Parmi les nouveautés managériales du moment, la stratégie RH de l’offboarding suscite la curiosité et bouleverse les tendances. Ce concept vient révolutionner les derniers moments d’un employé dans une entreprise qu’il s’apprête à quitter. Mais comment et pourquoi accorder du temps et de l’énergie à un collaborateur sur le départ ? 

Le offboarding, quésako ? 

Le terme offboarding ressemble à s’y méprendre au fameux onboarding, cette expression en vogue qui illustre la stratégie RH d’intégration des nouveaux salariés en entreprise. Alors, simple coïncidence ou véritable lien ?  

Offboarding : de l’art de clôturer un chapitre 

Dans le cycle de vie d’un salarié au sein d’une entreprise, l’offboarding accompagne l’étape ultime de son parcours : son départ. Cette pratique récente consiste à encadrer la sortie du salarié. Elle s’inscrit progressivement dans les processus menés conjointement par les services RH (ressources humaines) et les managers. 

Il s’agit donc d’encadrer le départ du salarié à différents niveaux : 

  • le salarié en tant qu’individu : accompagnement pour que son départ se passe dans de bonnes conditions, 
  • le salarié en tant que membre d’une équipe : protection de l’équilibre de l’équipe mise à rude épreuve par cette instabilité, 
  • ou, le salarié en tant que membre d’une entité, à savoir l’entreprise : mise à jour des infrastructures et protection des données sensibles des deux parties.

De l’onboarding à l’offboarding : deux étapes, une même cible 

Soigner l’onboarding d’un nouveau collaborateur est essentiel pour qu’il prenne ses marques rapidement, qu’il soit autonome, productif et à l’aise dans son nouvel environnement de travail. Cette phase d’intégration longtemps laissée de côté, a aujourd’hui trouvé sa place dans les services RH des entreprises et auprès des managers. 

Si les services des ressources humaines attachent une importance particulière, et ont maintenant bien assimilé l’importance de l’onboarding, qu’en est-il de l’offboarding ? Ce processus qui accompagne et facilite la sortie d’un collaborateur est une autre étape incontournable qui s’installe doucement dans les pratiques managériales des entreprises. 

La stratégie RH de l’offboarding : un outil de remise en question pour éviter les départs 

Gérer la conséquence mais comprendre la cause 

Un départ rime souvent avec un échec, qu’il vienne de l’employeur ou de l’employé. Cependant, les torts sont généralement partagés car quel que soit l’objet de la discorde et même si le départ se fait sans heurts (par exemple, une fin de contrat), une remise en question est nécessaire de la part des deux parties pour qu’à l’avenir, les départs diminuent. 

Identifier les causes du départ permet d’éviter de perdre de nouveaux employés et de réduire le turnover en général. Pour le bien de l’entreprise et du salarié, il convient donc d’identifier les raisons qui ont amené à ce départ. La remise en question vise alors à éviter d’autres départs en chaîne ou même à retenir un salarié sur le départ en trouvant un terrain d’entente. 

Ainsi, la remise en question de l’entreprise fait partie des étapes fondamentales de l’offboarding. Car avant de gérer une situation critique, il faut en identifier le moment déclencheur. 

Le feedback : recueillir le mauvais pour en faire du bon 

Pour l’entreprise qui insère la stratégie RH de l’offboarding dans ses pratiques, le départ d’un collaborateur est l’occasion d’obtenir son feedback et de lui demander un retour sur son passage au sein de l’entreprise, aussi court soit-il. L’idée est de lui proposer de détailler son expérience dans un climat de confiance pour qu’il puisse s’exprimer librement sans peur du jugement. Pourquoi alors ne pas faire appel à un médiateur externe ? En effet, une personne extérieure à l’entreprise peut faciliter la communication. 

L’idée de ce retour sur expérience est de récolter les impressions et les sentiments du salarié sortant. Le but est d’initier une remise en question globale de l’ensemble des rouages qui composent l’entreprise et d’en tirer de nouveaux axes d’amélioration pour optimiser le fonctionnement de l’entité et éviter de perdre de nouveaux salariés. 

Stratégie RH : éviter l’effet boule de neige avec l’offboarding

Le salarié sortant appartenait à une équipe. Son départ peut donc fragiliser la synergie du groupe et donner des idées à ses anciens collègues. Dès lors, il faut prendre soin des collaborateurs qui vont subir cette perte également.

C’est l’occasion, peut être, d’organiser une série d’entretiens afin d’en savoir plus sur le bien-être de ces salariés, de mettre en place de nouveaux outils afin de les garder au sein de l’entreprise et d’éviter l’effet boule de neige. Encore une fois, le but de cette étape est d’éviter d’accumuler les départs.

Les étapes essentielles d’une stratégie RH d’offboarding réussi

Le départ d’un salarié ne se fait pas du jour au lendemain. Il s’agit d’une phase de transition qui prend plusieurs semaines, voire plusieurs mois selon les modalités appliquées dans l’entreprise. Mettre en place un processus d’offboarding unifié au sein de l’entreprise permet d’optimiser cette période transitoire, de n’omettre aucune étape et de faciliter la transmission entre le salarié sortant et son remplaçant. 

Offboarding : la checklist pour ne rien oublier

Insérer l’offboarding dans les pratiques RH est également une manière de ne pas oublier certaines des étapes essentielles au départ d’un collaborateur : 

  • organisation de l’entretien de départ 
  • remise du matériel de travail (ordinateur, câbles, écrans, téléphones de fonction…)
  • rédaction de la note de départ 
  • préparation du solde de tout compte du salarié 
  • fermeture des différents accès du salarié 
  • édition des différents papiers administratifs obligatoires
  • sécurisation des données personnelles de l’entreprise et du salarié 
  • rédaction d’une lettre de recommandation 
  • organisation d’un pot de départ (avec l’accord du salarié)

Comment communiquer sans heurter ? 

Trouver une manière de communiquer sur le départ du salarié sans brusquer ce dernier n’est pas évident. Veut-il l’annoncer lui-même ? Préfère-t-il rester discret ? Dans la mesure du possible, il faudra adapter sa communication en fonction des souhaits du salarié sortant. Quoi qu’il en soit, informer sur ce départ est important pour des soucis de transparence envers tous les salariés. Il s’agit d’une étape de communication interne qui est essentielle. 

Pour communiquer sans heurter, il faut bien être conscient qu’un départ n’est pas forcément une mauvaise nouvelle. L’entreprise peut se réjouir pour les nouvelles perspectives de l’employé, le féliciter pour le parcours réalisé au sein des locaux, l’encourager dans ses nouveaux projets…

Faciliter la passation pour une transmission de savoirs optimisée

L’idée de la passation est que le salarié qui reprend le poste puisse être autonome au départ du collaborateur sortant. Pour cela, il convient d’aider le salarié sur le départ à procéder à cette transmission avec méthodologie et rigueur. Créer une feuille de route dédiée à cette phase de passation est une étape qui s’intègre alors parfaitement dans les différentes phases de l’offboarding. 

La passation peut donc se faire en autonomie mais encadrer cette prise de note en fournissant un modèle à remplir, ou une to do list peut s’avérer utile. D’autre part, organiser une rencontre entre le futur ex-employé et son remplaçant peut être une bonne idée pour faciliter cette transmission. 

Ici, il apparaît nettement qu’il est fondamental de conserver des bons rapports avec le salarié sortant. En effet, ses opinions et sa bonne volonté peuvent influencer la prise de poste du nouveau salarié. Le but est que le nouveau collaborateur se sente à l’aise pendant son onboarding et si son prédécesseur est en conflit avec la structure, des tensions peuvent apparaître.

En résumé, il s’agit donc d’une phase transitoire pendant laquelle un salarié est en offboarding et un autre en onboarding et où l’idée est de créer une sphère, une capsule entre ces deux salariés pour que l’un délivre son savoir à l’autre et que le chapitre se termine correctement pour l’un tandis qu’une nouvelle page s’ouvre agréablement pour l’autre. 

Et après ?

Et une fois que le salarié est parti, que se passe-t-il ? Est-il temps de passer à autre chose et de tourner la page ? Ou bien, la limite d’un offboarding réussi ne va-t-elle pas au-delà de ce départ ? 

Un offboarding réussi = un ancien salarié épanoui 

Plus la phase d’offboarding se déroule de manière apaisée, plus le collaborateur sur le départ partira en gardant une image positive de son ancienne entreprise et en étant susceptible de la recommander à d’autres talents potentiels. 

Avec les réseaux sociaux, il est de plus en plus courant de parler librement et en toute transparence des entreprises. À l’instar des dénonciations de washing ou des déferlantes de bad buzz qui peuvent s’abattre sur une entreprise, les bonnes initiatives sont également relayées et soulignées. Les usagers des réseaux sociaux parlent sans crainte sur ces espaces de libre expression. Un employé accompagné pour sa sortie, qui garde une image positive de l’entreprise dans laquelle il a été pendant plusieurs mois ou années pourra volontiers en parler, voire la défendre si cette dernière est attaquée publiquement en apportant un témoignage honnête et éveillé sur les qualités managériales de l’entité. Il peut ainsi devenir un véritable allié pour l’entreprise et même un ambassadeur de la marque. 

Dans cette même perspective, certaines entreprises font le choix de garder contact avec leurs anciens employés. Garder de bons rapports est en effet très positif. C’est l’occasion de créer un réseau de professionnels liés par leur passage dans une même entreprise et qu’ils continuent d’estimer. 

Salarié boomerang

Quand un salarié qui a quitté le navire revient dans l’entreprise quelque temps plus tard, on parle de “salarié boomerang” ou “ boomerang rehire”, un concept de plus en plus courant. Rester en bon terme avec les salariés qui partent apparaît donc comme essentiel car ces salariés qui voguent vers d’autres cieux sont susceptibles de revenir à l’embarcadère une fois leur périple terminé. Ce retour reste possible grâce à un offboarding réussi.