPCO ont aussi pour responsabilité d’assurer le financement de la formation en alternance, en utilisant les cotisations obligatoires versées par les entreprises pour la formation professionnelle des salariés. Le niveau de financement de la formation est déterminé selon des critères établis par les branches professionnelles et France Compétences.

Le recrutement d’un apprenant se fait par la réalisation d’un contrat d’apprentissage établi sur la base du CERFA FA13. L’employeur doit ensuite envoyer le contrat signé par toutes les parties dans les cinq jours ouvrables suite au début de l’exécution. Cet envoi est à réaliser auprès de l’OPCO auquel est rattaché l’employeur.

Il est important de se renseigner à l’avance sur la prise en charge financière de la formation en alternance par l’OPCO de l’entreprise. Celui-ci peut éventuellement contribuer au financement de la formation.

Après avoir reçu le dossier complet d’enregistrement du contrat d’apprentissage, l’OPCO dispose de 20 jours pour décider de la prise en charge financière de la formation. Si aucune réponse n’est donnée dans ce délai, cela équivaut à un rejet implicite de la prise en charge par l’OPCO.

Tableau récapitulatif des démarches à réaliser lors du recrutement d’un apprenti