Alors que les bureaux rouvrent progressivement après les différentes périodes de confinement dues au coronavirus, de plus en plus d’employeurs envisagent de nouvelles méthodes de travail. Dans le climat actuel, les organisations hésitent à s’engager dans des locations de bureaux à long terme. Par ailleurs, le télétravail mis en place durant la période semble être une tendance désormais bien installée ; il ne disparaitra pas une fois que nous serons sortis de la crise… Les espaces de travail flexibles, ou flex office, sont donc de plus en plus attrayants pour les entreprises.

Le flex office, qu’est-ce que c’est ?

On utilise le terme de flex office pour illustrer deux types d’organisations de bureaux. L’une est interne à une organisation tandis que l’autre propose un système flexible qui réunit plusieurs entreprises et/ou travailleurs individuels.

Dans le premier cas, le terme de flex office peut être remplacé par desk sharing, free seating, bureau dynamique… Tous ces synonymes désignent un espace de travail où personne ne dispose d’un bureau attitré.

Tout l’espace est aménagé avec différents postes de travail, mais les employés s’assoient là où de la place est disponible. Cela peut ainsi changer en fonction des collègues avec qui ils ont à travailler ; ou bien simplement en fonction du premier arrivé.

L’autre système où l’on utilise le terme de flex office désigne un certain type d’espaces de coworking. C’est notamment le cas des grands espaces de bureaux partagés ; mais cela ne s’applique pas aux cafés co-working, au coliving ou aux autres nouvelles tendances de coworking. Ici, plusieurs entités comme des freelances, des travailleurs individuels et des sociétés se côtoient au sein d’un même espace. Pour les entreprises, cela permet de profiter d’un espace flexible, où il leur est possible de changer facilement et rapidement le nombre de bureaux nécessaires en fonction du besoin.

Certains espaces, parmi les plus connus, tels que WeWork, Morning ou encore Régus mettent à disposition des bureaux privatifs au sein de leurs coworkings. Une société peut ainsi garder le contrôle de l’accès à des documents confidentiels, des affaires, etc.

Une tendance déjà adoptée par les grands noms de la tech

Le concept du flex office n’est pas nouveau. Il avait déjà révolutionné la façon dont certaines organisations envisagent les espaces de travail, et ce, depuis un certain temps. En effet, bien avant l’ère pré-pandémique, lorsque les gens ne se souciaient pas du port du masque et que le télétravail était loin d’être répandu, les espaces de bureaux flexibles avaient déjà séduit des entreprises. Les managers reconnaissent en effet le potentiel qu’offre ce type d’organisation pour rester agiles face aux besoins des employés. Le flex office offre aussi une réactivité et une souplesse face aux différents cycles économiques.

Des avantages notables

Pour les sociétés, le flex office présente des avantages économiques non négligables. Un rapport du CBRE a notamment mis en avant la flexibilité que cela offre pour le portefeuille des entreprises. En effet, il estime l’augmentation des liquidités à 60 % en moyenne. Le chiffre est colossal et s’applique à toutes les organisations, multinationales comme PME et TPE.

Par ailleurs, en plus de réduire les coûts d’occupation et les charges fixes, parfois allouées à des espaces sous-utilisés (voire non-utilisés), le flex office offre aussi des avantages sur le plan humain. Ces espaces sont pensés pour augmenter la productivité et permettent généralement d’accroitre la collaboration. Cela se fait tout en laissant une place aux employés pour des moments plus privés, même au sein des bureaux.

Twitter, Facebook, Spotify… déjà passés à ce système

Les géants de la technologie sont des précurseurs des avancées managériales et des nouvelles tendances d’organisation depuis bien longtemps. Bien que certains étaient déjà passés au flex office avant même la pandémie, pour d’autres, cette crise sanitaire a été l’opportunité de changer de système.

Ils ont donc profité du confinement quasi mondial de 2020 et du fait que les bureaux soient vides pour changer leurs manières de travailler. C’est notamment le cas des entreprises suivantes, qui avaient fait des déclarations sur le fait de changer leur manière de travailler :

  • Twitter ; dont le directeur général, Jack Dorsey, a déclaré que le personnel avait la possibilité de travailler à domicile de façon permanente,
  • WPP ; la plus grande agence de publicité au monde, qui a déclaré que les retours aux bureaux seraient réalisés de manière uniquement volontaire et flexible,  
  • Spotify ; qui a encouragé ses employés à rester chez eux aussi longtemps qu’ils le jugent nécessaires. Ainsi, seuls ceux qui en ressentent le besoin reviennent aux bureaux,
  • Facebook ; qui a prolongé le travail à domicile et annoncé une évolution à long terme vers le travail flexible et à distance,
  • Ou encore Barclays, dont le patron de la banque, Jes Staley a déclaré qu’un bureau classique implanté dans une grande ville pourrait appartenir au passé.

De plus en plus de chefs d'entreprise se prononcent ainsi en faveur du travail à domicile et de modalités de travail plus flexibles, aidés par la technologie et les plateformes de visioconférence telles que Zoom ou Google Meet.

Le flex office, une solution optimale post-covid ?

L’aspect économique

Le flex office offre donc aux entreprises la possibilité d’être plus agiles à la fois en matière de management mais aussi pour se remettre de la pression financière que beaucoup ont subi durant la pandémie.

Certaines ont dû se séparer d’employés, d’autres ont eu recours au chômage technique… Il faut désormais proposer aux employés de revenir travailler aux bureaux. Pour cela, le flex office leur offre la possibilité d’agrandir et de réduire l’espace au besoin. Bien que certaines ont réduit la taille de leurs effectifs, elles peuvent tout de même souhaiter agrandir leurs espaces pour répondre aux besoins de distanciation sociale.

Pour d’autres, qui auraient laissé le choix du télétravail à leurs employés, il n’est pas utile de conserver des bureaux immenses si seulement la moitié des employés, voire moins, s’y rendent…

Un atout pour attirer ou retenir les employés

L’année 2020 et les longues périodes de télétravail qu’elle a engendrées a aussi fait évoluer les envies des travailleurs. Alors qu’en France, on a parlé d’une vague de citadins qui se sont exilés en province à la recherche de plus grands espaces et de nature, ces envies de changements se sont aussi caractérisées dans le travail.

En effet, en télétravail, les gens se sont habitués à un certain confort en termes de gestion du temps. En plus d’économiser sur le temps de trajet pour se rendre au bureau, il leur a été possible de gérer de front leur travail et certaines activités personnelles. Cela va de l’entretien de son habitat à des activités de détente ou encore du sport. Aujourd’hui, bon nombre d’employés ont pris goût à cette flexibilité et la réclament à leurs employeurs.

L’étude Bisnow, publiée en avril dernier, confirme ainsi la tendance mondiale en faveur des espaces flexibles. Près des trois quarts des personnes interrogées (71 %) souhaitent que leur employeur fournisse une forme d'espace de travail flexible.

Au sein des entreprises qui choisissent de réorganiser leurs bureaux, il est possible de destiner de nouveaux espaces à du loisir ou à de nouvelles formes d’apprentissage grâce aux espaces gagnés en passant d’une organisation classique au flex office.

Et pour les entités qui choisissent de s’installer dans des espaces partagés, elles profitent des aménagements de ces derniers, souvent très variés et incluant parfois des salles de sport, des piscines ou des clubs privés... Ces services extras sont désormais des arguments utilisés par les ressources humaines pour séduire les employés et les candidats ; la qualité de l’environnement de travail étant arrivée au même niveau que les missions ou la diversité des tâches dans les arguments à offrir à des salariés.

Comment passer au flex office ?

Pour une entreprise, le passage au flex office ne se résume pas à changer la disposition des bureaux. La partie aménagement est peut-être d’ailleurs la plus facile à mettre en place... Ce qui compte vraiment c’est de changer la culture du bureau !

Deux principes sont à garder en tête cependant pour l’organisation de l’espace :

  • La technologie joue un rôle primordial dans ces organisations de travail. Il faut donc penser à l’aspect pratique et prévoir de nombreuses prises électriques, facilement accessibles, ainsi qu’un réseau wifi robuste. 
  • Il faut créer des espaces polyvalents pour dé-formaliser ceux qui n’étaient auparavant réservés qu’à un seul usage… En ce sens, il est judicieux de prévoir des espaces dédiés à différentes activités : réunions, traitement d’emails, etc. Des salles de réunion et des meubles confortables peuvent aussi servir à créer des zones de calme dans les bureaux ouverts sans qu'il soit nécessaire de construire des cloisons encombrantes.
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Pour ce qui est de la gestion du changement, les humains sont par nature des créatures d’habitudes. Il faut donc du temps pour s’adapter à une nouvelle façon de travailler. Et comme pour tout, il peut y avoir des personnes réfractaires au changement. Durant toute la période de transition puis une fois la nouvelle méthode mise en place, il est donc important de rester attentif à la manière dont les équipes s’adaptent et s’approprient l’espace. Selon leur façon de l’utiliser, de petits ajustements pourront ainsi être réalisés si nécessaire. Puis, chacun pourra ensuite réaliser et explorer les avantages amenés par le flex office.

Et quels sont les pièges à éviter ?

Faire un aménagement au rabais

Le passage au flex office présente aussi quelques inconvénients... Du côté des entreprises, le premier auquel on pense est bien évidemment le coût. La réorganisation et souvent le nouvel aménagement qui va avec sont coûteux. Il ne s'agit pas d'un simple home staging en changeant les meubles de place.

Le passage des bureaux classiques au flex office est un vrai cap à passer qui implique de nombreux changements matériels. Parfois, les entreprises sont ainsi séduites par l'idée, mais ne sont en fait pas prêtes à concéder toutes les dépenses que cela représente.

Il est pourtant judicieux et recommandé de voir cela comme un investissement, qui permettra un meilleur rendement dans le futur. En ce sens, mieux vaut ne pas essayer de réaliser de petites économies par-ci par-là sur le matériel, le mobilier, l'insonorisation, etc. mais plutôt investir de façon conséquente pour s'assurer un espace fonctionnel. De nombreux cabinets d'architectes ou d'aménagement d'intérieur se sont d'ailleurs spécialisés dans ce domaine pour accompagner les entreprises. Parfois, il vaut mieux investir de manière franche et utile et être accompagné d'un professionnel que d'essayer de réaliser des économies qui pourraient coûter cher dans le futur si de nouveaux travaux doivent être envisagés, car il manque finalement des prises ou que l'espace est mal divisé...

Générer une perte d'engagement des employés

Les autres "inconvénients" que peuvent entraîner le flex office portent sur les employés présents dans l'entreprise avant la transition et habitués à une autre forme d'organisation. Comme indiqué précédemment, il est naturel pour les humains d'opposer une résistance au changement, mais si l'entreprise prévoit une phase d'accompagnement, le passage aux bureaux flexibles peut très bien se passer en termes d'organisation.

Cependant, même si les employés retrouvent leurs marques et que la collaboration est au rendez-vous, ce n'est pas pour autant qu'ils seront tous en accord avec la nouvelle image que ce changement peut renvoyer. En effet, selon une étude d’Opinion Way, 45% des Français trouvent que cela déshumanise une entreprise. En flex office, impossible de s’approprier un bureau. Il n'est, par exemple, plus possible de mettre de photos ou d'éléments décoratifs personnels à un endroit.

Par ailleurs, si les habitudes de communication entre les employés sont chamboulées de fait de la réorganisation des espaces, leur sentiment d'appartenance à l'entreprise peut aussi être affecté.

Pour toutes ces raisons, il peut aussi être très important de prévoir des espaces destinés à approfondir les relations personnelles. C'est notamment possible avec des espaces dans les salles de pause pour afficher des photos des employés prises lors de team-building, par exemple. On peut aussi prévoir des casiers attitrés. Les employés pourront ainsi y laisser des affaires et posséderont tout de même un espace personnel.

Comme tous les changements profonds, le flex office demande du temps et de la réflexion avant de passer à l'acte. Cependant, cette tendance vise à s'inscrire dans la nouvelle normalité et présente de vrais avantages pour tous. Il faut simplement s'assurer que le changement soit bien préparé et mis en place avec soin pour que salariés comme employeurs y trouvent rapidement leur compte.