Vérification automatisée des pièces justificatives : enjeux et avantages pour votre entreprise

La vérification automatisée des pièces justificatives révolutionne la gestion documentaire au sein des entreprises. Dans un monde de plus en plus numérique, l'importance des documents d'authentification, tels que les passeports, les relevés bancaires et les cartes d'identité, ne cesse d’augmenter. Cette révolution technologique, propulsée par l'intelligence artificielle (IA), promet d'accélérer le traitement des dossiers, d'améliorer la précision des vérifications et de renforcer la conformité aux réglementations KYC (know your customer) et LBC-FT (lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme). Quels sont les avantages, les inconvénients et les outils essentiels pour votre entreprise dans l'ère de la vérification automatisée des pièces justificatives ?

Qu'est-ce que la vérification automatisée des pièces justificatives ?

La vérification automatisée des pièces justificatives est une solution utile pour de nombreuses entreprises. 

Qu'est-ce qu'une pièce justificative ?

Les pièces justificatives désignent l'ensemble des documents utilisés pour authentifier l'identité et les informations communiquées par un de vos clients. Ces éléments de vérification peuvent prendre diverses formes, comme celles de :

• Passeports ;
• Cartes d'identité ;
• Factures ;
• Relevés bancaires ;
• Fiches de paie ;
• Et bien d'autres.

Leur utilisation s'étend à de multiples secteurs, notamment :

• Les services financiers ;
• L'assurance ;
• L'immobilier ;
• Et divers autres domaines d'activité.

Quels sont les enjeux de la vérification automatisée de pièces justificatives ?

Votre entreprise gère une grande quantité de dossiers électroniques et vous recherchez des moyens d'optimiser ce processus ? L'automatisation de la vérification des pièces justificatives pourrait être la solution pour vous. Grâce à l'intelligence artificielle (IA), cette tâche fastidieuse peut être accomplie de manière efficace, rapide et sécurisée.

En intégrant cette automatisation, vous pouvez considérablement améliorer deux éléments importants :

• Premièrement, le temps nécessaire pour traiter chaque dossier ;
• Deuxièmement, la précision des résultats.

Le saviez-vous : Selon une enquête menée par Forbes, l'automatisation de cette procédure permet une réduction jusqu’à 90% du temps nécessaire de validation des documents.

De plus, l'automatisation de la vérification des pièces justificatives favorise la conformité aux réglementations KYC (know your customer). En confiant cette tâche à une machine, vous :

• Diminuez sensiblement les risques d'erreurs et de fraudes documentaires ;
• Garantissez ainsi le respect des normes de conformité et de lutte contre le blanchiment d'argent (LBC-FT) au sein de votre entreprise.

Pourquoi opter pour l'automatisation de la vérification des pièces justificatives ? 

La validation manuelle de ces éléments peut être une tâche fastidieuse et chronophage. Elle comporte également le risque d'erreurs humaines. L'automatisation de ce processus offre la possibilité d'accroître l'efficacité et la fiabilité de ces contrôles.

Secteur bancaire

Dans le domaine bancaire, il est impératif de vérifier l'identité des clients. Cela s'effectue par la vérification de l'authenticité de leurs documents. Il s'agit, en effet, d'une exigence légale connue sous le nom de KYC (know your customer). L'automatisation de la validation de ces pièces simplifie alors le processus de parcours client en ligne.

Secteur immobilier

Dans le secteur immobilier, l'automatisation de la vérification des pièces justificatives facilite :

• Le processus de location de biens immobiliers ;
• Le processus d'achat de biens immobiliers.

Lorsque la vérification est effectuée en ligne, vos clients peuvent soumettre des copies de leurs documents sans avoir à se rendre physiquement en agence. Les données sont ensuite traitées automatiquement permettant des contrôles rapides tout en assurant leur conformité, ce qui contribue à réduire les risques de fraude.

La vérification automatisée des pièces justificatives prouve l'identité et les informations fournies par un client.

Vérification automatisée de pièces justificatives : Avantages et inconvénients

La vérification automatisée de pièces justificatives présente de nombreux avantages, mais aussi des inconvénients.

Quels sont les avantages du contrôle automatique des pièces justificatives ?

Les avantages du contrôle automatique des pièces justificatives peuvent s'organiser en trois catégories :

• Premièrement, les avantages réglementaires ;
• Deuxièmement, les avantages opérationnels ;
• Troisièmement, les avantages financiers.

Avantages réglementaires

L'automatisation de la vérification des documents vous offre un moyen de garantir la conformité aux règles en vigueur. En effet, ce processus permet de :

• Tout d'abord, vérifier l'authenticité et la validité des documents soumis par vos clients ;
• Et ensuite, vérifier ainsi l'identité déclarée par ces derniers.

Ces contrôles revêtent une importance accrue dans le contexte de la conformité aux normes KYC (know your customer) visant à lutter contre la fraude et le blanchiment d'argent (LCB-FT).

Avantages opérationnels

En termes d'opérations, l'automatisation numérique simplifie et rationalise le processus de vérification de l'identité de vos clients. Elle contribue également à réduire de manière significative le temps nécessaire pour vérifier les documents. Elle offre ainsi une capacité accrue à traiter davantage de dossiers dans des délais record. De plus, elle permet de minimiser les erreurs humaines, ce qui améliore encore plus l'efficacité du traitement de vos dossiers.

Avantages financiers

Enfin, cette approche offre des avantages financiers substantiels pour votre entreprise. Elle contribue en effet à générer des économies considérables. Elle réduit les dépenses associées à la vérification manuelle des documents, notamment les coûts de main-d'œuvre. De plus, elle réduit les risques de litiges avec vos clients. La vérification automatisée garantit ainsi un effet positif sur la qualité de votre relation client.

Quels sont les principaux inconvénients de la vérification automatique des pièces justificatives ?

Malgré les nombreux avantages qu'elle présente, la validation automatique des documents personnels comporte également certains inconvénients à considérer.

Tout d'abord, cette solution ne convient pas à tous les types de documents. Certains nécessitent une analyse approfondie qui ne peut être effectuée que par un être humain. De plus, certains de vos clients peuvent éprouver une certaine réticence à confier à une machine leurs données personnelles à distance. Cela peut influencer négativement leur expérience utilisateur.

Enfin, il est important de noter que ce processus n'offre pas une garantie à 100 % d'authenticité des documents. En effet, il reste le risque des individus malveillants, comme les hackers modernes. Ces derniers peuvent utiliser des technologies de pointe pour contourner la sécurité des systèmes informatiques. Ainsi, certains fichiers peuvent être falsifiés de manière très sophistiquée, ce qui rend leur détection difficile pour une machine.

Tableau récapitulatif des avantages et des inconvénients de la vérification automatisée pièces justificatives

Quels documents peuvent être vérifiés automatiquement ?

Bien que cette procédure puisse être appliquée à une diversité de preuves documentaires, les pièces les plus fréquemment soumises à une validation automatisée sont celles liées à l'identification du client. Il s'agit par exemple de :

• La carte nationale d'identité ;
• Le passeport ;
• Le permis de conduire ;
• Ou encore le titre de séjour.

En plus des documents d'identité, les entreprises ont la possibilité d'automatiser la vérification de pièces justificatives relatives à la situation financière du client, notamment :

• Les relevés bancaires ;
• Les bulletins de salaire ;
• Ou encore les avis d'imposition.

Ces éléments revêtent une importance particulière pour les entreprises opérant dans les secteurs de l'assurance ou de la finance. En effet, ces derniers doivent s'assurer de :

• La solvabilité de leurs clients ;
• La capacité des clients à honorer leurs engagements financiers.

Enfin, les contrôles automatisés peuvent également englober des documents liés à la résidence du client. Il s'agit par exemple :

• Des factures d'eau, de gaz ou d'électricité ;
• Des quittances de loyer ;
• D'actes de propriété.

Ces pièces servent à vérifier l'adresse du client et à confirmer sa résidence à l'endroit indiqué.

Comment fonctionne la vérification automatisée de pièces justificatives ?

La vérification automatisée de pièces justificatives se fait en 4 étapes. 

Les étapes de la vérification automatisée de pièces justificatives

Premièrement, la qualité de l'image : le document photocopié, scanné ou capturé doit être clairement lisible, avec toutes les informations visibles. Cette phase consiste à contrôler : 

• La résolution de l'image ; 
• Son niveau de flou ; 
• Son niveau de bruit ; 
• La luminosité ; 
• Ainsi que le contraste.

Deuxièmement, le type et la validité des documents transmis : les documents doivent être conformes aux exigences réglementaires et en cours de validité. Ainsi, cette deuxième phase vise à s'assurer que les justificatifs transmis correspondent aux attentes en termes de traitement du dossier (Carte d'Identité Nationale (CNI), passeport, RIB, facture d'électricité, etc.).

Troisièmement, la cohérence des données papier avec le dossier : Cette étape vise à vérifier que les informations fournies par votre client lors de la soumission du formulaire sont en accord avec les photocopies transmises. Par exemple, le nom, le prénom ou la date de naissance doivent correspondre.

Quatrièmement, l'authenticité des documents transmis : La dernière étape utilise des outils technologiques pour vérifier la validité des preuves documentaires et s'assurer qu'elles n'ont pas été falsifiées.

Tableau récapitulatif des étapes de la vérification automatisée de pièces justificatives

Quels sont les outils nécessaires pour automatiser le processus ? Focus sur l'IA

L'automatisation de la vérification des pièces justificatives est rendue possible grâce à l'intégration de technologies de pointe. Il s'agit par exemple de l' Intelligence Artificielle (IA). L'IA vous permet de traiter de vastes quantités de données en un laps de temps réduit. De plus, les analyses sont de plus précises et fiables.

Pour mettre en œuvre cette automatisation, vous devez impérativement disposer d'une solution logicielle qui intègre des algorithmes d'analyse d'image et de reconnaissance optique de caractères (OCR).

La solution logicielle doit être en mesure de traiter vos données de manière sécurisée et confidentielle.Elle doit également être en totale conformité avec la Réglementation sur la protection des données en ligne (RGPD). L'accès à ces informations doit être restreint aux membres autorisés de l'entreprise.

Enfin, la solution numérique d'IA doit offrir une expérience utilisateur (UX) de qualité. Vos clients doivent pouvoir soumettre leurs documents en ligne de manière simple et rapide. Ils doivent par ailleurs pouvoir suivre en temps réel l'état de leur dossier.

Les solutions d'automatisation par secteur d'activité

Les solutions d’automatisation sont en évolution. Elles sont surtout utiles pour le secteur financier et celui de l’immobilier. 

Secteur financier : Banque et assurance

Afin de se conformer aux exigences strictes du KYC (know your customer) et de la LCB-FT (lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme), les institutions financières, notamment les banques et les compagnies d'assurance, sont tenues de procéder à la vérification de l'identité de leurs clients lors de l'ouverture de comptes bancaires ou de la souscription à des services.

L'Intelligence Artificielle (IA) offre une solution efficace pour le traitement rapide et sécurisé des données personnelles des clients. Elle permet également la détection d'éventuelles anomalies dans les documents fournis, comme les tentatives de falsification.

Secteur de l'immobilier

Dans le domaine de l'immobilier, la validation des pièces justificatives revêt une importance capitale pour garantir la solvabilité des locataires. Cette tâche laborieuse peut être automatisée grâce à l'utilisation de solutions logicielles spécialisées.

Ces outils permettent de recueillir et de vérifier efficacement les documents officiels, tels que les bulletins de salaire ou les avis d'imposition. De plus, en exploitant des algorithmes, ces logiciels sont en mesure d'évaluer la solvabilité des locataires en se basant sur leur situation financière. En conséquence, les agences immobilières et les propriétaires peuvent économiser du temps tout en maintenant une gestion rigoureuse des dossiers de location.

Comment choisir sa solution de vérification automatisée pièces justificatives ?

La vérification des pièces d'identité constitue une étape critique dans de nombreux secteurs d'activité. En 2023, de nombreuses entreprises offrent des solutions visant à automatiser ce processus. Cependant, toutes ces solutions ne se valent pas en termes d'efficacité et de fiabilité. Afin de choisir la meilleure option, il est essentiel de prendre en considération plusieurs critères, tels que : 

• La vitesse de traitement ;
• Le taux de succès pour chaque document vérifié ; 
• La sécurité des données ;
• La conformité aux exigences légales.