À la découverte des réseaux sociaux d’entreprise

Quatre sociétés sur cinq appartenant au CAC 40 ont développé un réseau social d’entreprise interne. En effet, les réseaux sociaux ne concernent et ne s’adressent pas uniquement aux particuliers. Il s’agit d’une solution permettant d’optimiser la communication interne en lui apportant une toute nouvelle dimension.

Présentation de l’utilité des différentes fonctionnalités de ces réseaux sociaux d’entreprise ainsi que des différentes solutions s’offrant à vous.

Définition d’un réseau social d’entreprise

Tout d’abord, il convient de définir ce qu’est un réseau social d’entreprise (RSE). Il s’agit d’un réseau social interne, également nommé intranet. Celui-ci permet aux entreprises de communiquer et d’échanger des informations avec leurs collaborateurs. Cet outil permet aussi aux différents services d’avoir une meilleure communication entre eux.

Un réseau social d’entreprise favorise donc la communication interne et la culture d’entreprise. Ces plateformes permettent de diffuser notamment des actualités de l’organisation et de faciliter le partage de connaissances. Lorsqu’une entreprise réalise une transformation digitale, alors un RSE devient un des outils de communications nécessaires pour le développement de l’organisation.

Tout comme un réseau social public, un RSE possède un fil d’actualité recensant les derniers posts partagés. Ceux-ci sont classés de manière chronologique dans la majorité des cas. Il est également possible de réagir aux publications et aux messages avec des émojis ou bien des commentaires.

Présentation des principales fonctionnalités d’un RSE

Un RSE possède de nombreuses fonctionnalités. Voici une présentation des principaux services :

Un RSE apporte différents avantages, tels que :

• Une centralisation de la communication interne ;
• Une gestion de projet améliorée ;
• Une communication plus informelle ;
• Une réduction de la fréquence des réunions ;
• Une augmentation de l’implication des salariés ;
• Une alternative à la distanciation sociale ;
• Un meilleur échange de connaissances.

1. Une centralisation de la communication interne

Grâce à un réseau social professionnel, il est possible de consulter l’information en temps réel. Cela vous évite de consulter vos e-mails qui peuvent se perdre dans votre boîte mail. Le téléchargement d’une application pour votre RSE vous permettra de recevoir des alertes et donc, de gagner en réactivité.

2. Une gestion de projet améliorée

La centralisation d’information offre également un gain en efficacité. En effet, grâce à celle-ci vous créez des groupes de collaborateurs se partageant la même mission. Vous avez également la possibilité de partager des documents, l’avancée du projet, transmettre des idées dans un autre cadre, etc. Il s’agit d’un outil de travail collaboratif à considérer.

3. Une communication plus informelle

Le RSE offre un espace bien plus convivial. À titre d’illustration, on pourrait le comparer à une cafétéria virtuelle dans laquelle les collaborateurs se rassemblent pour échanger sur des sujets personnels ou bien professionnels par le biais de la messagerie instantanée.

Cet espace permet de souder les équipes entre elles. Ces plateformes permettent aussi de rendre la communication plus transversale en partageant de façon plus informelle des informations avec ses collègues ou bien avec ses managers. De ce fait, le côté hiérarchique est moins présent.

4. Une réduction de la fréquence des réunions

La RSE devient essentielle lors d’une transformation digitale. Il s’agit d’une alternative beaucoup moins chronophage que les réunions.

Selon une étude Ifop, 1/3 des cadres s’est déjà endormi pendant une réunion. Il est donc temps de booster votre communication interne grâce à des outils vraiment adaptés à chacun.

5. Une augmentation de l’implication des salariés

L’intégration à un réseau social d’entreprise favorise le sentiment d’appartenance. Toute personne a la possibilité de contribuer à la vie de l’entreprise grâce à des publications ou bien des partages et commentaires. De ce fait, cela stimule une implication plus importante au sein de la société et des projets.

6. Une alternative à la distanciation sociale

Suite à l’internationalisation des entreprises, à la pandémie du Covid-19 et au télétravail imposé par de nombreuses sociétés, bon nombre de collaborateurs se retrouvent éloignés physiquement.

Le réseau social d’entreprise répond à cette problématique. En effet, la création de groupe de travail à distance assure une meilleure gestion documentaire et rapproche les collègues entre eux.

7. Un meilleur échange de connaissances

En centralisant l’information sur les réseaux sociaux d’entreprise, une diffusion importante d’informations est possible.

Si certains trouveront des données essentielles, d’autres souhaiteront partager leurs expériences. Une simple publication peut toucher tous les collaborateurs.

Quels outils permettent de mettre en place un réseau social d’entreprise ?

Si vous souhaitez mettre en place un réseau social d’entreprise, vous pouvez adopter des solutions spécialisées, telles que :

• Yammer, le RSE proposé par Microsoft ;
• Workplace, le RSE développé par la société Meta.
• Jamespot ;
• Talkspirit ;
• Happeo.
• Et bien d’autres encore !

Comment mettre en place un RSE dans son organisation ?

1. Précisez l’objectif du RSE

Premièrement, il est indispensable d’avoir en tête vos objectifs. En effet, un réseau social interne ou professionnel ne doit pas être instauré au sein de votre entreprise parce qu’on vous l’a demandé.

De ce fait, mettre en place un réseau social d’entreprise doit correspondre à un véritable besoin. Celui-ci doit apporter de l’amélioration ainsi que de la fluidification de la communication entre tous les acteurs de votre organisation. Cet intranet doit leur permettre de mieux gérer leurs projets et, finalement d’augmenter la productivité.

2. Optez pour des fonctionnalités adaptées à votre structure

Il existe plusieurs types de RSE. Comme tous les outils dédiés aux entreprises, son choix doit se faire selon sa capacité à répondre à une attente précise.

De fait, toutes les fonctionnalités proposées ne sont pas forcément utiles à toutes les entreprises. Entre la gestion de projet, la communication, la gestion des sondages ou bien encore les événements, les solutions sont nombreuses. Ainsi, il est nécessaire de trouver un outil sur-mesure ayant un impact concret et positif sur votre activité.

3. Choisissez un réseau social d’entreprise simple et efficace

Gardez bien en tête que votre réseau social d’entreprise doit être un plus. Son but n’est absolument pas de vous desservir. Il est donc nécessaire de trouver un réseau interne facile d’utilisation et de gestion. Sa première mission est de favoriser la communication et que chacun puisse optimiser son temps de travail.

Ainsi, une interface trop complexe pourrait vite devenir contre-productive et faire naître quelques risques, parmi eux :

• Les collaborateurs pourraient décider de ne pas s’en servir. Dans ce cas, le message envoyé à vos équipes serait négatif et vous auriez effectué une dépense inutile ;
• Une technologie trop sophistiquée pourrait créer un clivage entre vos employés experts du digital et les autres employés.

4. Trouvez un outil conforme à votre budget

N’oubliez pas que la problématique principale d’une entreprise est d’optimiser ses coûts. De ce fait, le choix des réseaux sociaux d’entreprise doit être rattaché à leur coût.

Néanmoins, il est conseillé de ne pas prêter attention uniquement au prix, mais de s’intéresser aux fonctionnalités proposées. L’objectif ? Obtenir le meilleur rapport-qualité prix afin de préserver votre budget. Cela permettra également de développer un outil qui augmentera votre productivité.

Réseau social d’entreprise : les services

Un profil individuel pour chaque membre de la société

Le réseau social interne à l’entreprise doit offrir la possibilité à chaque salarié de créer son propre profil individuel. Chacun d’entre eux pourra dévoiler les informations personnelles et professionnelles qu’il souhaite.

Il est aussi important de noter que la protection et la confidentialité des données sont respectées dans l’intranet de l’organisation.

Un organigramme dynamique de l’organisation

La mise en place d’un RSE génère un organigramme à jour de votre entreprise. Il est alors plus facile d’identifier les personnes et les groupes de travail. De ce fait, s’adresser aux bons interlocuteurs selon sa demande devient un véritable jeu d’enfant !

La mise en place d’une chronologie pour diffuser des informations

Un intranet permet la publication d’informations visibles de tous ou bien aux personnes sélectionnées. Il s’agit d’une manière pertinente de communiquer, partager, mais aussi d’interagir.

Un service d’enquête et de sondage

Les réseaux sociaux professionnels internes à une organisation doivent contenir un espace pour la mise en place d’enquêtes ainsi que des sondages.

Cette solution implique toutes les équipes, de plus celle-ci est ludique. Leur opinion sera demandée pour les projets à venir, les transformations de l’organisation ou bien encore pour les optimisations à envisager.

Une fonctionnalité consacrée à la gestion d’événements

Vous désirez mettre en place un événement au sein de votre organisation ? Le RSE est une plateforme à privilégier pour le diffuser. En effet, grâce à cette plateforme, chaque membre sera informé en temps réel. De plus, chacun pourra indiquer s’il sera présent ou non.

Une messagerie instantanée

La messagerie instantanée est une fonctionnalité très importante. Si le RSE permet de mettre en place un mode collaboratif, alors il peut aussi s’utiliser pour échanger directement avec un collègue ou le manager, sans pour autant que tout l’espace soit au courant de cet échange.

Un management des groupes de travail

Un RSE permet de créer des groupes de travail. Les employés assignés au même projet peuvent ainsi communiquer, se partager les documents et les informations concernant l’avancée de leur projet.

Un lieu pour transmettre des informations aux partenaires et aux clients

Une plateforme de RSE s’utilise pour dévoiler des informations. Une fonctionnalité dédiée permet d’élargir des publications ciblées, intéressantes pour vos partenaires et clients, valorisant ainsi votre entreprise.

Une alternative mobile

Un réseau social pour entreprise est accessible depuis un ordinateur, mais aussi par le biais d’une application Smartphone. Cette dernière devra être accessible sur Iphone via l’appStore ou bien sur les terminaux Android, par le Google Play Store.

Grâce à une plateforme mobile, vos collaborateurs pourront se connecter de partout et interagir à n’importe quel moment.