Les entreprises doivent respecter un certain nombre de règles afin de protéger les informations dites sensibles ainsi que la sécurité des personnes, il s’agit de la conformité réglementaire.

Toutes les organisations travaillant dans les domaines suivants sont concernées par la conformité réglementaire :

  • Les actifs numériques ;
  • Les données des consommateurs ;
  • Les réglementations sanitaires ;
  • La sécurité des employés ;
  • Ainsi que les communications privées.

Dans le cas où une entreprise ne s’y conformerait pas, alors celle-ci risque de recevoir des amendes pour infraction. En outre, elle peut perdre d’importantes relations avec ses fournisseurs.

Conformité réglementaire : pourquoi sa mise en place est importante ?

De nombreuses entreprises craignent les différentes procédures obligatoires pour assurer leur conformité réglementaire. Néanmoins, les organisations peuvent tirer avantage de ces règles, et ce, de différentes manières. Elles permettent d’identifier les données qui pourraient intéresser les pirates informatiques.

Si une organisation met en place les bonnes normes de conformité, alors elle renforcera sa protection contre les violations de données coûteuses.

Respecter les règles de conformités favorise aussi l’intégrité et la fiabilité des données. Bien que de nombreuses réglementations se focalisent sur la protection des données, d’autres règles assurent la continuité des activités pour que l’organisation puisse réagir de manière rapide en cas de catastrophe ; que ce soit physiquement ou virtuellement.

De plus, les normes sont très importantes pour les employés et les clients. En effet, celles-ci améliorent l’éthique du fonctionnement de l’organisation et du stockage des données.

En règle générale, les organisations doivent se conformer à diverses lois au niveau fédéral, étatique et local. Toutefois, certaines réglementations sont propres à des secteurs particuliers. Par exemple, le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) s’applique exclusivement aux établissements de soins de santé. Si votre organisation stocke des informations médicales, elle doit respecter la réglementation HIPAA, mais si ce n’est pas le cas, elle n’est pas tenue de se conformer aux règles HIPAA.

Si une entreprise ne suit pas les normes réglementaires, alors cela pourrait lui coûter plusieurs millions d’euros en amendes pour violation.

Premièrement, ces normes de conformité sont nécessaires à la protection des données. Deuxièmement, celles-ci doivent être respectées afin d’éviter que le chiffre d’affaires de l’entreprise ne soit impacté.

cubes posés expliquant ce qu'est la conformité et la non conformité

Conformité réglementaire : pourquoi est-ce qu’il s’agit d’un élément important de l’activité d’une entreprise ?

Le monde des affaires et la conformité réglementaire ne sont pas toujours alignés. C’est pourquoi il est important de comprendre pourquoi votre entreprise doit se tenir au courant des lois imposées à son secteur. Respecter ces règles ne se limite pas seulement à éviter les amendes. En effet, la conformité réglementaire offre une stabilité financière et garantit la continuité de l’entreprise.

Avantages Bénéfices réels / Risques évités
S’assurer une sécurité financière La non-conformité peut entraîner des amendes très élevées après une violation de données
Éviter les poursuites judiciaires Votre organisation s’expose à des poursuites judiciaires coûteuses après une violation de données, ces poursuites peuvent entraîner des millions de dollars de dépenses
Continuer le développement de vos activités

La conformité réglementaire permet à votre entreprise de survivre en cas de catastrophe. Sans elle, un seul incident majeur peut causer la faillite en raison :

  • D’amendes,
  • De temps d’arrêt,
  • Et de pertes de revenus.
Protéger la réputation de votre marque La conformité protège la réputation de votre marque. Heureusement, car une perte de réputation après une violation de données peut entraîner une baisse des revenus, car les clients perdent confiance en votre marque et n’achètent plus vos produits ou services
Se défendre contre les pirates informatiques La conformité réglementaire numérique protège vos données sensibles contre les violations. Les normes de cybersécurité empêchent les pirates, les logiciels malveillants, les abus et les menaces internes de compromettre vos données, évitant ainsi les divulgations accidentelles par les employés

Les défauts de conformité réglementaire

Quels sont les risques ?

Votre entreprise s’expose à de nombreuses poursuites ainsi qu’à de lourdes amendes si elle ne respecte pas :

  • Les réglementations locales ;
  • Les réglementations fédérales ;
  • Ainsi que les réglementations nationales.

En cas de grave négligence, les personnes impliquées peuvent aussi :

  • Se retrouver en prison ;
  • Subir des pertes commerciales importantes ;
  • Ou bien encore faire faillite et devoir fermer leur entreprise.

Votre entreprise devra donc veiller et respecter toutes les règles de conformité indispensable. De plus, elle devra mettre en application les normes appropriées à son activité.

Quel est le coût moyen ?

En 2021, le coût d’une violation de données était en moyenne de 4 millions d’euros par incident. De ce fait, un seul incident peut impacter significativement les finances d’une entreprise, d’autant plus s’il s’agit d’une petite entreprise en plein développement.

La perte de confiance dans la marque entraîne une baisse de revenus qui freine la croissance de l’entreprise et peut compromettre sa continuité.

Quelles sont les autres répercussions ?

La perte de confiance a des conséquences négatives qui ne se limitent pas aux clients, car elle peut également affecter la confiance des fournisseurs et des employés.

Cette perte de confiance nuit à votre capacité d’obtenir des biens, des services ainsi que des financements envers vos fournisseurs. Les employés peuvent aussi partir de l’entreprise suite à une violation des données. Cela est d’autant plus le cas si la perte de données concerne leurs propres données privées. Ensuite, la perte de réputation peut rendre difficile pour votre société d’attirer de nouveaux talents.

Dans le cas de la réglementation HIPAA, par exemple, la non-conformité pourrait révéler la perte du soutien des différentes compagnies d’assurance ainsi que la possibilité de recevoir les transactions des patients utilisant ces régimes. Cela limiterait alors votre nombre de patients et affecterait vos revenus.

De nombreuses règles de conformité financière imposent des pénalités similaires et restreignent les types de cartes de crédit que vous pouvez utiliser pour facturer vos produits et services.

Suite aux amendes pour non-conformité, votre organisation doit dépenser du temps et de l’argent pour réparer les problèmes et changer sa façon de travailler. Ce changement peut s’avérer coûteux. En effet, la continuité des activités doit être maintenue, et ce, malgré le fait que l’entreprise ait été jugée non conforme.

personne cherchant avec une loupe des informations dans un formulaire dans une bibliothèque

Quelles sont les conformités réglementaires principales en France ?

Comme vu précédemment, le secteur d’activité de votre organisation détermine les normes de conformité réglementaire que vous devez appliquer.

Plusieurs normes détermineront la façon dont vous pratiquez vos activités et stockez vos données. Cependant, il est essentiel de cibler les exigences de conformité directement liées à votre entreprise ou secteur.

De nombreuses organisations ont besoin d’une consultation externe pour les aider à comprendre les normes de conformité réglementaire qui affectent leur activité et les processus commerciaux qui doivent être mis en place.

Il existe de multiples exigences de conformité réglementaire. Voici quelques exemples, avec les industries auxquelles elles s’appliquent.

Nom de l’organisation Industries concernées
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) L’HIPAA surveille la manière dont les organisations de soins de santé stockent, accèdent, gèrent et partagent les données des patients dans le but d’améliorer la sécurité et la gestion de ces données
Règlement général sur la protection des données (RGPD) Le RGPD est une série de règles strictes. Elle permet aux consommateurs de l’Union européenne de mieux contrôler l’utilisation et le stockage de leurs données auprès des entreprises. Ainsi, toutes les organisations traitant les données de consommateurs de l’Union européenne doivent mettre en place des contrôles permettant aux consommateurs de demander la suppression de leurs données quand ils le souhaitent
Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) Cet organisme est chargé de veiller à la protection des données personnelles et à la vie privée des individus concernant l’utilisation des technologies de l’information
Hygiène, Sécurité et Environnement (HSE) Le HSE est un domaine qui se concentre sur la protection de la santé et de la sécurité des travailleurs ainsi que sur la préservation de l’environnement dans les entreprises et les lieux de travail.

Conformité réglementaire : comment les entreprises font-elles pour la respecter ?

L’identification des lois de conformité réglementaire qui s’appliquent à votre organisation et la mise en place de processus de conformité peuvent être des tâches complexes.

Si vous ne disposez pas des ressources internes nécessaires, il est souvent utile de faire appel à une expertise externe pour vous orienter.

Voici quelques étapes pour commencer à élaborer des stratégies de conformité et garantir le respect des exigences réglementaires :

  1. Premièrement, identifiez les obligations réglementaires encadrant chaque secteur d’activité. Grâce à quelques recherches, vous pourrez déterminer quelles sont les lois qui concernent votre organisation selon votre emplacement et votre secteur d’activité. Assurez-vous aussi de prendre en compte les exigences de conformité réglementaire liées aux paiements par carte de crédit si vous autorisez les clients à effectuer des paiements en ligne pour vos produits et services.
  2. Deuxièmement, déterminez les exigences pour chaque réglementation. En effet, chaque loi possède ses propres réglementations de conformité selon votre entreprise et la manière avec laquelle vous gérez votre business. De ce fait, vous devez identifier les points sur lesquels vous êtes en adéquation, ou non, avec ces exigences.
  3. Troisièmement, documentez vos procédures, car il est possible que vous fassiez l’objet d’un audit à l’avenir. Une bonne documentation permettra de bien expliquer de quelle manière vos procédures commerciales respectent les normes de conformité réglementaire. Cela permettra donc d’éviter des amendes.
  4. Enfin, révisez et contrôlez les normes de manière régulière. De fait, les exigences réglementaires évoluent comme chacun des domaines. Il est donc très important de se tenir au courant de l’évolution des normes de conformité afin de s’assurer que vous respectiez bien les règles.

tas de papiers administratifs tenus par un employé

Conformité réglementaire : comment mettre en application un plan ?

Avant de vous lancer dans la mise en place de normes de conformité dans votre entreprise, vous devrez tout d’abord avoir un plan. Présentation des étapes importantes pour mettre en place un plan de conformité :

  • Réalisez un audit de votre environnement actuel. L’objectif sera ici d’évaluer les risques et les faiblesses de votre environnement actuel ;
  • Engagez un responsable s’occupant de la conformité. Pour que celle-ci soit permanente, vous devrez nécessairement recourir à une personne qui saura examiner les réglementations actuelles et futures concernant la conformité. Ce professionnel devra aussi réaliser des audits pour votre organisation afin de détecter n’importe quelle erreur pour ensuite la remettre en conformité, avant de subir une violation de données ;
  • Maintenez les politiques mises en place. Une fois que les politiques sont définies, il est nécessaire que les employés les suivent pour rester en conformité. En effet, la gestion des politiques et la formation des employés sont généralement indispensables pour s’assurer que chaque acteur maintienne la conformité ;
  • Réalisez des formations. Vos salariés ne pourront pas assurer la conformité s’ils ignorent ce qu’implique la protection des données ainsi que la confidentialité. Il est donc urgent d’avoir un plan pour former vos employés ;
  • Effectuez des améliorations continues. Avec de nombreux plans, vous pouvez identifier les problèmes en apprenant des erreurs passées. Assurez-vous de réviser régulièrement votre plan de conformité pour le mettre à jour en fonction des changements récents. Si votre organisation connaît une violation de données, utilisez les enseignements tirés pour éviter de répéter les mêmes erreurs.