9 kpis pour évaluer l’efficacité du recouvrement de vos créances

La santé financière ne tient parfois qu'à un fil : celui qui relie vos factures émises à vos encaissements réels…

En tant que professionnel de la finance, vous le savez : les retards de paiement sont une réalité quotidienne qui peut mettre en péril votre trésorerie. Dès qu'une facture dépasse sa date d'échéance, chaque jour qui passe sans règlement fragilise un peu plus votre situation financière. Heureusement pour vous, face à ces impayés, vous disposez d'un éventail de solutions : de la simple relance amiable à la mise en demeure, jusqu'aux procédures juridiques si nécessaire. 

Mais comment savoir si votre stratégie de recouvrement est vraiment efficace ? Comment mesurer concrètement ses performances et identifier les points d'amélioration ?

C'est là qu'interviennent les KPIs de recouvrement de créances : ces indicateurs clés qui vous permettront d'optimiser la gestion de vos créances clients et de sécuriser durablement votre trésorerie. 

Décryptage, pas à pas, de ces métriques essentielles qui vous permettront de piloter efficacement votre processus de recouvrement.

Pourquoi suivre la performance de ses actions de recouvrement des créances ? 

Suivre les résultats de vos actions de recouvrement des créances est primordial si vous souhaitez optimiser votre gestion de poste clients. Ce dernier est déterminant pour la trésorerie de l’entreprise puisqu’il permet d’obtenir le règlement des factures. 

Par ailleurs, plus votre processus pour récupérer vos créances est efficace, plus vous libérez de l’argent rapidement, ce qui impacte positivement votre trésorerie. 

Suivre vos résultats va vous permettre de faire le point sur la stratégie mise en place pour récupérer vos créances et sur vos points forts. 

De plus, grâce à l’étude de différents KPIs de recouvrement des créances, certains problèmes sont mis en surface, comme : 

• L’identification de clients mauvais payeurs ; 
• Des délais de paiement accordés à vos clients qui ne sont pas adaptés ; 
• Une mauvaise gestion des stocks de marchandises ; 
• Une méthode de recouvrement pas assez efficace ;
• Et, plus globalement, une mauvaise gestion de votre trésorerie. 

Mais pas de panique, vous pouvez toujours réajuster vos procédés et la stratégie de management de vos équipes pour améliorer les résultats de vos kpis. Ainsi, vous vous assurerez de bien gérer votre trésorerie. 

Les bonnes pratiques pour un suivi efficace des KPIs

Pour mesurer efficacement vos performances, vous devez suivre quelques recommandations telles que l’utilisation d’un tableau de bord ou bien l’utilisation de plusieurs KPIs de recouvrement des créances. Les KPIs permettent à une entreprise de savoir si les actions qu’elle a mises en place lui permettent bien d’atteindre ses objectifs et si les leviers activés sont les bons. 

Recommandations générales 

Pour assurer un suivi efficace des KPIs de suivi de la performance du recouvrement des créances, vous devez : 

1. Combiner plusieurs KPIs. Cela vous donnera une meilleure vision de l’ensemble des différents stades du processus de recouvrement. Pour cela, n'hésitez pas à mêler :
• Les critères quantitatifs clés : suivez le pourcentage de créances récupérées, analysez vos délais moyens de recouvrement et évaluez l'efficacité en comparant votre masse salariale dédiée aux montants recouvrés.
• Les aspects qualitatifs fondamentaux : veillez à préserver vos relations clients, maintenez une base de données fiable pour des relances efficaces et établissez un processus de recouvrement clair.
2. Communiquer efficacement avec les différents services de l’entreprise, de l’opérationnel au management : commercial, comptabilité, poste client. Cette approche multiservices vous permettra d'affiner vos stratégies de relance et d'améliorer significativement le taux de recouvrement de vos créances en souffrance.
3. Et enfin, analyser régulièrement les données, idéalement une fois par mois. Certains KPIs peuvent aussi être analysés sur l’ensemble de l’année pour une vue globale.

Vous pouvez relancer vous-même vos clients, mais vous pouvez également passer par une agence de recouvrement. Cette dernière se chargera de toutes les démarches pour récupérer vos créances et vous aurez ainsi plus de temps à consacrer à d’autres missions. Dans les deux cas, il est intéressant d’effectuer un audit interne en se basant sur différents KPIs de recouvrement des créances. 

Utiliser un tableau de bord pour centraliser les principaux indicateurs

Pour suivre en temps réel toutes les informations liées aux factures, aux paiements de vos ventes et au suivi du recouvrement, vous pouvez utiliser un tableau de bord. Il s’agit d’un outil qui centralise toutes les données et qui permet d’avoir une vue d’ensemble sur la gestion de la trésorerie des entreprises. 

En fonction de votre outil, vous devriez pouvoir accéder aux principaux indicateurs clés de performance de recouvrement des créances : 

• DSO, ou Days sales outstanding ; 
• Taux de recouvrement ; 
• Coût à l’euro recouvré ; 
• Taux d’activation ; 
• Balance âgée ; 
• ADD, ou Average day delinquent ; 
• CEI, ou Indice d’efficacité de la collecte ; 
• Taux d’échu ; 
• Ou encore le CCC, ou Cycle de conversion du cash.

N'oubliez pas : votre tableau de bord doit être mis à jour régulièrement et servir de base à vos décisions stratégiques, accompagnées de plans d'action détaillés. En cas de dégradation du poste client, établissez rapidement une matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted et Informed) pour déployer les actions correctives nécessaires.

Le top 3 des KPIs du recouvrement des créances

En matière de recouvrement des créances, certains KPIs se placent comme de véritables incontournables. Ils permettent d’identifier directement les points forts et les points faibles de l’entreprise et les impacts qu’ils peuvent avoir sur la trésorerie. 

Le Days Sales Outstanding

Le DSO, ou days sales outstanding, est l’indicateur de performance incontournable en matière de recouvrement des créances. En français, il est également connu sous le nom de délai moyen de paiement client ou nombre de jours de crédits clients. 

Il correspond au nombre moyen de jours que mettent les clients d’une entreprise pour réaliser le paiement de leurs créances après émission d’une facture. Il peut être calculé pour chaque activité de votre entreprise ou pour la globalité de vos actions. 

Grâce au DSO, vous pouvez anticiper la durée nécessaire pour recouvrer vos créances et ainsi optimiser votre besoin en fonds de roulement.

Avoir un bon DSO est déterminant pour mieux gérer votre trésorerie. Vous pouvez considérer que vous avez un bon DSO lorsque ce dernier est court. Votre besoin en fonds de roulement est alors réduit puisque vous avez plus de liquidités disponibles. Il doit idéalement atteindre le même nombre de jours que vous avez préalablement négocié avec votre acheteur pour le paiement de ses factures. N’oubliez pas non plus de comparer vos performances à la moyenne qui s'établit dans votre secteur. Sur le site Infonet.fr par exemple, vous pouvez consulter le délai de paiement client moyen pour des entreprises qui ont le même code APE que le vôtre. Ainsi, vous avez la possibilité de vous autoévaluer ! 

De plus, si vous avez un bon DSO, vous avez plus de chance d’attirer des partenaires commerciaux ou des investisseurs, car ils savent que vous maîtrisez votre risque de crédit client. 

En revanche, plus votre DSO est élevé, plus les délais de paiement sont longs, ce qui impacte négativement la trésorerie. 

Vous pouvez calculer votre DSO avec cette formule : (créances clients TTC / chiffre d’affaires TTC) x nombre de jours de la période

Le taux de recouvrement

Le taux de recouvrement, ou d’encaissement, est un autre KPI incontournable pour évaluer le résultat de vos actions. Cet indicateur permet d’évaluer votre capacité à récupérer les sommes qui vous sont dues. 

Si vous avez un pourcentage de recouvrement élevé, c’est bon signe ! Cela indique que vous parvenez à récupérer efficacement vos créances clients. Vous avez alors plus de chances de réduire le risque de crédit client. Idéalement, votre taux de recouvrement devrait se rapprocher, voire atteindre 100 %.

Voici la formule du taux de recouvrement pour une période donnée : (somme des créances recouvrées en fin de mois / somme des créances émises) x 100

La balance âgée

La balance âgée est un indicateur essentiel pour optimiser la stratégie de recouvrement des créances des entreprises. Elle permet de connaître les créances clients qui restent à encaisser à un instant T. En clair, vous avez une vision globale des retards de paiement de vos ventes. 

Les créances clients sont classées dans un tableau et dans différentes catégories, en fonction de l’importance du retard :

• Facture non échue ;
• Retard inférieur à 30 jours ; 
• Retard entre 31 et 60 jours ; 
• Entre 61 et 90 jours ; 
• Et entre 91 et 120 jours. 

Grâce à ce document, vous pouvez organiser et prioriser les relances clients. Il vous aide également à identifier plus facilement vos clients mauvais payeurs. 

Voici un exemple de tableau de balance âgée :

De même, ce document doit être consulté par vos commerciaux avant toute nouvelle contractualisation ! Rien ne sert de confier du business à un client si vous ne parvenez pas à vous faire payer par la suite. Il s’agit d’un travail d’équipe dans lequel toutes les parties prenantes de votre entreprise doivent être engagées. La gestion du poste client n’est pas la seule responsabilité du crédit ; il s’agit d’une responsabilité partagée et tout le monde devrait se sentir concerné ! 

Les autres KPIs de recouvrement des créances essentiels 

En complément des 3 KPIs de recouvrement des créances incontournables, vous pouvez utiliser d’autres indicateurs clés de performance. Plus vous en utiliserez, plus vous pourrez identifier des zones d’amélioration. 

Le coût à l’euro recouvré

Cet indicateur permet de savoir si votre méthode pour récupérer vos créances est rentable. Concrètement, vous analysez la somme totale investie pour recouvrer vos créances par rapport à la somme que vous avez récupérée. Le résultat du calcul se rapporte sur la base d’un euro. 

Pour le mesurer, vous pouvez réaliser ce calcul : montant des dépenses réalisées pour récupérer les créances / montant des créances recouvrées.

Si vous obtenez un résultat supérieur à 1, attention votre stratégie n’est pas rentable ! Cela signifie que vous dépensez plus que le montant que vous recouvrez. 

Le taux d’activation

Le taux d’activation ou de payeurs est un autre KPI qui permet de mesurer le nombre de dossiers qui ont enregistré au moins un encaissement par rapport au nombre de dossiers en cours. Il se mesure pour une durée donnée. 

Par ailleurs, on compte dans les encaissements les factures entièrement réglées ainsi que les acomptes. 

Vous pouvez calculer le taux d’activation avec cette formule : (nombre de dossiers déjà encaissés / nombre de dossiers en cours) x 100

L’average day delinquent

L’average day delinquent, ou ADD, indique le délai moyen qu’il faut à un client pour payer sa facture dès lors qu’il est en retard. Cet indicateur est particulièrement utile pour évaluer l’importance des retards de paiement. Il peut être calculé pour l’ensemble des clients de l’entreprise ou pour un débiteur en particulier.

Par ailleurs, il est souvent analysé en parallèle du DSO. À la différence du DSO qui prend en compte les clients qui paient en avance ou à temps, l’ADD comptabilise uniquement les clients qui sont en retard de paiement. On considère qu’il y a un retard dès le lendemain de la date d’échéance de la facture si le paiement des ventes n’a pas été réalisé. 

Si votre ADD est élevé, vous devez identifier les clients en situation de retard de paiement. L’objectif de votre chargé de recouvrement sera alors de relancer au plus vite les clients concernés.

Pour le calculer, vous devez procéder comme suit : DSO - BPDSO

Autre KPI de recouvrement des créances : l’indice d’efficacité de la collecte

L’indice d’efficacité de la collecte, plus connu sous le nom de collection effectiveness index (CEI) en anglais, est un indicateur qui étudie les performances des services chargés de récupérer les créances. Le but est d’analyser la capacité de vos équipes à obtenir le paiement des créances clients. 

Grâce à cet indicateur, vous saurez si votre processus de recouvrement des créances est optimal ou si vous pouvez l’améliorer.  

La formule du CEI est la suivante : (créances initiales + chiffre d’affaires mensuel - total des créances à la fin du mois)  /  (créances initiales + chiffre d’affaires mensuel - créances courantes à la fin du mois) x 100

Le taux d’échu

Le taux d’échu, ou de retards de paiement, permet de connaître le pourcentage de l’encours de créances clients qui a un retard de paiement. 

Par ailleurs, plus votre pourcentage d’échu est important, plus cela veut dire que votre entreprise fait face à des retards de paiement. Non seulement c’est de l’argent que vous n’avez pas encore encaissé, mais, en plus, vous allez devoir déployer des moyens pour pouvoir recouvrer ces sommes. L’idéal est donc de se rapprocher d’un taux de 0 %. 

Le taux d’échu se calcule comme suit : (montant des factures échues / montant des encours de créances) x 100

Le cycle de conversion du cash

Le cycle de conversion du cash, ou CCC, connu également sous le nom de cycle d’exploitation, représente le nombre de jours dont une entreprise a besoin pour convertir son stock en flux de trésorerie. En clair, il mesure le délai nécessaire à l’entreprise pour transformer son stock en ventes, puis en liquidités encaissables.

Calculer votre CCC est déterminant pour la gestion de votre trésorerie. Plus votre cycle de conversion du cash est long, plus vous allez avoir des difficultés à vendre et à payer vos fournisseurs. 

Cet indicateur est donc essentiel pour analyser la gestion financière de l’entreprise de façon globale et s’assurer de sa rentabilité. 

Pour calculer votre cycle de conversion du cash sur une durée donnée, vous devez utiliser cette formule : DIO + DSO - DPO 

Le DIO, days inventory outstanding

Pour rappel, le DIO, ou days inventory outstanding, représente le nombre de jours avant que l’entreprise n’ait besoin de renouveler son stock. Un DIO élevé indique que vous avez du mal à écouler vos stocks et donc à obtenir des liquidités.  

La formule du DIO est : (stock moyen / coût des marchandises) x nombre de jours de la période

Par ailleurs, voici le calcul du stock moyen pour une durée donnée : (stock de début + stock de fin) / 2

Le DPO, days payable outstanding

Le DPO, ou days payable outstanding, correspond au nombre moyen de jours nécessaires à l’entreprise pour payer ses fournisseurs après émission d’une facture.

Pour calculer le DPO, vous devez suivre cette formule : (total des dettes fournisseurs / coût total d’achat des marchandises vendues) X 365