Le renouvellement du Kbis est une procédure administrative indispensable. Elle permet de mettre à jour le document d’immatriculation d’une société au registre national des entreprises (RNE). Pour ce faire, il faut donc fournir les informations requises ainsi que régulariser la situation de l’entreprise. Cela est plus particulièrement le cas si des modifications ont eu lieu depuis la dernière délivrance du Kbis.

Le renouvellement Kbis doit s’effectuer dans les délais légaux afin de :

  • Garantir la validité du document ;
  • Maintenir la transparence de l’entreprise ;
  • Maintenir la conformité de l’entreprise vis-à-vis des autorités et des partenaires commerciaux.

Pourquoi effectuer régulièrement le renouvellement de son Kbis ?

Il n’existe aucune législation concernant la validité d’un extrait Kbis. En théorie, si l’entreprise n’a apporté aucune modification, telle qu’un changement de siège social ou une modification de son statut juridique, elle peut toujours considérer un document datant de plusieurs années comme recevable.

Mais, dans les faits, les partenaires commerciaux réclament généralement des extraits Kbis datant de moins de trois mois. En effet, les différents aléas économiques impactent les sociétés, qui doivent évidemment s’adapter. Effectivement, en trois mois, de nombreux évènements peuvent survenir et perturber la santé d’une entreprise. De ce fait, son existence peut être en péril, par exemple si elle subit un dépôt de bilan ou bien un redressement judiciaire.

En outre, sur le document officiel figure une indication donnant la date précise à laquelle l’extrait a été délivré suivi de l’indication du greffe ayant gratifié le formulaire.

 

Attention

Pour garantir l’authenticité de ses documents, il est recommandé de souscrire à un abonnement permettant de renouveler régulièrement les extraits Kbis. En effet, toute reproduction, même certifiée conforme, n’a aucune valeur.

Renouvellement Kbis – Quelles sont les conséquences si ce document expire ?

Les conséquences d’un Kbis arrivant à expiration peuvent être préjudiciables pour une entreprise.

Points clés Conséquences d’un Kbis non renouvelé
Preuve d’immatriculation Il sera impossible pour une entreprise de prouver son inscription. En effet, le Kbis représente une preuve officielle d’immatriculation d’une entreprise. De ce fait, en cas de non-renouvellement, l’entreprise ne pourra pas justifier légalement de son existence et de son activité.
Difficultés administratives Difficultés à répondre aux demandes des administrations, partenaires commerciaux, banques, etc. En effet, il n’est pas rare que des tiers demandent une copie récente du Kbis. Si ce document n’est pas renouvelé, alors l’entreprise risque de rencontrer des difficultés pour répondre à ces demandes et accomplir certaines démarches administratives.
Sanctions légales En cas de contrôle, une entreprise dont le Kbis n’est pas à jour, peut recevoir des amendes et des pénalités financières. Ces sanctions varient en fonction de la législation en vigueur dans chaque pays.
Perte de confiance Si la société n’est pas capable de fournir un extrait Kbis valide à des partenaires commerciaux, banques, clients, etc. alors cela engendrera nécessairement une perte de confiance de la part des partenaires. En outre, cela nuira à la réputation de ladite société.

Quelle est l’utilité d’un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document officiel. Il permet de prouver que l’entreprise est légalement déclarée auprès du RNE.

Du point de vue d’un entrepreneur, un extrait Kbis permet de rassurer les partenaires commerciaux. En effet, le Kbis détient une information essentielle sur la fiabilité de la société, car, dans ce document les mentions suivantes sont présentes :

  • Les mises en redressement ;
  • Les liquidations judiciaires ;
  • Ou encore l’existence de procédures collectives à l’encontre de l’entreprise.

Néanmoins, ce formulaire ne fournit aucune information sur l’état de trésorerie d’une entreprise. Celle-ci peut toutefois s’obtenir auprès du greffe. Cette indication est essentielle pour connaître la situation financière d’une société, notamment si elle rencontre des difficultés financières.

Le Kbis est également indispensable pour pouvoir :

  • Ouvrir un compte bancaire au nom de la société ;
  • Obtenir un octroi de prêts ;
  • Ou encore souscrire à une assurance.

Ce document est souvent demandé dans le dossier à déposer pour répondre à un appel d’offres public. Certains fournisseurs peuvent aussi effectuer la demande pour avoir accès au Kbis d’un entrepreneur afin de vérifier son statut.

Le Kbis offre une garantie de fiabilité, car il permet à quiconque de vérifier l'inscription d’une entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS), par le biais du registre national des entreprises, et de déterminer si celle-ci est toujours active ou a été radiée. En effet, ce document est difficilement falsifiable grâce aux informations présentes dans ce formulaire.

Toutes les entreprises disposent-elles d’un Kbis ?

Tous les entrepreneurs ne possèdent pas nécessairement de numéro Kbis. C’est notamment le cas des professionnels qui exercent un métier artisanal et qui ne vendent aucun produit. En effet, les artisans ayant une activité commerciale peuvent obtenir un extrait Kbis, à la différence des autres artisans se concentrant uniquement sur leur activité principale.

Un autre cas particulier se présente avec les professions libérales, pour lesquelles l’obtention de l’extrait Kbis est possible uniquement pour certaines d’entre elles. C’est, par exemple, le cas pour les :

  • Architectes ;
  • Avocats ;
  • Experts comptables.

En revanche, d’autres n’y ont pas accès, comme les :

  • Psychologues ;
  • Médecins ;
  • Consultants et autres praticiens indépendants.

Afin de prouver l’existence de leur entreprise, les entrepreneurs ont la possibilité de présenter une attestation de paiement des charges sociales. Celle-ci est délivrée par le RSI (Régime social des indépendants). Quant aux libéraux, ils peuvent s’adresser à l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales.)

Renouvellement Kbis : quel est le coût de l’immatriculation d’une entreprise auprès du RNE ?

L’enregistrement d’une entreprise auprès du RNE (qui communique ensuite automatiquement avec le RCS) est gratuit. Il engendre néanmoins des frais (allant jusqu’à 5,90 euros) dans certains cas spécifiques, notamment lors d’une demande d’inscription complémentaire ou de modification.

Lorsque la création d’entreprise est officielle, suite à la déclaration au registre national des entreprises, l’entrepreneur reçoit un numéro Kbis, ainsi qu’un document qui certifie son enregistrement. Le justificatif est alors disponible entre 3 et 7 jours ouvrables après le dépôt de la demande d’enregistrement de l’entreprise.

En général, le dirigeant reçoit trois exemplaires de Kbis. Si ce dernier est provisoire, il peut alors être émis dans les 48 heures suite au dépôt du dossier de création.

Rappel : un extrait Kbis, qu’est-ce que c’est ?

Le Kbis peut être considéré comme la pièce d’identité d’une société. Ce document est obligatoire pour toute entreprise qui exerce une activité commerciale en France.

Pour l’obtenir, le dirigeant d’une société doit réaliser plusieurs démarches administratives, les voici :

  • Lors de la création de l’activité, il devra déclarer l’existence de son entreprise auprès du registre national des entreprises ;
  • Au cours de cet enregistrement, différentes informations seront demandées afin de construire le profil de la société :
    • Le nom de la société ;
    • Le capital ;
    • Les données personnelles du dirigeant ;
    • Le statut juridique ;
    • La date d’immatriculation au RNE ;
    • L’adresse du siège social ;
    • Le type d’activité proposée par l’entreprise, etc.

Le Kbis rassemblera tous ces renseignements. Tout citoyen a la possibilité de consulter ce document sur demande simple en ligne, comme par le biais de plateformes spécialisées comme Infonet.fr. Il peut également s’adresser au greffe du tribunal de commerce.

Les tarifs évoluent selon le moyen par lequel l’individu se procure le document :

  • Par courrier postal ;
  • Par transmission électronique ;
  • Ou s’il le retire directement au niveau du guichet du greffe du tribunal dont dépend l’entreprise.

Infonet dispose d’une information régulièrement mise à jour. Elle possède notamment des extraits K-bis actualisés. Grâce au système d’abonnement mensuel, la plateforme permet à ses utilisateurs d’obtenir en ligne des extraits Kbis à jour. Il est, en effet, possible de les télécharger dès que nécessaire.