D’après une étude OpinionWay effectuée pour Althéa en décembre 2018, seulement 20% des employés français percevaient leur fiche de paie sous format numérique. Pourtant, près d’un Français sur cinq en faisait la demande. Par rapport à la moyenne européenne, la France est largement en dessous. À titre d’illustration :

  • 95 % des salariés allemands perçoivent leur fiche de paie de façon dématérialisée,
  • contre 73 % des salariés britanniques,
  • et plus de 50 % des salariés italiens et espagnols.

Fiche de paie numérique : Définition

La fiche de paie numérique est le format électronique du bulletin de salaire papier. De ce fait, la remise de la fiche de paie se réalise dans l’espace personnel du salarié de votre SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines), dans son coffre-fort électronique, mais également dans son CPA (Compte Personnel d’Activité).

Il s’agit d’une plateforme en ligne créée par le ministère du Travail. Elle réunit l’ensemble des documents numériques concernant l’activité professionnelle des salariés, de plus elle facilite l’accès à l’information quant à leurs droits. Ainsi, les bulletins de paie sont consultables en ligne.

Il est à noter que depuis 2017, les employeurs peuvent opter pour la dématérialisation des fiches de paie sans avoir l’accord préliminaire de leurs salariés. En outre, une fiche de paie numérique a la même valeur juridique que sa version papier.

Pourquoi opter pour une fiche de paie au format numérique ?

La fiche de paie sous format numérique offre de nombreux avantages comme le gain de temps, d’argent, mais aussi de simplicité.

En prenant en compte le fait que le dossier personnel d’un employé contient de très nombreux documents, il est facile de se rendre compte que la dématérialisation permet une économie de temps, mais aussi d’argent.

En outre, la gestion de la fiche de paie est l’une des procédures les plus impactées par les évolutions réglementaires. Voici les changements majeurs que vous avez dû gérer ces dernières années en tant qu’employeur :

  • L’instauration de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) ;
  • Le prélèvement à la source ;
  • Les directives et les nouveaux besoins générés par la crise sanitaire. Par exemple, l’activité partielle, les arrêts de travail spécifiques, les reports de cotisations, etc.

Ainsi, aujourd’hui, le besoin de réactivité et d’adaptation des entreprises est nécessaire. C’est dans cette perspective que la dématérialisation de la fiche de paie apporte à tous les acteurs des bénéfices très concrets.

Fiche de paie numérique : 9 avantages pour les employeurs

1. Réduisez vos coûts

Pour remettre une fiche de paie à votre employé, voici toutes les étapes à suivre :

  • Effectuer l’impression de l’ensemble des bulletins ;
  • Photocopier les documents pour conserver une copie ;
  • Acheter les timbres et les enveloppes ;
  • Les mettre sous pli ;
  • Et pour terminer, envoyer le bulletin par la poste ou remettre le document au salarié en main propre.

Grâce au bulletin électronique, toutes les dépenses liées au consommable, comme l’encre et le papier ou encore la mise sous pli et les timbres disparaissent. De plus, en adoptant les fiches de paie sous format numérique, vous réduisez votre empreinte écologique.

Réduire ses coûts

2. Gagnez de l’espace

L’obligation de conservation exigée par la loi soumet les entreprises à posséder d’importants espaces d’archivage. En choisissant la dématérialisation, vous classez toutes les fiches de paie et les documents RH sur un cloud totalement sécurisé, le tout en gardant un accès en temps réel à vos informations.

Ainsi, vos espaces de stockage physiques sont tout de suite disponibles pour d’autres usages plus productifs.

3. Gagnez du temps et de la productivité

Le passage à la fiche de paie numérique permet d’automatiser et de sécuriser leur distribution tout en assurant l’application systématique des processus de paie. Ce format ne se contente pas simplement d’alléger la charge administrative interminable de vos équipes RH, puisqu’il accélère aussi les différents processus connexes.

Ce temps et ce budget gagnés sont donc disponibles pour les tâches RH, considérées comme plus stratégiques, de gestion du capital humain de votre société. Ainsi, la fonction RH est mieux valorisée et vos gestionnaires de paie gagnent en considération.

4. Assurez-vous de la conformité réglementaire

Les processus étant liés à la dématérialisation des fiches de paie suivent l’application des différentes réglementations et lois du travail, ainsi que leurs mises à jour systématiques.

De ce fait, automatiser la génération des fiches de paie réduit fortement le nombre d’erreurs.

5. Garantissez la sécurité et la confidentialité de vos données

Par le biais d’une plateforme unique, collaborative et sécurisée, vous pouvez centraliser, structurer et distribuer tous les documents RH de manière aisée.

Tout cela s’effectue dans un environnement entièrement sécurisé. Les coffres-forts numériques stockent les documents. De ce fait, la consultation par un tiers non autorisé est interdite. En outre, il n’y a pas de risques de perte ou de destruction de documents. La transmission du bulletin de salaire dématérialisé est ainsi effectuée en toute sécurité grâce aux données cryptées.

L’hébergement des données de ressources humaines sur des serveurs redondants sécurisés certifie aussi leur durabilité. Vous pouvez avoir confiance puisque vous respecterez les contraintes légales de sauvegarde de la fiche de paie pendant 50 ans ou jusqu’à ce que votre salarié atteigne 75 ans, comme l’exige la loi.

6. Facilitez le respect du RGPD

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) prévoit depuis 2018 de nombreuses directives d’ordre légal. Parmi elles, on trouve l’obligation de mettre à disposition de l’employé toutes les données personnelles qui le concernent, s’il en fait la demande.

Si vous adoptez la solution de la fiche de paie numérique, ce travail est presque immédiat. En effet, l’ensemble de ces informations sera centralisé de manière automatisée. En outre, vous pouvez configurer la plateforme afin de gérer la suppression automatique selon le document et en fonction des critères, qu’ils soient temporels ou non.

Respect du RGPD

7. Augmentez la satisfaction des collaborateurs

Grâce à la fiche de paie numérique, vous évitez toutes les incompréhensions puisque celle-ci est synchronisée avec l’envoi de la paie.

Le bulletin de paie numérisé permet aussi aux collaborateurs de la firme d’avoir un accès permanent à leurs informations personnelles.

Si votre gestionnaire de paie est en arrêt maladie ou bien que votre service RH est occupé, votre salarié aura toujours accès à ses fiches de paie dans son coffre-fort électronique ou bien via son CPA.

Pour finir, grâce à la dématérialisation, votre employé n’a plus besoin d’archiver tous ses documents puisqu’ils sont disponibles à tout moment dans son coffre-fort numérique sécurisé. De ce fait, l’employé pourra les consulter en ligne et depuis n’importe quel support.

8. Fluidifiez les relations sociales

La loi El Khomri sécurise l’employé en lui garantissant que l’employeur respecte ses obligations.

De plus, la fiche de paie numérique adoucit le dialogue social en éliminant les erreurs humaines potentielles.

La signature digitale des bulletins de salaire protège l’intégrité des données. La version dématérialisée des fiches de paie est officielle et permet au salarié de faire valoir ses droits (art. L3243-2 du Code du travail).

En outre, les outils digitaux adressent les attentes des salariés en matière d’utilisation de nouvelles technologies au quotidien.

C’est pourquoi cette transformation digitale est nécessaire dans la relation entre le service RH et vos collaborateurs.

9. Valorisez la marque employeur

Les entreprises font de plus en plus attention à la valeur de leur marque employeur. Leur but ? Attirer et fidéliser les talents.

L’installation de la fiche de paie numérique permet de transmettre une image de l’entreprise auprès de ses salariés et de ses talents potentiels :

  • Moderne ;
  • Performante :
  • Dynamique ;
  • Responsable.

Conclusion sur les avantages de la fiche de paie numérique

Les enjeux des ressources humaines continuent d’évoluer. Dans un climat d’exigence de recrutement et de fidélisation des salariés, les entreprises doivent attirer de nouveaux coopérateurs de valeur et leur fournir des services RH de qualité.

C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir une amélioration de la performance et du rôle stratégique de la fonction RH. Par conséquent, la dématérialisation des fiches de paie se positionne comme une évidence.